Wat is de vrije ruimte 2024?

De vrije ruimte is een begrip binnen de werkkostenregeling (WKR). Het is het deel van de totale loonsom van jouw organisatie waarin je als werkgever onbelast vergoedingen mag geven. In 2024 gaat de vrije ruimte omhoog ten opzichte van 2023. In dit artikel leggen we uit waar de vrije ruimte uit kan bestaan en hoe je bepaalt wat je gaat vergoeden binnen de werkkostenregeling.

Wat is de vrije ruimte precies?

Binnen de WKR zijn er verschillende onkostenvergoedingen aangewezen die je onbelast mag vergoeden aan jouw werknemers. Voorbeelden hiervan zijn een onbelaste reiskostenvergoeding of declaraties voor het bedrijf of een telefoon die noodzakelijk is voor de uitvoering van het werk. Deze vergoedingen noem je gericht vrijgesteld.

De Belastingdienst geeft voor sommige vergoedingen en verstrekkingen echter niet aan of je die onbelast mag geven. Zo zijn er werkgevers die bijvoorbeeld een fitness abonnement vergoeden, terwijl alleen fitness op de werkplek gericht is vrijgesteld. Om je als werkgever toch de mogelijkheid te bieden om een deel onbelast te vergoeden, bestaat de vrije ruimte.

Wat is de vrije ruimte in 2024?

De vrije ruimte verschilt per belastingjaar. Elk jaar beslist de belastingdienst hoe hoog de vrije ruimte mag zijn. De afgelopen jaren was de vrije ruimte tijdelijk verhoogd naar 3% als maatregel tijdens de coronacrisis. In 2024 is de hoogte van de vrije ruimte weer in lijn met hoe die eerder was.

In 2024 is de hoogte van de vrije ruimte weer verlaagd naar 1,92% (tov. 3% in 2023) tot de eerste €400.000 van de loonsom, het deel daarboven blijft 1,18%.

Vrije ruimte 2024 berekenen

Hoe bepaal je nu de vrije ruimte? De basis voor de vrije ruimte is het belastbaar loon. Volg hiervoor de volgende stappen:

Stap 1: bepaal het loon voor de loonbelasting. Je kunt hiervoor gebruik maken van een jaaropgave of recente loonstrook.

Stap 2: vermenigvuldig het loon voor de loonheffing met 1,92% (tot €400.000) en het deel daarboven met 1,18%. Het bedrag dat daar uitkomt, mag je onbelast vergoeden.

Nu weet je hoeveel je onbelast mag vergoeden. Je kunt dit op twee manieren verrekenen:

• Via een eenmalige onbelaste bonus voor je werknemers
• Door bestaande belaste toeslagen onbelast uit te keren

Doordat je het nu onbelast uitkeert, betaal je er als werkgever geen sociale lasten over. Dat bespaart ongeveer 20%! En ook je werknemer hoeft er geen loonheffing over af te dragen.

Veel onbelaste vergoedingen? Hou het overzichtelijk

Maar hoe zorg je voor een goed overzicht in alle onbelaste vergoedingen in de vrije ruimte? Je kunt hiervoor een losse grootboekrekening in je boekhouding aanmaken.

Alle vergoedingen en verstrekkingen die je doet, kun je op deze rekening boeken. Aan het einde van het jaar kun je dan eenvoudig zien hoeveel van de vrije ruimte je gebruikt hebt.

Maak je gebruik van een salarisadministratie tool voor je salarisadministratie? Dan kun je daar ook vergoedingen in vastleggen. Employes boekt deze automatisch naar de juiste grootboekrekening voor je. Ook als je gebruikt maakt van een koppeling met je boekhoudpakket, komen deze kosten automatisch in je boekhouding.

Let op! Eindheffing bij overschrijding

Het kan gebeuren dat je de vrije ruimte overschrijdt. In dat geval ben je verplicht om eindheffing te betalen.

De eindheffing is een percentage van 80% over het netto-bedrag dat je hebt vergoed. Dit dien je na afloop van het jaar door te geven. Wij raden aan dit in december of januari te doen. Beter is het natuurlijk om zoveel mogelijk binnen de vrije ruimte te blijven.

Heb je hulp nodig bij het berekenen van de vrije ruimte?

Heb je inhoudelijke vragen hierover of ben je benieuwd hoe Employes verder omgaat met de vergoedingen? Onze HR & salarisexperts staan voor jou klaar om je vragen te beantwoorden. Neem contact op met support@employes.nl

Wil je direct aan de slag? Dat kan natuurlijk ook. Maak een gratis Employes account aan en ontdek hoe eenvoudig salarisadministratie kan zijn.