Werkgeverslasten: direct inzicht in wat een werknemer kost

Wat zijn werkgeverslasten en waarom zijn ze belangrijk?

Je hebt een nieuwe medewerker gevonden. Mooi. Dan komt de volgende vraag: wat kost deze werknemer eigenlijk?

Veel werkgevers kijken eerst naar het brutoloon. Logisch. Alleen kost een werknemer meer dan alleen zijn salaris. Je betaalt namelijk ook werkgeverspremies, vakantiegeld en vaak pensioen. Werkgeverslasten zijn alle kosten die bovenop het brutoloon komen. Sommige zijn wettelijk verplicht, andere hangen af van cao, pensioenregeling en arbeidsvoorwaarden.

Met een juiste berekening weet je precies waar je aan toe bent.  Gewoon zonder een spreadsheet met twintig tabbladen te openen. Zo voorkom je verrassingen en maak je betere keuzes als je wilt groeien. 

Wat is het verschil tussen brutoloon en werkgeverslasten?

• Het brutoloon is het salaris dat je met een werknemer hebt afgesproken vóór belastingen en inhoudingen.
• De werkgeverslasten zijn alle extra kosten die je als werkgever betaalt bovenop dat salaris.  

Kortom: het brutoloon is het salaris van de werknemer, terwijl werkgeverslasten alle bijkomende kosten zijn. Samen vormen ze de totale loonkosten.

Welke kosten vallen onder werkgeverslasten?

Niet alle werkgeverslasten zijn hetzelfde. Je kunt ze grofweg verdelen in vaste werkgeverslasten en aanvullende werkgeverslasten. Die bepaal je als werkgever zelf.

Vaste werkgeverslasten

Vrijwel iedere werkgever krijgt te maken met deze kosten.

Premies werknemersverzekeringen
Werkgeverspremies zijn een belangrijk deel van je werkgeverslasten. Je betaalt verschillende sociale premies waarmee werknemers verzekerd zijn bij onder andere werkloosheid, arbeidsongeschiktheid en ziekte.

Welke premies je precies betaalt, hangt af van de geldende wet- en regelgeving en je onderneming. Daarom bestaat er geen standaardpercentage dat voor iedere werkgever geldt.

Werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw)
Naast de premies werknemersverzekeringen betaal je als werkgever ook de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw). 

Pensioenpremies
Is je onderneming aangesloten bij een pensioenfonds of bied je een pensioenregeling aan? Dan betaal je vaak een deel van de pensioenpremie.

Vakantiegeld en verlofkosten
Naast het salaris reserveer je doorgaans 8% vakantiegeld. Ook betaald verlof brengt kosten met zich mee, omdat het loon tijdens vakantie gewoon doorloopt.

Aanvullende werkgeverslasten

Naast de verplichte lasten maken veel werkgevers ook aanvullende personeelskosten.

Denk aan:

• reiskostenvergoeding;
• thuiswerkvergoeding;
• leaseauto;
• opleidingsbudget;
• laptop of telefoon;
• bonusregeling;
• bedrijfskleding;
• arbodienstverlening;
• verzuimverzekering;
• WGA-verzekering.

Hoe bereken je werkgeverslasten?

Je berekent werkgeverslasten door alle kosten bovenop het brutoloon bij elkaar op te tellen. 

Dat ziet er als volgt uit:

Brutoloon plus:

• vakantiegeld
• werkgeverspremies
• werkgeversheffing Zvw
• pensioenpremie
• overige aanvullende werkgeverskosten

= totale loonkosten

Tel je alles mee? Dan weet je precies wat een werknemer kost. 

Rekenvoorbeeld werkgeverslasten

Stel dat je een werknemer aanneemt met een bruto maandsalaris van € 3.000. En uitgaat van werkgeverspremies van ongeveer 23%. 

Brutoloon: € 3.000
Vakantiegeld 8%: € 240
Werkgeverspremies: € 690
Pensioenbijdrage: € 180
Overige werkgeverskosten: € 100
Totale loonkosten: € 4.210

Dit is een voorbeeld. De werkelijke werkgeverslasten verschillen per organisatie en situatie.

Hoeveel werkgeverslasten betaal je bovenop het salaris?

Er bestaat geen vast percentage. De hoogte is afhankelijk van onder andere:

• de sector;
• de cao;
• pensioenafspraken;
• het soort arbeidsovereenkomst;
• de hoogte van de werkgeverspremies;
• eventuele aanvullende arbeidsvoorwaarden.

In veel gevallen liggen de totale werkgeverslasten in Nederland ongeveer 20 tot 35% bovenop het brutoloon.

Een goede berekening per werknemer voorkomt dat je je personeelskosten onderschat.

Werkgeverslasten bij parttime medewerkers

Ook voor een parttimer betaal je werkgeverslasten. Alleen reken je met een lager brutoloon. 

Houd er wel rekening mee dat sommige kosten vast zijn per medewerker en daardoor niet of nauwelijks veranderen wanneer iemand parttime werkt. 

Werkgeverslasten en payroll

Berekenen is één ding. De juiste verwerking in je salarisadministratie is minstens zo belangrijk. 

Goede salarissoftware:

• berekent werkgeverspremies automatisch;
• verwerkt actuele wet- en regelgeving;
• maakt correcte loonstroken;
• koppelt HR en salaris;
• voorkomt handmatig werk en fouten.

Zo hoef jij niet iedere wetswijziging zelf in de gaten te houden. En weet je zeker dat je salarisadministratie klopt.

Veelgemaakte fouten bij het berekenen van werkgeverslasten

Een kleine fout in de berekening van werkgeverslasten kan grote gevolgen hebben voor je begroting of salarisadministratie. Vaak zien we dezelfde missers. 

Alleen naar het brutoloon kijken

Het brutoloon is slechts een deel van de totale loonkosten. Werkgeverspremies, vakantiegeld, pensioen en andere personeelskosten komen daar nog bovenop.

Zo voorkom je dit
Bereken altijd de totale loonkosten in plaats van alleen het salaris. Zo krijg je een realistischer beeld van wat een werknemer daadwerkelijk kost.

Rekenen met één standaardpercentage

Online kom je regelmatig percentages tegen voor werkgeverslasten. Een vaste opslag kan handig lijken als grove schatting. Het is alleen niet nauwkeurig genoeg wanneer je personeelskosten wilt begroten. 

Zo voorkom je dit
Gebruik de actuele premies en tarieven die gelden voor jouw onderneming en houd rekening met de sector waarin je actief bent.

Cao-afspraken niet meenemen

Werk je onder een cao? Dan kunnen er aanvullende afspraken gelden over bijvoorbeeld pensioen, verlof of andere arbeidsvoorwaarden. Die hebben direct invloed op je werkgeverslasten.

Zo voorkom je dit
Controleer altijd welke cao-afspraken voor jouw organisatie van toepassing zijn voordat je de loonkosten berekent.

Pensioen of verzekeringen vergeten

Vooral pensioenpremies en aanvullende werkgeversverzekeringen worden regelmatig over het hoofd gezien.

Zo voorkom je dit
Maak een overzicht van alle vaste en aanvullende werkgeverslasten die binnen jouw organisatie gelden.

Geen rekening houden met wijzigingen in wet- en regelgeving

Premies en regels veranderen regelmatig. Een berekening die vorig jaar nog klopte, hoeft dat vandaag niet meer te doen.

Zo voorkom je dit
Controleer regelmatig of de actuele premies en regelgeving zijn gewijzigd. Of gebruik salarissoftware die deze automatisch bijwerkt.

Fouten in de salarisadministratie

Een onjuiste invoer of een vergeten wijziging kan leiden tot verkeerde loonstroken of onjuiste aangiften. Dat kost niet alleen tijd, maar kan ook extra kosten met zich meebrengen.

Zo voorkom je dit
Werk met een actuele salarisadministratie waarin werkgeverspremies automatisch worden berekend en HR- en salarisgegevens op elkaar zijn afgestemd.

Werkgeverslasten correct in je salarisadministratie verwerken met Employes

Werkgeverslasten berekenen hoeft geen dagtaak te zijn. Alles correct bijhouden, dat kost vaak wél tijd. Premies worden aangepast, wetgeving wijzigt en ook cao-afspraken kunnen invloed hebben op je loonkosten.

Werk je met losse spreadsheets of handmatige berekeningen? Dan is de kans op fouten groter.

Met Employes regel je je salaris- en HR-administratie op één plek. Werkgeverspremies worden automatisch verwerkt, wijzigingen in wet- en regelgeving worden bijgehouden en HR en payroll werken naadloos samen. Zo weet je altijd wat een werknemer kost. En houd je tijd over voor je bedrijf. Wij regelen de rest.