Regel jij de salarisadministratie voor jouw medewerkers en is er een CAO van toepassing? Dan krijg je meestal ook te maken met maandelijkse pensioenaangifte. Maar waar moet je rekening mee houden als je aangesloten bent bij een pensioenfonds? En hoe kun je de pensioenaangifte automatiseren? Salarisadministratie specialist Wendy Mulders geeft uitleg en advies in dit artikel.
Wat is pensioenaangifte eigenlijk?
Laten we even beginnen bij het begin. Want wat is pensioenaangifte eigenlijk? Pensioenaangifte is het proces waarin je de gegevens van je medewerkers vanuit het salarispakket doorstuurt naar het pensioenfonds. Op basis van deze gegevens, berekent het pensioenfonds de hoogte van de premie.
Iedere maand of iedere vier weken doe je als werkgever pensioenaangifte. De aanleverperiode is gelijk aan de frequentie waarmee je loonaangifte doet via je salarispakket.
Heeft een CAO invloed op je pensioenaangifte?
Wendy: “Ja, want niet elk CAO pensioen is hetzelfde. Zo zijn er verschillen in de grondslag, bijvoorbeeld of toeslaguren of ziekte meetellen. Ook de franchise - het deel waarover geen CAO pensioen wordt berekend - is niet bij elk CAO pensioen even hoog. Daarnaast zijn er nog verschillen in berekening, gaat het om het fiscale loon of het brutoloon?”
Om de juiste pensioeninhoudingen te berekenen is het dus cruciaal om te weten onder welke CAO je valt. Daarnaast heeft elke pensioenregeling een eigen code, die ook meetelt in de pensioenaangifte. Ik raad je aan om die code goed te checken. Want als je code A meestuurt, terwijl jouw pensioenfonds code B gebruikt, dan wordt de pensioenaangifte afgekeurd. Het pensioenfonds krijgt dan niet de juiste informatie door, waardoor je ambtshalve nota’s ontvangt. Deze zijn over het algemeen hoger dan de daadwerkelijke pensioenafdracht.”
Wat is UPA precies?
“UPA staat voor Uniforme Pensioen Aangifte. De pensioenfondsen die deze standaard hanteren, verwerken allemaal op eenzelfde manier de gegevens. Hierdoor is het makkelijker één soort aangifte in de software van zowel de salarisadministratie als van de pensioenuitvoerder te maken. Makkelijker voor iedereen.”
Hoe koppel je je salarisadministratie aan de pensioenaangifte?
“In Employes is het zo dat de meeste pensioenfondsen als koppeling beschikbaar zijn. Als er een koppeling is ingesteld, dan wordt er automatisch een pensioenaangifte ingediend. Wijzig je van salarisadministratie tool? Let er dan op dat je moet instellen dat je van salarispakket bent gewijzigd. Dat kun je doen door in te loggen bij het pensioenfonds. Dit is anders dan bij een loonaangifte, die kun je op elk moment indienen vanuit de salarissoftware naar de Belastingdienst.
Daarnaast moeten de juiste regelingen bekend zijn en de koppeling ingesteld. Als dat is geregeld, dan hoef je zelf alleen de maandelijkse verloning te verwerken en gaat de rest automatisch.”
Welk advies heb jij voor werkgevers met betrekking tot de pensioenaangifte?
“Het klinkt allemaal heel complex, pensioenaangifte doen, maar het valt eigenlijk best mee. Het belangrijkste is dat je instelt bij het pensioenfonds welk salarispakket je gebruikt. En daarna gaat het meeste vanzelf. We raden aan om het pensioenfonds op de hoogte te brengen, als je overstapt op een ander salarispakket.”
Welk voordeel biedt de software van Employes voor pensioenaangifte?
Door pensioenaangifte en loonaangifte te doen via het salarispakket van Employes bespaar je maandelijks veel tijd. De aangifte verloopt - na machtiging van de werkgever - via een automatisch proces. Hierdoor is de kans op het maken van fouten in de administratie veel kleiner.
Employes beschikt altijd over de meest actuele informatie, waardoor je medewerkers altijd over de meest actuele informatie over hun pensioen beschikken. En last but not least - je bespaart ook behoorlijk wat kosten, want zowel de werkgever als het pensioenfonds besparen beiden op administratieve lasten.
Wendy legt uit hoe eenvoudig het voor werkgevers is om pensioenaangifte in te stellen in de tool: “Bij Employes is het instellen van pensioenaangifte in een paar simpele stappen gedaan. Je selecteert de juiste CAO, waardoor wij de juiste pensioenregelingen kunnen activeren. Daarna koppel je in een paar klikken jouw pensioenfonds aan de tool. Employes zorgt er dan voor, dat de pensioenaangifte automatisch wordt opgestuurd nadat de verloning is afgerond. Het enige wat je echt zelf hoeft te doen, is de machtiging geven. Kind kan de was doen.”
Nieuwsgierig naar salarisadministratie via Employes?
Benieuwd wat Employes voor jou kan betekenen? Ga naar de website voor meer informatie of maak een gratis account aan.
Blijf up to date!
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Schrijf je in en krijg het laatste HR- & salarisnieuws als eerste in je inbox.
