Overzicht artikelen

Wat is de vrije ruimte 2020?

Wat is de vrije ruimte (WKR)?

De vrije ruimte is een begrip binnen de werkkostenregeling. Het is het deel van de totale loonsom van het bedrijf waarin je als werkgever onbelast vergoedingen mag geven.

De vrije ruimte is 3% tot en met een loonsom van € 400.000. Over het restant van die loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,2%.

Waarom bestaat de vrije ruimte?

Binnen de werkkostenregeling zijn er verschillende onkostenvergoedingen aangewezen die je onbelast mag vergoeden.

Voorbeelden hiervan zijn een reiskostenvergoeding van 19 cent per kilometer of declaraties voor het bedrijf of een telefoon die noodzakelijk is voor de uitvoering van het werk. Deze vergoedingen noem je gericht vrijgesteld.

Maar voor veel vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel geeft de belastingdienst niet aan of je die onbelast mag geven. Zo zijn er veel werkgevers die bijvoorbeeld een fitness abonnement vergoeden, maar alleen fitness op de werkplek is gericht vrijgesteld. Om je als werkgever toch de mogelijkheid te bieden om een deel onbelast te vergoeden, bestaat de vrije ruimte.

Vrije ruimte berekenen

Hoe bepaal je nu de vrije ruimte? De basis voor de vrije ruimte is het belastbaar loon. Deze kun je het beste aflezen in de loonstaat van je bedrijf in kolom 14 'Loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen'.

Stap 1: Bepaal het loon voor de loonbelasting (kolom 14).

Als je Employes gebruikt, kun je dit vinden via rapporten.

Vervolgens vermenigvuldig je het loon voor de loonheffing met 3% (tot €400.000) en het deel daarboven met 1,2%. Het bedrag dat daar uitkomt, mag je onbelast vergoeden.

Stap 2: Vermenigvuldig je het loon voor de loonheffing met 3% (tot €400.000) en het deel daarboven met 1,2%

Nu weet je hoeveel je onbelast mag vergoeden. Hieronder een aantal opties om dit te verrekenen:

  • Eenmalige onbelaste bonus voor je werknemers
  • Bestaande belaste toeslagen onbelast uitkeren

Doordat je het nu onbelast uitkeert, betaal je er als werkgever geen sociale lasten over. Dat bespaart ongeveer 20%! En ook je werknemer hoeft er geen loonheffing over af te dragen.

Bijhouden van de vrije ruimte

Wij raden aan om een losse grootboekrekening in je boekhouding aan te maken, bijvoorbeeld: 'Onbelaste vergoedingen (vrije ruimte)'.

Alle vergoedingen en verstrekkingen die je doet, kun je op deze rekening boeken. Aan het einde van het jaar kun je dan eenvoudig zien hoeveel van de vrije ruimte je gebruikt hebt.

Wanneer je Employes gebruikt voor je salarisadministratie, kun je daar ook vergoedingen in vastleggen. Wij boeken deze automatisch naar de juiste grootboekrekening voor je.

En wanneer je gebruikt maakt van een koppeling met je boekhoudpakket, komen de kosten ook automatisch in je boekhouding.

Eindheffing bij overschrijding

Het kan natuurlijk voorkomen dat je de vrije ruimte overschrijdt. In dat geval ben je verplicht om eindheffing te betalen.

De eindheffing is een percentage van 80% over het netto-bedrag dat je hebt vergoed. Dit dien je na afloop van het jaar door te geven. Wij raden aan dit in december of januari te doen. Maar uiteraard is het aan te raden om zoveel mogelijk binnen de vrije ruimte te blijven.

We hopen dat we hiermee in grote lijnen hebben kunnen uitleggen wat de vrije ruimte is.

Heb je inhoudelijke vragen hierover of ben je benieuwd hoe Employes verder omgaat met de vergoedingen? Neem dan gerust contact met ons op.

Backgrounnd image of the card

Probeer nu gratis

Ervaar het gemak en probeer Employes gratis uit.
Probeer nu

Wil je graag meer weten? Neem contact met ons op voor gratis advies.