De thuiswerkvergoeding 2022: ben jij er al klaar voor?

Thuiswerken: inmiddels zijn zowel werkgevers als werknemers er aan gewend geraakt. Natuurlijk wil je dat jouw werknemers thuis net zo productief, comfortabel en veilig kunnen werken als op kantoor. Voor het inrichten van een thuiswerkplek kun je nu al onbelast een vergoeding geven. Vanaf volgend jaar komt daar de thuiswerkvergoeding bij. Dit brengt - naast extra kosten - ook meer administratie met zich mee. Hoe ga je hier mee om? In dit artikel bereiden we je zo goed mogelijk voor!

Wat is de thuiswerkvergoeding 2022?

Werken vanuit huis brengt extra kosten mee voor jouw medewerkers. In de plannen van het kabinet is daarom voor volgend jaar een nieuwe regeling toegevoegd, namelijk de mogelijkheid tot het uitkeren van de thuiswerkvergoeding, ook wel thuiswerkkostenvergoeding.

Per 1 januari 2022 kun je een onbelaste thuiswerkvergoeding van maximaal € 2 euro per werknemer per dag geven. Deze vergoeding valt onder de werkkostenregeling. Onder deze regeling kun je als organisatie bepaalde kosten voor je werknemers zonder inhouding van loonheffingen (loonbelasting en sociale zekerheidspremies) uitbetalen.

Wanneer mag je de vergoeding toepassen?

Medewerkers vragen soms een compensatie voor thuiswerken en veel werkgevers zijn ook bereid hierin mee te gaan. Uit onderzoek blijkt dat thuiswerken bij meer organisaties de norm gaat worden. Ongeveer 60 procent van de bedrijven geeft aan dat er waarschijnlijk minimaal twee dagen per week vanuit huis gewerkt gaat worden.

Het NIBUD heeft in opdracht van het Ministerie van Financiën een concrete berekening gemaakt van de thuiswerkkosten. Hieruit blijkt dat dat als iemand fulltime thuiswerkt, dus 40 uur, maandelijks ruim €40 euro extra kwijt is. De volgende kosten zijn in dit onderzoek meegenomen:

• Elektriciteitsverbruik
• Waterverbruik
• Gasverbruik
• Koffie/thee (6 kopjes per werkdag)
• Wc-papier
• Afschrijving van bureau en stoel

Twee euro lijkt een klein bedrag, maar voor een werknemer die fulltime werkt kan dit bedrag oplopen tot bijna 500,- euro netto per jaar.

Reiskostenvergoeding versus thuiswerkvergoeding

Het is wel belangrijk om te weten dat je niet de thuiswerkvergoeding én reiskostenvergoeding tegelijk mag uitkeren op een dag. Dus als een werknemer een thuiswerkvergoeding krijgt voor een thuiswerkdag, kan hij niet ook nog een onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen voor woon-werkverkeer die dag.

Moet je de thuiswerkvergoeding uitkeren?

Nee, het uitkeren van de thuiswerkvergoeding is niet verplicht. Of en wanneer je de thuiswerkvergoeding geeft bepaal jij als werkgever. Je werknemers kunnen hier uiteraard om vragen. Maak goede afspraken en zorg voor een goed beleid als het gaat om het uitkeren van de thuiswerkvergoeding. Je werknemers zullen het waarderen als jij transparant bent hierover.

Hoe zorg je dat je administratie klopt?

Dan is er nog het praktische aspect, want hoe zorg je er nu voor dat je salarisadministratie klopt? Je kunt hiervoor ingewikkelde Excel sheets gebruiken. Dit werkt misschien op de korte termijn, maar op langere termijn wil je alles goed - en het liefst in een online tool - vastleggen. Je kunt dit op twee manieren doen:

• Tijdens iedere verloning het aantal dagen dat iemand thuis heeft gewerkt doorgeven.
• De werknemers een vast bedrag per maand geven op basis van een gemiddeld aantal dagen dat iemand thuis werkt

Rob Kroezen, oprichter van Employes, raadt het volgende aan:

“Om de administratieve last te verlichten, raad ik aan om een vast bedrag per maand toe te kennen. Vanaf komend jaar kun je dit ook makkelijk invoeren in Employes. Je kunt dan een vaste thuiswerkvergoeding geven op basis van het aantal dagen dat iemand thuis werkt.”

De voordelen van thuiswerken

Ook tijdens de coronacrisis is de economie blijven draaien en is gebleken dat werknemers thuis net zo productief kunnen zijn als op kantoor. Werkgevers hebben noodgedwongen ingezien dat ook met thuiswerken veel werk verzet kan worden en dat processen blijven draaien. Business as usual dus. De combinatie van thuiswerken en op kantoor wordt door velen als ideaal gezien. De voordelen op een rij:

• Thuiswerken is beter voor het milieu
• Thuiswerken scheelt reistijd
• De flexibele afwisseling van kantoor en thuiswerken biedt mogelijkheden
• Werkprocessen worden efficiënter online ingericht
• Online bereikbaar zijn werkt net zo goed als fysiek

Een nadeel is wel dat we elkaar minder zien en dat werknemers zich eenzaam kunnen voelen. Het sociale aspect van samen werken, een kop koffie drinken of snel even overleggen is er met thuiswerken niet bij. Zorg daarom samen voor genoeg online meetings en overleg zodat iedereen aangehaakt blijft en je contact met elkaar blijft houden.

Meer weten over de thuiswerkvergoeding?

Wil jij meer weten over de thuiswerkvergoeding en of heb je hulp nodig bij je administratie? Wij helpen je graag en beantwoorden je vragen. Neem contact op met [email protected] voor meer informatie.