Je hebt alle stappen voltooid op je dashboard en wil dolgraag aan de slag met Employes. Toch moet je even nog wachten op het moment dat je hebt aangegeven je administratie te activeren. Bij Employes staan we voor transparantie en willen we je graag meenemen in het proces dat we doorlopen bij de activatie. Er gebeurt immers veel op de achtergrond om ervoor te zorgen dat je meteen zorgeloos van start kan gaan.
Wat gebeurt er bij activatie van de administratie?
Op het moment dat we je administratie activeren kan je meteen een verloning doen. Als je in Employes een verloning doet, gebeurt er automatisch en op de achtergrond een loonaangifte. Deze is doorgaans binnen 5 minuten verwerkt door de belastingdienst. Het is daarom van groot belang dat alle gegevens binnen het systeem van Employes kloppen, zodat er geen fouten worden doorgegeven aan de belastingdienst. Dit is onze verantwoordelijkheid en daarom lopen we de gegevens aandachtig na, voordat een administratie op actief wordt gezet.
Waar kijken we naar?
We maken een belangrijk onderscheid in bedrijven die al een bestaande loonadministratie hebben en bedrijven die voor het eerst gaan verlonen. Zo weten we of de loonadministratie moet worden opgezet of overgezet. Het is mogelijk om op elk gewenst moment over te stappen naar Employes. Wij hebben namelijk een methodiek ontwikkeld waarmee we de salarisadministratie kunnen vervolgen. We doen dan ook een uitgebreide controle op je vorige salarisadministratie. Als daar onjuistheden in zitten, dan informeren we je daar over.
Bedrijven zonder bestaande salarisadministratie
Voordat we een bedrijf kunnen activeren controleren we bij de belastingdienst het volgende:
- Eerste tijdvak
- De sectorindeling
- Loonheffingennummer
Dit is belangrijk om te voorkomen dat er verkeerde premies worden berekend of dat onder een verkeerd nummer loonheffing wordt gedaan. Lees hier wat de meest gemaakte fouten in de loonaangifte zijn.
Verder doen we binnen het systeem nog een globale controle of de werknemersgegevens goed zijn ingevoerd. Zodra de bovenstaande gegevens compleet en goedgekeurd zijn, activeren we de administratie. Je kan vanaf nu direct verlonen met de zekerheid dat het goed is geregeld met de belastingdienst.
Bedrijven met bestaande salarisadministratie
Om een bedrijf met een bestaande salarisadministratie te kunnen activeren moeten we de beginstanden invoeren. Dit zijn de cijfers waarmee wij de loonverwerking voort kunnen zetten. Hiervoor hebben we het volgende nodig:
- De laatste loonstroken
- Loonstaat
- Journaalpost
De loonstroken worden verder gebruikt om ook de standen van de vrije dagen van de werknemers in te voeren. Als deze gegevens niet op de loonstroken staat, vragen we de gegevens nog bij je op. Met de loonstaat kunnen we makkelijker de beginstanden invoeren. Met de journaalpost stellen we de juiste codes in van de grootboekrekeningen. Dit is overigens niet verplicht maar een stukje service naar de gebruiker toe.
Na de invoer van de standen rekenen wij de loonstroken na in het systeem. Zodra dit dan klopt weten wij met zekerheid dat alles goed zit en garanderen we dat er vanaf nu zorgeloos loonaangifte kan worden gedaan bij de belastingdienst. We zetten dan met alle plezier de administratie op actief!
Blijf up to date!
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Schrijf je in en krijg het laatste HR- & salarisnieuws als eerste in je inbox.
