Beginnen met salarisadministratie doe je zo!

Ga je zelf aan de slag met de salarisadministratie van jouw werknemers? Dat kan! Misschien kun je wel wat hulp gebruiken. In dit artikel leggen we uit wat er allemaal bij komt kijken als je begint met salarisadministratie. Na het lezen van dit artikel weet je hoe je in 8 stappen jouw salarisadministratie inricht. Om alvast een tipje van de sluier op te lichten, het valt allemaal best mee!

#1 Aanmelden bij de belastingdienst

De eerste stap die je zet, is de belastingdienst informeren wanneer je officieel werkgever wordt. Dit kun je doen door het formulier aanvragen loonbelastingnummmer in te vullen en op te sturen naar de belastingdienst.

Nadat de belastingdienst je aanvraag heeft ontvangen, duurt het meestal 3 tot 4 weken voordat je bericht terugkrijgt. Je ontvangt van de belastingdienst dan het volgende:

• Een brief met je loonheffingennummer, hierin staat ook vanaf wanneer je loonaangifte moet doen.
• Een brief met je sectorindeling. Let op! Deze krijg je niet als je een DGA bent, dus als je werkt bij een besloten vennootschap (bv) of naamloze vennootschap (nv).

Nadat je het bovenstaande hebt ontvangen, kun je beginnen met het doen van loonaangifte. Volg hiervoor de volgende stappen.

#2 Bepaal of er een CAO van toepassing is op jouw organisatie

Is er een CAO van toepassing op jouw organisatie of niet? Meestal is het duidelijk wanneer dit het geval is. Stel, je bent de eigenaar van een restaurant, dan is de CAO van de Koninklijke Horeca Nederland van toepassing. Maar ben je bijvoorbeeld een marketing- of development bureau? Dan valt jouw organisatie in sector 44 of 45 (zakelijke dienstverlening) en dan is er geen CAO van toepassing.

Het kan soms een lastig vraagstuk zijn omdat het niet altijd duidelijk is in welke branche je valt. Denk bijvoorbeeld aan een fietsenwinkel die ook een webshop heeft. Hier kan bijvoorbeeld de retail-CAO op van toepassing zijn, maar dit is niet perse het geval. In dit soort gevallen kun je het beste een CAO specialist inschakelen.

#3 Verzamel de gegevens van je werknemer(s)

Vervolgens zorg je ervoor dat je alle gegevens van je werknemers netjes vastlegt in je loonadministratie. Je hebt hiervoor minimaal de volgende gegevens nodig:

• Voor- en achternamen
• Geboortedatum
• E-mailadres en telefoonnummer, dit is niet verplicht, maar uiteraard wel erg handig om meteen te hebben
• Het bankrekeningnummer
• Het burgerservicenummer (BSN)
• Loonheffingskorting ja of nee
• Een kopie ID-kaart

Daarnaast heb je ook een loonbelastingverklaring nodig, die je eenvoudig kunt opvragen bij de belastingdienst.

#4 Bepaal het salaris

Waar het bij het beginnen met salarisverwerking natuurlijk om gaat is.. tromgeroffel.. het salaris! Maar let op, er zijn verschillende definities van salaris. Denk aan bruto salaris, netto salaris, een all-in salaris en nog veel meer.

Wat kun je nu het beste afspreken met je werknemer? Wij adviseren vaak om een bruto loon exclusief vakantiegeld af te spreken. Dit werkt vaak het makkelijkst.

Als er geen CAO van toepassing is, ben je er vrij in om een salaris overeen te komen met je werknemer. Benieuwd wat er vervolgens netto overblijft? Maak dan gebruik van deze handige tool om een bruto-netto berekening te maken.

Tip! Let er op dat je sowieso altijd boven het wettelijk minumloon uitbetaald. Als er een CAO is, dan moet je je vaak aan salaristabellen houden. Dat is goed om in gedachte te houden.

#5 Het aantal vakantiedagen, 20 of meer?

Iedere werknemer in Nederland heeft recht op vakantiedagen. Het minimaal aantal per jaar is 4x de contractduur per week. Oftwel 20 vakantiedagen per jaar voor een fulltimer. Stel je hebt een parttimer in dienst die bijvoorbeeld 20 uur per week werkt, dan heeft de werknemer recht op 80 uur vakantie per jaar, oftewel 10 dagen.

Je mag uiteraard ook meer vakantiedagen toekennen. Wel is het zo dat dit aantal gelijk moet zijn voor alle werknemers in jouw organisatie.

Om te beginnen met je salarisadministratie, is het dus belangrijk dat je bepaalt hoeveel vakantiedagen je werknemers krijgen. Vervolgens ga je de vrije dagen of opgenomen uren van jouw werknemers bijhouden. Dit kun je doen met bijvoorbeeld een Excel-sheet, maar nog makkelijker is het om dit met een online tool te doen waarmee je het aangevraagde verlof eenvoudig kunt goedkeuren en de uren automatisch worden verwerkt.

#6 Vakantietoeslag, 8% of meer?

Naast vakantiedagen heeft een werknemer ook recht op vakantiegeld, ook wel vakantietoeslag genoemd. Het wettelijke minimum is 8%. Maar ook hier mag je uiteraard naar boven toe afwijken.

Vervolgens bepaal je of je het vakantiegeld wilt reserveren om uit te betalen in een vaste maand. Het is gebruikelijk om dit in mei te doen. Het alternatief is om de vakantie-toeslag meteen uit te betalen. Maar dit komt meestal alleen voor bij oproepkrachten.

#7 Bepaal de overige vergoedingen

Nog maar twee stappen te gaan, je bent er bijna. Stem nu met je werknemer(s) de overige vergoedingen of toeslagen af. Denk hierbij aan de vergoeding voor een OV-kaart of een bonus voor een bepaalde prestatie. Hierbij heb je soms te maken met de vraag of een vergoeding wel of niet belast is. Een kilometervergoeding van 19 cent voor woon-werkverkeer is bijvoorbeeld onbelast. Maar als je een bonus geeft, is dit meestal gewoon loon (tenzij je dit in de vrije ruimte doet).

#8 Invoeren in salarissysteem

De volgende en laatste stap is het invoeren van alle gegevens in een salarissysteem. Met behulp van slimme online software is dat zo gepiept!

Wil je meer weten over starten met salarisadministratie? Bekijk dan ook eens deze whitepaper waar je alle stappen nog eens duidelijk uitgelegd staan!

Kunnen wij je op weg helpen?

Heb je hulp nodig met het starten van je salarisadministratie? Onze salarisexperts staan voor jou klaar om je vragen te beantwoorden. Neem contact op met support@employes.nl

Wil je direct aan de slag? Dat kan natuurlijk ook. Maak dan een gratis Employes account aan en ontdek hoe eenvoudig salarisadministratie kan zijn.