Wat is een loonheffingsnummer?
Een loonheffingsnummer is het nummer waaronder je als werkgever aangifte loonheffingen doet bij de Belastingdienst. Neem je voor het eerst personeel in dienst? Meld je dan aan als werkgever. Daarna ontvang je de gegevens die je nodig hebt voor je eerste loonaangifte. Ook in Employes heb je het loonheffingsnummer nodig om je loonaangifte te regelen.
Maar wat gebeurt er met dat nummer als je laatste werknemer vertrekt? Dat hangt vooral af van hoe lang je verwacht zonder personeel verder te gaan.
Wanneer kun je je loonheffingsnummer opzeggen?
Gaat je laatste werknemer uit dienst en verwacht je voorlopig niemand nieuws aan te nemen? Dan is het goed om te checken of je je kunt afmelden als werkgever. Zo voorkom je dat je aangifteplicht onnodig doorloopt.
Je kunt je loonheffingsnummer opzeggen als je:
- geen personeel meer in dienst hebt;
- geen loon meer betaalt;
- verwacht dat dit minimaal 12 maanden zo blijft.
Officieel noemt de Belastingdienst dit niet het opzeggen van je loonheffingsnummer, maar afmelden als werkgever. Hiervoor gebruik je het formulier ‘Melding Loonheffingen Afmelding werkgever’ van de Belastingdienst.
Na je afmelding krijg je bericht vanaf welke datum je geen aangifte loonheffingen meer hoeft te doen. Tot die datum blijft je aangifteplicht bestaan. Goed om te weten: verstuur je het formulier vandaag, dan stopt je aangifteplicht dus niet automatisch diezelfde dag.
Loonheffingsnummer stopzetten bij veranderingen in onderneming
Ook bij grotere veranderingen binnen je bedrijf kan je huidige loonheffingsnummer komen te vervallen. De precieze stappen verschillen per situatie:
Je stopt volledig met je onderneming
Sta je ingeschreven bij de KVK? Dan hoef je het afmeldformulier voor de loonheffingen niet apart in te vullen. Je schrijft je onderneming uit bij de KVK, die de beëindiging doorgeeft aan de Belastingdienst.
Heb je personeel, dan moet je voor de bedrijfsbeëindiging uiteraard meer regelen. Denk aan het formeel beëindigen van dienstverbanden, de eindafrekening, de laatste salarisverwerking en eventuele afmeldingen bij een pensioenfonds.
Je verkoopt of draagt je onderneming over
Draag je activiteiten over waar personeel voor nodig is? Dan moeten jij en de overnemende werkgever het formulier ‘Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten’ invullen en ondertekenen. Het maakt daarbij niet uit of je ook personeel overdraagt.
Je gaat verder vanuit een andere juridische entiteit
Verander je bijvoorbeeld van een eenmanszaak naar een bv, dan moet je de bestaande loonadministratie afsluiten en je opnieuw aanmelden. Is de nieuwe juridische entiteit ook een nieuwe werkgever? Dan krijg je een nieuw loonheffingennummer.
Wat de reden ook is: stop niet zomaar met je loonaangiften of salarisadministratie. Rond eerst de loonverwerking en aangiften af die nog bij je huidige werkgeverschap horen. De aangifteplicht voor loonheffingen eindigt pas nadat je je hebt afgemeld en de Belastingdienst heeft laten weten vanaf welke datum je geen aangifte meer hoeft te doen.
Kun je een loonheffingsnummer schorsen?
Nee, een loonheffingsnummer tijdelijk schorsen, stopzetten of ‘even op pauze zetten’ is geen aparte mogelijkheid bij de Belastingdienst. Zolang je aangifteplicht doorloopt, moet je aangifte blijven doen. Heb je tijdelijk geen personeel, maar verwacht je binnen 12 maanden weer werknemers aan te nemen? Dan blijf je aangifte loonheffingen doen.
Wat als je tijdelijk geen personeel meer hebt?
Heb je in een aangiftetijdvak helemaal geen werknemers in dienst? Bijvoorbeeld door seizoenswerk of een tijdelijke bedrijfsstilstand? Dan blijft je loonheffingsnummer actief en doe je een nihilaangifte. Want geen werknemers hebben betekent niet automatisch dat je geen aangifteplicht meer hebt. Heb je nog wel werknemers in dienst, maar betaal je in het betreffende tijdvak geen loon? Dan spreekt de Belastingdienst van een nulaangifte.
Dat verschil lijkt klein, maar voorkomt gedoe achteraf.
Hoe meld je loonheffingen af bij de Belastingdienst?
Wil je je loonheffingen beëindigen? Gebruik dan het formulier ‘Melding Loonheffingen Afmelding werkgever’ van de Belastingdienst.
De belangrijkste stappen:
- Verwerk je laatste werknemer correct uit dienst. Zorg dat de relevante gegevens zijn verwerkt.
- Controleer of je minimaal 12 maanden geen personeel verwacht. Alleen tijdelijk geen personeel? Meld je dan niet zomaar af.
- Rond de laatste salarisverwerking af. Zorg dat alle lonen, vergoedingen en andere relevante gegevens correct zijn verwerkt.
- Dien de laatste loonaangiften in. Controleer of alle loonheffingen over de laatste aangiftetijdvakken correct zijn verwerkt en betaald.
- Meld je af bij de Belastingdienst. Gebruik hiervoor het formulier ‘Melding Loonheffingen Afmelding werkgever’.
- Blijf aangifte doen tot je afmelding is bevestigd. Je aangifteplicht stopt pas vanaf de datum die de Belastingdienst aan je doorgeeft.
- Bewaar de bevestiging in je administratie. Zo kun je later altijd aantonen vanaf welke datum je niet meer aangifteplichtig bent.
- Wacht met het beëindigen van je loonadministratie. Wacht met het deactiveren of afsluiten van je salarisadministratie totdat de laatste aangiften zijn verwerkt en je afmelding is bevestigd.
Wat gebeurt er met je salarisadministratie?
Je loonadministratie beëindigen en je loonheffingen afmelden zijn twee verschillende dingen. Stop je met je salarissoftware terwijl de Belastingdienst nog een aangifte van je verwacht? Dan maak je het jezelf onnodig lastig.
Gebruik je Employes? Wacht dan met het deactiveren van je administratie totdat je de bevestiging van de Belastingdienst hebt ontvangen. Zolang je aangifteplicht loopt, moet je namelijk nog nihilaangiften kunnen indienen. Zo voorkom je dat je administratie al dichtstaat terwijl er fiscaal nog een aangifte van je wordt verwacht.
Houd de volgorde simpel: eerst je laatste loonaangiften afronden, daarna je loonadministratie stopzetten.
Wat als je later weer personeel aanneemt?
Toch weer een nieuwe collega gevonden? En ben je afgemeld als werkgever? Dan meld je je opnieuw aan als werkgever bij de Belastingdienst en vraag je een loonheffingennummer aan. Daarna ontvang je de gegevens waarmee je weer aangifte loonheffingen kunt doen.
Ook in Employes kun je weer verder. Heb je een nieuw loonheffingsnummer ontvangen? Dan maak je in Employes een nieuwe administratie aan, omdat een loonheffingsnummer aan één administratie is gekoppeld.
Zorg ervoor dat je nieuwe administratie vanaf de eerste verloning goed staat.
Welke fouten kun je beter voorkomen bij het stopzetten van loonheffingen?
Een laatste werknemer uit dienst melden voelt misschien als het einde van je salarisadministratie. Voor de Belastingdienst hoeft dat nog niet zo te zijn.
Deze fouten zien we daarom liever niet:
1. Afmelden terwijl je nog personeel in dienst hebt
Je kunt je niet zomaar afmelden omdat je minder personeel hebt of verwacht dat je personeelsbestand binnenkort naar nul gaat. Meld eerst je laatste werknemers correct uit dienst en rond de bijbehorende salarisverwerking af.
2. Stoppen met loonaangifte voordat je afmelding is bevestigd
Je afmeldformulier versturen betekent niet dat je aangifteplicht direct stopt. De Belastingdienst laat je weten vanaf welke datum je geen aangifte loonheffingen meer hoeft te doen. Tot die datum blijf je de aangiften indienen die van je worden verwacht. Stop dus niet met het doen van loonaangifte zodra je de afmelding op de post hebt gedaan.
3. De laatste loonaangifte of nihilaangifte vergeten
Ook nadat je laatste werknemer uit dienst is, kan er nog een aangifte voor je klaarstaan. Controleer daarom welke aangiften je nog moet indienen voordat je de loonheffingen definitief afsluit.
4. Schorsen en beëindigen met elkaar verwarren
Een loonheffingsnummer tijdelijk schorsen is geen aparte mogelijkheid bij de Belastingdienst. Heb je tijdelijk geen personeel? Maar verwacht je binnen 12 maanden weer werknemers aan te nemen? Dan past afmelden niet bij de situatie zoals de Belastingdienst bedoelt. Je blijft dan aangifteplichtig.
Verwacht je minimaal 12 maanden geen personeel meer en betaal je geen loon? Dan kun je je afmelden als werkgever. Zo voorkom je dat je ervan uitgaat dat je loonheffingsnummer ‘op pauze’ staat, terwijl de Belastingdienst nog steeds aangiften van je verwacht.
5. De laatste salarisverwerking en eindafrekening niet afronden
Met de uitdienstmelding van je laatste werknemer ben je er nog niet altijd. Controleer of de laatste salarisverwerking volledig is afgerond en of bedragen die nog moeten worden verwerkt in de salarisadministratie zijn meegenomen. Denk bijvoorbeeld aan het laatste salaris of de vakantiebijslag.
Rond deze verwerking af voordat je de salarisadministratie definitief sluit. Zo sluiten je loonadministratie en laatste loonaangiften netjes op elkaar aan.
6. Je salarisadministratie te vroeg deactiveren
Gebruik je Employes? Deactiveer je administratie dan niet voordat je de laatste salarisverwerking en aangiften hebt afgerond. Vanuit een gedeactiveerde administratie kun je namelijk geen loonaangifte meer doen.
Wacht daarom tot duidelijk is vanaf welke datum je aangifteplicht bij de Belastingdienst eindigt en controleer of alles tot en met dat moment is verwerkt. Daarna kun je je administratie in Employes deactiveren.
7. Je loonadministratie onvoldoende bewaren
Stoppen met personeel betekent niet dat je ook je administratie kunt verwijderen. Voor onderdelen van je loonadministratie gelden wettelijke bewaartermijnen. Voor de loonadministratie geldt in principe een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Bepaalde gegevens van werknemers, zoals gegevens voor de loonheffingen en een kopie van het identiteitsbewijs, bewaar je ten minste 5 kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking.
Zorg daarom dat je administratie ook na het stopzetten van de loonheffingen toegankelijk en compleet blijft. Gebruik je Employes en deactiveer je de administratie? Dan houd je toegang tot je gegevens.
8. Stoppen als werkgever verwarren met stoppen met je bedrijf
Geen personeel meer hebben is iets anders dan je onderneming beëindigen. Blijft je bedrijf bestaan, maar heb je minimaal 12 maanden geen personeel en betaal je geen loon meer? Dan kun je je bij de Belastingdienst afmelden als werkgever.
Stop je volledig met je onderneming en sta je ingeschreven bij de KVK? Dan schrijf je je onderneming uit bij de KVK. De KVK geeft dit vervolgens door aan de Belastingdienst.
Geen personeel meer? Regel ook je salarisadministratie netjes af
Je loonheffingsnummer opzeggen bestaat uit meer dan je laatste werknemer uit dienst melden. Zolang de Belastingdienst je nog als werkgever ziet, blijf je verantwoordelijk voor je loonaangiften.
Meld je daarom op tijd af wanneer je minimaal 12 maanden geen personeel verwacht, blijf aangifte doen totdat je bevestiging binnen is en deactiveer daarna pas je salarisadministratie.
Zeker weten dat je salarisadministratie goed is afgerond voordat je je afmeldt als werkgever? Met Employes houd je die stappen zelf overzichtelijk in de hand. Van de eerste werknemer tot de laatste loonaangifte. En komt er later toch weer een nieuwe collega bij? Dan richt je je salaris- en HR-administratie eenvoudig opnieuw in. Direct voor elkaar.
Malou Nöllen
Content Specialist
Share this post