Zo ga je om met ziekteverzuim op de werkvloer

Of het nu een flinke verkoudheid is of een griep, als werknemers ziek zijn, is dat niets om je over op te winden. De werknemer heeft tijd nodig om voor zichzelf te zorgen. Ook wil je voorkomen dat andere collega's worden aangestoken. Is het voor iedereen in jouw organisatie duidelijk wat de afspraken zijn omtrent verzuim? Dit is wat je moet weten over hoe je ziekteverzuim op het werk aanpakt.

Wat is verzuim?

Verzuim is het tijdelijk of langdurig niet kunnen uitvoeren van werkzaamheden door een werknemer. Ziekteverzuim is één van de verschillende soorten verzuim. Verzuim kan met het werk te maken hebben, maar de oorzaak kan bijvoorbeeld ook in de privésituatie liggen. Een werknemer die door ziekte niet kan werken komt in aanmerking voor betaald ziekteverlof. De werkgever moet zijn zieke werknemer ten minste 70% van zijn of haar normale salaris betalen gedurende de eerste twee jaar van de ziekte of tot het bestaande contract afloopt, als dat eerder is.

Hoe werkt ziekteverzuim?

Organisaties beheren ziekteverlof of verzuim op verschillende manieren. Door een gedetailleerd ziekteverzuimbeleid op te stellen en dit in je arbeidsvoorwaarden mee te nemen, hebben zowel leidinggevenden als werknemers dezelfde verwachtingen over hoe ziekteverlof in jouw organisatie werkt. Je bepaalt natuurlijk zelf wat er in dit handboek komt te staan. Denk bijvoorbeeld aan:

• Hoe de werknemer de werkgever op de hoogte brengt van zijn verzuim. Per email, telefoon of via een online tool? En met wie neemt de werknemer contact op, met de leidinggevende of de HR afdeling?

• Of er sprake is van wachtdagen. De werkgever hoeft dan over de eerste dag of eerste twee dagen van de ziekmelding geen loon te betalen. Let op! Dit moet in de arbeidsovereenkomst of CAO staan.

• Wat de afwezige werknemer wel en niet mag worden gevraagd. Bijvoorbeeld wanneer de werknemer verwacht terug te keren en of ze beschikbaar zijn voor contact tijdens de afwezige periode. Volgens de wet op de privacy mag de werkgever alleen maar naar informatie vragen die noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, de bedrijfsvoering of de re-integratie van de werknemer.

Hoe leg je het verzuim vast?

Naast bovenstaande afspraken is het ook goed na te denken om de administratie van het ziekteverzuim. Je kunt dit bijhouden in Excel sheets, maar dat is vrij tijdrovend en kan ingewikkeld worden als je met meerdere personeelsadministratiesystemen werkt. Je kunt er ook voor kiezen al je administratie in één overzicht te houden, bijvoorbeeld met door gebruik te maken van HR software. Ziek en beter melden is dan met één klik gedaan zo en het grote voordeel is dat het verzuim ook zichtbaar is op de eerstvolgende loonstrook.

Laat je werknemers merken dat je om ze geeft

Last but not least: een belangrijk aandachtspunt dat vaak wordt vergeten is het emotionele aspect van het verzuim. Voor de werknemer is de ziekmelding al vervelend genoeg. Wees empatisch naar je werknemer toe, toon medeleven en steun ze als ze dat het meest nodig hebben. Je zieke werknemer zal dit zeker waarderen! Als jij waarde hecht aan een veilige en gezonde werkplek draagt dit ook bij aan een levendige bedrijfscultuur waar werknemers elkaar willen helpen. Een goed opgesteld ziekteverzuimbeleid is een ideale manier om hen te laten zien dat jouw organisatie écht om hen geeft.

Kunnen wij je helpen met je verzuim administratie?

Heb je hulp nodig bij jouw personeelsadministratie? Onze HR & salarisexperts staan voor jou klaar om je vragen te beantwoorden. Neem contact op met [email protected].

Wil je direct aan de slag? Dat kan natuurlijk ook. Maak een gratis Employes account aan en ontdek hoe eenvoudig salarisadministratie kan zijn.