Loonadministratie zelf doen in 6 eenvoudige stappen

Wil je de loonadministratie voor je bedrijf zelf doen? Dat kan heel eenvoudig! In dit artikel hebben we een handig stappenplan voor je gemaakt om ervoor te zorgen dat je niets vergeet. Het lijkt misschien wat veel, maar het valt allemaal best mee. Voor je het weet ben je een echte salaris expert! Here we go:

#1 Vraag een loonbelastingnummer aan

Als je voor het eerst personeel gaat aannemen dan moet je een loonbelastingnummer hebben. Dit kun je aanvragen bij de belastingdienst. Heb je nog geen nummer? Dan vraag je die eenvoudig aan door een formulier naar de belastingdienst te sturen. Hoe dat precies in z'n werk gaat lees je in dit artikel: aanvragen van een loonheffingennummer.

#2 Verzamel de gegevens van je werknemer(s)

Vervolgens zorg je ervoor dat je alle gegevens van je werknemers netjes vastlegt in je loonadministratie. Hiervoor heb je de volgende gegevens nodig:

• Voor- en achternamen
• Geboortedatum
• E-mailadres en telefoonnummer, dit is niet verplicht, maar uiteraard wel erg handig om meteen te hebben
• Het bankrekeningnummer
• Het burgerservicenummer (BSN)
• Loonheffingskorting (ja of nee)
• Een loonbelastingverklaring
• Een kopie van de ID kaart van je werknemer.

Groeit je team met nieuwe werknemers? Gefeliciteerd! Dat is natuurlijk leuk en goed nieuws. Voor elke nieuwe werknemer heb je bovenstaande gegevens nodig. Je kunt hiervoor gebruik maken van een handige checklist.

#3 Bepaal het salaris en de andere voorwaarden

Uiteraard wil je samen met je werknemer tot een overeenstemming van het salaris komen. Wij raden je aan om altijd een bruto-loon af te spreken met je werknemer. Wil je weten wat dan het netto-loon en de kosten voor jou als werkgever zijn? Ook hier zijn handige hulpmiddelen voor, zoals een online bruto-netto calculator. Gebruik je Employes? Dan kun je een nog uitgebreidere berekening maken, op maat gemaakt voor jouw organisatie.

Tip!💡 Bij het aannemen van een nieuwe medewerker is het belangrijk om een proeftijd op te nemen in het contract. Neem hier goed de tijd voor om vervelende situaties naderhand te voorkomen.

#4 Onderteken een arbeidscontract

Zijn jullie het salaris, de werktijden en andere voorwaarden overeengekomen? Dan is het tijd om de arbeidsovereenkomst officieel te maken door het tekenen van het contract door beide partijen. Leg alle afspraken juridisch vast in een arbeidscontract.

Tip! 💡 Wil je er zeker van zijn dat alle informatie in het contract juridisch klopt? Laat de overeenkomst dan nakijken door een arbeidsjurist.

#5 Verzuimverzekering afsluiten

Als je vaste werknemers in dienst hebt, dan is het verstandig om een verzuimverzekering af te sluiten. Hiermee voorkom je dat je zelf een werknemer moet doorbetalen als hij of zij ziek is. Let op, dit is erg belangrijk om goed te regelen.

#6 Kies software om de loonadministratie zelf te doen

Je krijgt je salarisadministratie goed op orde door het inschakelen van een goede accountant of door een online oplossing voor salarisadministratie zoals die van Employes te gebruiken.

We raden je aan om een goed pakket te kiezen waarmee je de salarisadministratie zelf kunt doen. Wil je meteen beginnen? Maak dan een gratis account aan bij Employes.