Loonheffingennummer aanvragen: formulier, stappen en wachttijd

Loonheffingennummer aanvragen in 5 stappen

Een loonheffingennummer aanvragen doe je door je als werkgever aan te melden bij de Belastingdienst. Daarvoor gebruik je het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever’. Je vult het formulier digitaal in, print en ondertekent het en stuurt het daarna per post naar de Belastingdienst.

Het formulier telt vijf pagina’s, maar gelukkig hoef je niet overal iets in te vullen. En duurt het niet lang. Hieronder lopen we de onderdelen met je door.

Stap 1. Check welk formulier je nodig hebt

Neem je voor het eerst of opnieuw één of meer werknemers in dienst? Dan gebruik je in de meeste gevallen het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever’.

Er zijn uitzonderingen. Voor bijvoorbeeld personeel aan huis, meewerkende kinderen, artiesten en beroepssporters gelden andere formulieren. Ook als je onderneming niet in Nederland is gevestigd, gebruik je een ander aanmeldingsformulier. 

Geen zin om het juiste formulier op te zoeken? Via onze tool voor het aanvragen van een loonheffingennummer kun je het aanvraagformulier direct downloaden. Heb je al een Employes-account in demo? Dan kun je vanuit Employes zelfs een vooraf ingevuld formulier downloaden.

aanvraagformulier melding loonheffingen

Stap 2. Houd je bedrijfs- en personeelsgegevens bij de hand

Met de juiste gegevens naast je is het formulier zo ingevuld. Welke informatie je nodig hebt, hangt deels af van je rechtsvorm en situatie. Heb je een eenmanszaak? Dan vraagt het formulier naar je naam en BSN in plaats van het RSIN/fiscaal nummer van de onderneming.

Houd in ieder geval bij de hand:

• je bedrijfsnaam;
• RSIN/fiscaal nummer of omzetbelastingnummer;
• KvK-nummer;
• vestigingsadres;
• een duidelijke omschrijving van je bedrijfsactiviteiten;
• de datum waarop je eerste werknemer in dienst komt;
• het aantal werknemers dat je binnen drie maanden verwacht;
• informatie over eventuele DGA’s;
• gegevens van een eventuele gemachtigde.

Stap 3. Vul het aanvraagformulier in

Nu het echte invulwerk. Het formulier is opgedeeld in acht onderdelen. Een aantal vragen bepaalt automatisch welke volgende vragen voor jou van toepassing zijn.

1. Gegevens van je bedrijf
Je begint met de basis. Geef aan of je bedrijf een eenmanszaak is en vul vervolgens de gevraagde bedrijfsgegevens in.

Ben je ingeschreven bij de KvK? Vul dan je KvK-nummer in. Bij meerdere vestigingen gebruik je het adres van je hoofdvestiging.

bedrijfsgegevens loonheffingennummer aanvragen

2. Aangiftetijdvak

Daarna geef je aan over welk tijdvak je aangifte loonheffingen wilt doen. Voor de meeste werkgevers is dat per maand of per vier weken. Een halfjaarlijks tijdvak is volgens het formulier alleen mogelijk voor binnenschippers.

Wij raden meestal een maandaangifte aan. Dat sluit praktisch aan op een maandelijkse salarisadministratie en houdt je administratie lekker overzichtelijk. Je uiteindelijke aangiftetijdvakken vind je na je aanmelding terug in de Aangiftebrief loonheffingen van de Belastingdienst.

aangiftevak loonheffingen

3. Gegevens van je werknemers

Hier vul je de datum in waarop je eerste werknemer begint. Wacht dus niet tot na de eerste werkdag met je aanvraag. De Belastingdienst geeft aan dat je je uiterlijk moet aanmelden op de dag waarop je eerste werknemer in dienst komt. Je geeft ook aan hoeveel werknemers je binnen drie maanden verwacht te hebben.

Daarna volgen een paar vragen die wat meer uitleg verdienen.

• Ben je DGA ? Geef dit aan bij vraag 3c. Het formulier vraagt vervolgens onder andere of je voor de werkzaamheden van de DGA een vergoeding, zoals een management fee, ontvangt.
• Moet je premies werknemersverzekeringen betalen? Bij vraag 3e vraagt de Belastingdienst of één of meer werknemers verzekerd zijn voor de werknemersverzekeringen. Let hier goed op: je moet ook ‘ja’ kiezen wanneer een werknemer wel verzekerd is, maar je voor die werknemer geen premies hoeft te betalen. Denk bijvoorbeeld aan stagiairs en werknemers die de AOW-leeftijd hebben bereikt.

werknemersgegevens

4. Bedrijfsactiviteiten

Bij dit onderdeel beschrijf je wat je bedrijf daadwerkelijk doet. Heb je één bedrijfsactiviteit? Omschrijf die dan zo duidelijk en volledig mogelijk. Heb je meerdere activiteiten, dan geef je ze apart op.

Je kunt hiervoor je KvK-uittreksel en SBI-code(s) erbij pakken. Op onze aanvraagtool adviseren we om de activiteiten te vermelden die bij de SBI-codes op je KvK-uittreksel horen.

Heb je meerdere bedrijfsactiviteiten? Dan vraagt de Belastingdienst ook bij welke activiteit het geschatte premieloon voor het Algemeen Werkloosheidsfonds (AWf) op jaarbasis het hoogst is. Die informatie gebruikt de Belastingdienst bij het bepalen van je sector.

bedrijfsactiviteiten

Heb je activiteiten van een andere werkgever overgenomen of verandert een deel van je onderneming van rechtsvorm, bijvoorbeeld van een eenmanszaak naar een bv? Geef dat ook aan. Je moet dan mogelijk het aanvullende formulier ‘Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten’ meesturen.

loonheffingen overdracht van activiteiten

5. Gemachtigde en correspondentie

Doet bijvoorbeeld je accountant, een administratiekantoor of een andere gemachtigde de loonaangifte voor je? Dan kun je die gegevens hier invullen. Je kiest ook waar de Belastingdienst de correspondentie over de loonheffingen naartoe moet sturen.

Gebruik je Employes zelf voor je salarisadministratie? Dan verloopt de loonaangifte automatisch vanuit Employes zodra je administratie goed is ingericht. Je houdt daarmee zelf de touwtjes in handen, zonder iedere aangifte handmatig te hoeven versturen.

machtiging voor loonaangifte

6 en 7. Contactpersoon en extra informatie

Vul vervolgens een contactpersoon en telefoonnummer in. Dat mag je zelf zijn, maar ook je gemachtigde of iemand anders.
Is er iets aan je situatie dat je bij de eerdere vragen niet goed kwijt kon? Gebruik dan onderdeel 7 voor aanvullende informatie.

ondertekening loonheffingennummer

Stap 4. Print, onderteken en verstuur het formulier

Klaar met invullen? Controleer alle gegevens nog één keer. Vooral de datum van je eerste werknemer, bedrijfsactiviteiten en vragen over de werknemersverzekeringen zijn gegevens die later belangrijk zijn voor je loonadministratie. Een foutje kan ervoor zorgen dat je aanvraag vertraging oploopt.

Je kunt het officiële formulier op je computer invullen, maar nog niet volledig digitaal indienen. Na het invullen moet je het formulier printen en ondertekenen. Stuur het formulier met eventuele bijlagen naar:

Belastingdienst
Postbus 2892
6401 DJ Heerlen

Tip. Vul het formulier op een computer in, op een tablet of smartphone wordt het formulier mogelijk niet goed getoond.

Stap 5. Bewaar je loonheffingennummer en Aangiftebrief loonheffingen

Na je aanmelding ontvang je een brief van de Belastingdienst. Bewaar deze goed. In de brief vind je:

• je loonheffingennummer;
• je aangiftetijdvak;
• informatie over de eerste loonaangifte;
• vaak ook je sectorindeling voor de werknemersverzekeringen.

Nummer binnen? Mooi. Dan kun je je salarisadministratie verder inrichten. Met Employes regel je daarna je salaris- en HR-administratie zelf. Je loonaangifte versturen we automatisch vanuit Employes. Direct voor elkaar.

Hoe lang duurt een aanvraag?

Je loonheffingennummer en Aangiftebrief loonheffingen krijg je meestal binnen één week nadat je eerste werknemer is begonnen. Heeft de Belastingdienst nog informatie van je nodig? Dan kan het wat langer duren.

Benieuwd naar de actuele verwerkingstijd? Check de website van de Belastingdienst. 

Niet alle post komt trouwens tegelijk. Dit kun je verwachten:

• Loonheffingennummer: meestal binnen één week. Dit nummer heb je nodig voor je loonaangifte.
• Aangiftebrief loonheffingen: meestal binnen één week. Hierin staat over welke tijdvakken je aangifte moet doen.
• Sectorindeling: alleen als je premies werknemersverzekeringen moet betalen. Deze brief krijg je meestal binnen drie weken en uiterlijk binnen acht weken.
• Whk-percentage: ook alleen als je premies werknemersverzekeringen moet betalen. Deze brief krijg je normaal gesprokn binnen vier weken.

Je hoeft in de tussentijd natuurlijk niet stil te zitten. Richt alvast je salarisadministratie in, verzamel de gegevens van je werknemer en leg het arbeidscontract vast. Moet je werknemer worden aangemeld bij een pensioenregeling? Dan kun je dat ook alvast regelen.

Zo staat alles klaar zodra je loonheffingennummer binnen is. Scheelt weer gedoe bij je eerste salarisronde.

Wat is een loonheffingennummer?

Een loonheffingennummer is het registratienummer waarmee de Belastingdienst jouw onderneming herkent als werkgever. Heb je personeel in dienst en betaal je loon? Dan gebruik je dit nummer voor alle communicatie over loonheffingen.

Denk aan:

• het indienen van loonaangiften;
• het afdragen van loonbelasting en premies;
• correspondentie met de Belastingdienst;
• het verwerken van je salarisadministratie.

Het loonheffingennummer is gekoppeld aan je onderneming en bestaat meestal uit je RSIN (of BSN bij een eenmanszaak), aangevuld met een code zoals L01. Heb je meerdere loonadministraties, dan kunnen daar nummers als L02 of L03 bij horen.

Wanneer heb ik een loonheffingennummer nodig?

Word je werkgever en moet je loonheffingen aangeven? Dan heb je ook een loonheffingennummer nodig. 

Welke situatie geldt voor jou?

Je neemt je eerste werknemer aan

Ja, je hebt een loonheffingennummer nodig.

Zodra je voor het eerst een werknemer in dienst neemt, meld je je aan als werkgever bij de Belastingdienst. Ook wanneer je eerste werknemer parttimer, oproepkracht of vakantiekracht is. Weet je wanneer je werknemer begint? Wacht dan niet met aanvragen.

Je bent DGA en betaalt jezelf salaris

Ja, in principe heeft je bv een loonheffingennummer nodig.

Als directeur-grootaandeelhouder ben je in dienst van je bv. De bv is je werkgever en houdt loonheffingen in over jouw salaris. Ook als je bv verder geen personeel heeft, krijg je dus te maken met de loonadministratie en loonaangifte.

Let op: het loonheffingennummer hoort bij de bv die het salaris betaalt, niet bij jou persoonlijk.

Je hebt een eenmanszaak en neemt personeel aan

Ja, je hebt een loonheffingennummer nodig.

Een eenmanszaak zonder personeel hoeft geen loonaangifte te doen. Neem je iemand in dienst, dan verandert dat. Je wordt dan namelijk werkgever.

Je eigen inkomen uit je eenmanszaak is geen salaris waarvoor je loonheffingen afdraagt.

Je werkt via een bv of holding

Check vanuit welke bv het salaris wordt betaald.

Heb je een holding met daaronder een werkmaatschappij? Dan kan het net even anders zitten. Het loonheffingennummer hoort bij de bv die het salaris betaalt.

Betaalt je werkmaatschappij de salarissen van je werknemers? Dan heeft die bv een loonheffingennummer nodig. Krijg jij als DGA je salaris vanuit je holding? Dan heeft je holding er ook één nodig.

Heb je meerdere bv’s waaruit salaris wordt betaald? Dan kun je dus ook meerdere loonheffingennummers nodig hebben.

Je bent zzp’er en neemt je eerste werknemer aan

Ja. Vanaf dat moment ben je ook werkgever.

Dat je tot nu toe als zzp’er werkte, verandert niets aan de regels zodra je iemand in dienst neemt. Je hoeft daarvoor niet eerst van een eenmanszaak naar een bv over te stappen.

Je hebt een buitenlands bedrijf met personeel in Nederland

Mogelijk. Hiervoor gelden aparte regels.

Is je onderneming niet in Nederland gevestigd en heb je werknemers die in Nederland wonen of werken? Dan moet je eerst bepalen of je in Nederland loonheffingen moet inhouden of betalen.

Ben je in Nederland inhoudingsplichtig? Dan meld je je als buitenlandse werkgever aan met het formulier ‘Aanmelding Onderneming buitenland’.

Al een loonheffingennummer gekregen via je KvK-inschrijving?

Heb je tijdens je inschrijving bij de Kamer van Koophandel al aangegeven dat je personeel gaat aannemen? Dan ontvang je het loonheffingennummer in veel gevallen automatisch van de Belastingdienst. Heb je dus al een loonheffingennummer? Dan hoef je niet opnieuw hetzelfde nummer aan te vragen.

Waar vind je je loonheffingennummer terug?

Ben je het nummer kwijt? Geen paniek. Je kunt het op meerdere plekken terugvinden.

Check bijvoorbeeld:

• de brief van de Belastingdienst;
• eerdere loonaangiften;
• correspondentie over loonheffingen;
• Mijn Belastingdienst Zakelijk;
• je salarissoftware, als je het nummer daar al hebt ingevoerd.

Kun je het nergens meer vinden? Neem dan contact op met de Belastingdienst. Zij kunnen je verder helpen.

Staat het loonheffingennummer op een loonstrook?

Meestal niet. Op de loonstrook staan vooral gegevens die voor je werknemer relevant zijn, zoals brutoloon, nettoloon en de ingehouden loonheffing. Je loonheffingennummer heb je als werkgever vooral nodig voor je loonaangifte.

Gebruik je Employes en heb je het loonheffingennummer al toegevoegd aan je salarisadministratie? Dan hoef je dus niet iedere keer die brief van de Belastingdienst uit de la te vissen.

Loonheffingennummer opzeggen of afmelden

Geen personeel meer? Dan hoef je je loonheffingennummer niet altijd direct op te zeggen.

• Verwacht je binnen 12 maanden weer personeel aan te nemen? Dan blijf je aangifte loonheffingen doen. En meld je je niet af bij de Belastingdienst. Handig als je bijvoorbeeld over een paar maanden alweer iemand wilt aannemen. Heb je in een aangiftetijdvak helemaal geen werknemers in dienst? Dan doe je een nihilaangifte.
• Verwacht je minimaal 12 maanden geen personeel meer en betaal je ook geen loon? Dan kun je je bij de Belastingdienst afmelden als werkgever. Gebruik hiervoor het formulier ‘Melding Loonheffingen Afmelding werkgever’. Let wel even op. Je aangifteplicht stopt pas wanneer de Belastingdienst heeft bevestigd vanaf welke datum je geen aangifte meer hoeft te doen.
• Wil je helemaal stoppen met je onderneming? Lees dan hoe je je loonheffingennummer opzegt of afmeldt, welk formulier je nodig hebt en wat je met je salarisadministratie doet.

Veelgestelde vragen over een loonheffingennummer aanvragen

Wat kost een loonheffingennummer aanvragen?

Helemaal niets. Je aanmelden als werkgever en een loonheffingennummer aanvragen bij de Belastingdienst is gratis.

Kan ik een loonheffingennummer online aanvragen?

Je kunt het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever’ digitaal invullen, maar niet volledig online versturen. Je print en ondertekent het ingevulde formulier en stuurt het vervolgens naar de Belastingdienst.

Hoe lang duurt het voordat ik mijn loonheffingennummer krijg?

Je krijgt je loonheffingennummer meestal binnen één week nadat je eerste werknemer is begonnen. De Aangiftebrief loonheffingen ontvang je meestal rond hetzelfde moment. Heeft de Belastingdienst aanvullende informatie nodig? Dan kan het langer duren. Check voor de actuele verwerkingstijden altijd even de website van de Belastingdienst. 

Heb ik als DGA een loonheffingennummer nodig?

Betaalt je bv jou als DGA salaris? Dan moet de bv in principe loonheffingen verwerken. En heeft de bv daarvoor een loonheffingennummer nodig. Het nummer hoort bij de bv die het salaris betaalt, niet bij jou persoonlijk.

Kan ik een loonheffingennummer aanvragen zonder personeel?

Dat kan relevant zijn als je al weet dat je binnenkort je eerste werknemer gaat aannemen. Op het aanvraagformulier geef je de verwachte startdatum van je eerste werknemer door. Heb je geen personeel en ga je ook niemand aannemen of salaris uitbetalen? Dan hoef je je normaal gesproken niet als werkgever aan te melden.

Waar vind ik mijn loonheffingennummer?

Check eerst je Aangiftebrief loonheffingen of eerdere correspondentie van de Belastingdienst. Heb je het nummer al in je salarissoftware ingevoerd? Dan vind je het daar vaak ook terug. Kun je het nergens meer vinden? Dan kun je contact opnemen met de Belastingdienst.

Heb ik als eenmanszaak een loonheffingennummer nodig?

Alleen als je personeel in dienst neemt. Zolang je in je eentje onderneemt, heb je voor jezelf geen loonheffingennummer nodig. Neem je je eerste werknemer aan? Dan word je werkgever en meld je je aan bij de Belastingdienst. Je krijgt dan een loonheffingennummer waarmee je loonaangifte kunt doen.

Is een loonheffingennummer hetzelfde als een btw-nummer?

Nee. Je btw-nummer gebruik je voor de omzetbelasting. Je loonheffingennummer gebruik je als werkgever voor de aangifte loonheffingen van je werknemers. Je herkent een loonheffingennummer aan de letter L met daarachter een subnummer, bijvoorbeeld L01.

Wat doe ik als mijn loonheffingennummer of aangiftebrief niet binnenkomt?

Je krijgt je loonheffingennummer en Aangiftebrief loonheffingen meestal binnen één week nadat je aanvraag ontvangen is. Duurt het langer? Dan kan het zijn dat de Belastingdienst nog aanvullende informatie van je nodig heeft.

Heb je na de verwachte termijn nog niets ontvangen? Neem dan contact op met de Belastingdienst. Wacht daar niet te lang mee: zonder loonheffingennummer kun je geen loonaangifte doen.

Wat doe ik als ik geen personeel meer heb?

Dat hangt ervan af of je tijdelijk of voor langere tijd stopt met personeel. Verwacht je later weer werknemers aan te nemen? Dan hoef je je niet altijd direct af te melden als werkgever. Stop je wel als werkgever? Dan moet je dit doorgeven aan de Belastingdienst en blijf je aangifte doen totdat je bericht krijgt dat je aangifteplicht stopt. We hebben dit stap voor stap voor je uitgelegd in ons artikel over je loonheffingennummer opzeggen.

Wat is het verschil tussen een loonheffingennummer en een loonheffingsverklaring?

Dat zijn twee verschillende dingen. 

• Het loonheffingennummer is van jou als werkgever en gebruik je voor je loonaangifte.
• Met een loonheffingsverklaring wordt meestal het formulier bedoeld waarmee een werknemer zijn gegevens en keuze voor de loonheffingskorting aan jou doorgeeft. Bij de Belastingdienst heet dit formulier ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’.

Dus simpel gezegd: het loonheffingennummer is voor je administratie bij de Belastingdienst, de opgaaf vul je samen met de gegevens van je werknemer in voor je salarisadministratie.

Kan ik het eerste salaris uitbetalen zonder loonheffingennummer?

Je werknemer moet natuurlijk gewoon op tijd salaris krijgen. Maar zonder loonheffingennummer kun je nog geen loonaangifte doen. Je kunt een werknemer natuurlijk wel werven en een arbeidsovereenkomst sluiten. Maar zodra je salaris gaat uitbetalen, heb je een loonheffingennummer nodig.

Is de eerste salarisronde al in zicht en heb je je loonheffingennummer nog niet ontvangen? Neem dan contact op met de Belastingdienst. Zorg ondertussen dat de rest van je salarisadministratie klaarstaat. Zo kun je door zodra je nummer binnen is.

Loonheffingennummer aanvragen met Employes

Een loonheffingennummer aanvragen is vaak de eerste stap voordat je personeel kunt verlonen. Door de aanvraag op tijd te regelen en je administratie alvast voor te bereiden, voorkom je onnodige vertraging.

Heb je je loonheffingennummer binnen? Dan kun je direct aan de slag met je eerste salarisverwerking. Met Employes maken we het je graag makkelijker. Zo houd je zelf de touwtjes in handen. Je richt je salaris- en HR-administratie eenvoudig in, genereert een grotendeels ingevuld aanvraagformulier voor je loonheffingennummer en verwerkt daarna je salarissen vanuit één overzichtelijk platform. Zo houd jij tijd over om te ondernemen, terwijl wij ervoor zorgen dat je salarisadministratie direct voor elkaar is.