Hoe bereken je de kosten van een werknemer?

Het zal je niets verbazen: een werknemer kost geld. Maar welke kosten komen er allemaal bij kijken als je werknemers in dienst neemt? In dit artikel leggen we uit hoe de kosten van een werknemer zijn opgebouwd. Het kan soms wat technisch worden. Maar we beloven je dat je na het lezen van dit artikel een stuk beter begrijpt hoe het in elkaar zit!

Wat kost een werknemer?

De kosten van een werknemer bestaan samengevat uit de volgende onderdelen:

1. Brutoloon
2. Vakantiegeld
3. Pensioenpremie
4. Premies werknemersverzekeringen & ZVW
5. Onkostenvergoedingen
6. Totale werkgeverskosten

De kosten van een werknemer worden ook wel werkgeverslasten genoemd. De werkgeverslasten zijn eigenlijk kosten die jij als werkgever betaalt bovenop het brutoloon. Er wordt een onderscheid gemaakt in vaste (en dus verplichte) werkgeverslasten en aanvullende werkgeverslasten. In dit artikel gaan we hier niet verder op in.

We leggen wel alle 6 bovenstaande begrippen uit.

1. Brutoloon

Het grootste deel van de kosten van een werknemer is het brutoloon dat je afspreekt in het contract. Wanneer iemand het heeft over het brutoloon, kan dat bijvoorbeeld gaan over het brutoloon per uur, per week of per maand. Om tot een goede inschatting te komen van de kosten, kun je het beste uitgaan van het vaste bruto maandsalaris.

Stel je neemt een werknemer aan met een bruto fulltime salaris van € 2600,- fulltime en een contract voor 32 uur per week. Als je fulltime werkweek 40 uur is, dan kun je als volgt het bruto maandloon berekenen:

2. Vakantiegeld

Naast het vaste brutoloon heeft je werknemer ook recht op vakantiegeld. De hoogte van het wettelijke vakantiegeld is 8%.

Je kunt ervoor kiezen om dit maandelijks direct uit te betalen. De meeste organisaties kiezen ervoor om het vakantiegeld één keer per jaar in mei uit te betalen. Het maakt echter voor de kosten niet uit wanneer je het betaalt.

Voor de werknemer die een bruto maandsalaris ontvangt van € 2080,- kun je het als volgt uitrekenen:

3. Pensioenpremie

Valt jouw organisatie niet onder een CAO? Dan is er geen verplichte pensioenregeling. Deze stao kun je dan overslaan. Als je wel een pensioenregeling aanbiedt, bepaal dan de hoogte van de bijdrage die je doet als werkgever.

Het kan best wel lastig zijn om nauwkeurig te betalen hoe hoog de pensioenbijdrage is. Daarom zou je hier eerst met een schatting kunnen werken. Als je uitgaat van ~8% van het bruto loon zit je doorgaans redelijk goed.

Voor de werknemer kun je dit nu als volgt bepalen:

4. Premies werknemers verzekeringen en ZVW

Als werkgever ben je verplicht om voor werknemers een aantal extra lasten af te dragen. Dit zijn bijvoorbeeld premies voor als een werknemer arbeidsongeschikt wordt. De premies werknemersverzekeringen zijn:

• Premie WW (laag of hoog)
• Premie WAO/WIA
• Premie WGA/ZW-flex
• De premie WGA/ZW-flex is afhankelijk van de sector waarin je bedrijf ingedeeld wordt.
• Premie ZVW

De kosten voor de Zvw en de Premies werknemersverzekeringen samen zijn vaak tussen de 19% en 24% van het bruto loon + vakantiegeld - pensioenpremie werknemer.

In het voorbeeld wordt dit:

5. Onkostenvergoedingen

Naast het bruto loon, kun je eventueel ook een reiskosten of andere zaken onbelast vergoeden. Deze horen ook tot de kosten van een werknemer. Maak daarom een lijstje van de onkostenvergoedingen die je doet.

Stel je geeft de werknemer een reiskostenvergoeding van € 200,- per maand plus een telefoonvergoeding van € 25,-, dan kun je dit ook beschouwen als kosten:

6. Totaal van wat een werknemer kost

Je bent al bij de laatste stap beland! Heel goed. Nu kun je alle kosten bij elkaar optellen voor een totaalbedrag:

• Bruto maandsalaris
• Vakantiegeld (8%)
• Pensioenpremie (~8% optioneel)
• Premies werknemersverzekeringen en Zvw (~20%)
• Onkostenvergoedingen

In het voorbeeld wordt dit:

Hopelijk hebben we je hiermee op weg geholpen en heb je nu inzicht kunnen krijgen in hoe de kosten zijn opgebouwd. Wil je graag op en heel nauwkeurige manier weten wat de kosten zijn van een werknemer? Laat dan een proefberekening door je accountant of boekhouder maken.

Eenvoudige software voor je salarisadministratie

Je kunt er ook voor kiezen om op een eenvoudige manier inzicht krijgen door eenvoudige salarissoftware te gebruiken. Maak een bijvoorbeeld via Employes een gratis acount aan en vul de gegevens van je werknemer in. Na het doen van een proefverloning kun je dan gaan naar het rapport werkgeverslasten om goed inzicht te krijgen.