Dit is het verschil tussen vakantiegeld en vakantiedagen

Wat is het verschil tussen vakantiegeld en vakantiedagen?

Vakantiegeld en vakantiedagen. Klinkt hetzelfde, maar voor je salaris- en HR-administratie zijn het twee totaal verschillende dingen. Het verschil tussen vakantiegeld en vakantiedagen is simpel: vakantiegeld is extra loon, vakantiedagen zijn betaalde vrije tijd. Je werknemer heeft recht op allebei. Het één vervangt het ander dus niet.

Het verschil zit vooral in wat de werknemer krijgt. 

Vakantiegeld betaal je aan je werknemer. De wettelijke term is vakantiebijslag. Meestal gaat het om minimaal 8% van het brutojaarsalaris.

Vakantiedagen zijn vrije dagen of uren waarop je werknemer niet werkt, maar wel loon krijgt. Iedere werknemer bouwt per jaar minimaal 4 keer het aantal werkuren per week aan wettelijke vakantie-uren op.

Dus: je betaalt vakantiegeld én je bouwt vakantiedagen op voor je werknemer. Toch gaat het in de praktijk hier weleens mis. Zeker bij oproepkrachten, parttimers, zieke werknemers of medewerkers die uit dienst gaan. Daarom zetten we het verschil tussen vakantiegeld en vakantiedagen helder voor je op een rij.

Wat is vakantiegeld?

Vakantiegeld heet officieel vakantiebijslag. Als werkgever betaal je dit bovenop het normale loon van je werknemer. In de meeste gevallen is vakantiegeld minimaal 8% van het brutojaarsalaris dat je werknemer heeft verdiend.

Normaal gesproken bouwt je werknemer vakantiegeld op van juni tot en met mei. Veel werkgevers betalen het daarna uit in mei of juni. Dat moment is niet heilig, maar je moet de afspraken wel duidelijk vastleggen. Bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst, cao of arbeidsvoorwaarden.

Betaal je vakantiegeld maandelijks uit? Dat kan. Zeker bij oproepkrachten gebeurt dit vaak. Zorg er dan wel voor dat het duidelijk op de loonstrook staat. Geen kleine lettertjes. Gewoon overzichtelijk.

Wat zijn vakantiedagen?

Vakantiedagen zijn betaalde vrije dagen. Je werknemer neemt vrij, maar krijgt het loon wel doorbetaald.

Iedere werknemer heeft recht op wettelijke vakantiedagen. Dat recht is minimaal 4 keer het aantal uren dat iemand per week werkt.

Bijvoorbeeld:
Werkt een werknemer 40 uur per week? Dan heeft diegene recht op minimaal 160 vakantie-uren per jaar. Dat komt neer op 20 vakantiedagen van 8 uur.
Werkt iemand 32 uur per week? Dan gaat het om minimaal 128 vakantie-uren per jaar.

Let op: vakantiedagen gaan dus niet altijd over “dagen”. In je salarisadministratie werk je het liefst met uren. Dat voorkomt gedoe bij parttimers, wisselende roosters en oproepcontracten. Eén dag vrij is namelijk niet voor iedereen hetzelfde aantal uren.

Vakantiegeld en vakantiedagen bij ziekte of verlof

Ook bij ziekte blijven vakantiegeld en vakantiedagen belangrijk. Een werknemer heeft recht op vakantiegeld, ook als diegene ziek is.

Ook tijdens ziekte, zwangerschapsverlof en bevallingsverlof bouwt een werknemer wettelijke vakantiedagen op. Dat verlof gaat dus niet van het vakantiesaldo af. Je mag een werknemer ook niet vragen om vakantiedagen op te nemen voor zwangerschaps- of bevallingsverlof. Is iemand langdurig ziek? Dan stopt de opbouw dus niet zomaar. Neemt een zieke werknemer vakantiedagen op, dan betaal je over die vakantie-uren 100% van het loon door. Ook als je tijdens ziekte normaal maar een deel van het loon betaalt.

Let wel op bij ouderschapsverlof. Over betaald ouderschapsverlof bouwt een werknemer vakantiedagen op. Over onbetaald ouderschapsverlof meestal niet.

Kort gezegd: ziekte, verlof en salaris lopen snel door elkaar. Houd de opbouw en opname daarom goed bij in je salarisadministratie. Dan weet je precies waar je werknemer recht op heeft en voorkom je verrassingen bij herstel, vakantie of uitdiensttreding. Een goede verlof- en verzuimregistratie is onmisbaar. 

Heeft je werknemer recht op beide?

Ja. Iedere werknemer heeft recht op vakantiegeld en vakantiedagen. Ook parttimers, oproepkrachten en werknemers met een nulurencontract. Voor oproepkrachten bereken je de opbouw op basis van de gewerkte uren.

Werk je met een cao? Check die dan altijd. Daarin kunnen extra afspraken staan, zoals meer vakantiedagen, een hoger percentage vakantiegeld of een vaste uitbetaalmaand. De wettelijke ondergrens blijft je basis.

Wat moet je als werkgever concreet vastleggen?

Leg in ieder geval vast:

• wanneer je vakantiegeld uitbetaalt
• hoe je vakantie-uren registreert
• welke bovenwettelijke vakantiedagen gelden 
• wat er gebeurt bij uitdiensttreding. 

Werk je met oproepkrachten of parttimers? Reken dan in uren. Dat voorkomt discussie achteraf. 

Hoeveel vakantiegeld moet je betalen?

De hoofdregel: minimaal 8% van het brutojaarsalaris.

Een voorbeeld:
Je werknemer verdient € 3.000 bruto per maand. Het brutojaarsalaris is dan € 36.000. Daarover bouwt je werknemer minimaal 8% vakantiegeld op. Dat is € 2.880 bruto vakantiegeld.

Dat is niet hetzelfde als het nettobedrag dat je werknemer ontvangt. Over vakantiegeld betaal je namelijk nog belastingen en premies. Het nettobedrag valt dus lager uit.

Als werkgever moet je vakantiegeld ook berekenen over bepaalde extra loononderdelen, zoals overwerk, onregelmatigheidstoeslagen en uitbetaalde vakantiedagen.

Wanneer betaal je vakantiegeld uit?

Veel werkgevers betalen vakantiegeld uit in mei. Lekker herkenbaar. Werknemers rekenen er vaak op. Maar mei is geen verplichte maand.

Wil je vakantiegeld op een ander moment of in meerdere keren uitbetalen? Leg dit duidelijk schriftelijk vast, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst. Denk aan uitbetaling in juni of maandelijkse uitbetaling bij oproepkrachten. Belangrijk is dat je afspraken duidelijk zijn. Zet ze in de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek of volg de cao. Dan weet iedereen waar hij aan toe is. Jij ook.

Gaat een werknemer uit dienst? Dan betaal je het opgebouwde, nog niet uitbetaalde vakantiegeld uit bij de eindafrekening.

Vakantiegeld in mei: houd rekening met je loonkosten

Voor jou als werkgever kan uitbetaling in mei zorgen voor een flinke piek in de loonkosten. Zeker als je team groeit, loopt het opgebouwde vakantiegeld snel op. Wil je die kosten liever spreiden? Dan kun je vakantiegeld ook maandelijks of op een ander moment uitbetalen, zolang je dit duidelijk vastlegt in de arbeidsovereenkomst, cao of arbeidsvoorwaardenregeling. Zet het vakantiegeld altijd herkenbaar op de loonstrook, zodat duidelijk blijft wat regulier loon is en wat vakantiegeld is. 

Hoeveel vakantiedagen bouwt een werknemer op?

Een werknemer bouwt per jaar minimaal 4 keer de wekelijkse arbeidsduur op aan wettelijke vakantie-uren.

Voorbeelden:

• Werkt iemand 40 uur per week? Dan is het minimum 160 vakantie-uren per jaar.
• Werkt iemand 32 uur per week? Dan is het minimum 128 vakantie-uren per jaar.
• Werkt iemand 24 uur per week? Dan is het minimum 96 vakantie-uren per jaar.

Geef je meer vakantiedagen dan het wettelijke minimum? Dan zijn dat bovenwettelijke vakantiedagen. Die extra dagen leg je vast in de arbeidsovereenkomst, cao of arbeidsvoorwaardenregeling.

Wanneer neemt een werknemer vakantiedagen op?

Je werknemer vraagt vakantie aan. Als werkgever keur je die aanvraag in principe goed, tenzij er een goede reden is om dat niet te doen. Bijvoorbeeld omdat de planning echt vastloopt of de bedrijfsvoering in gevaar komt.

Wil je een vakantieaanvraag weigeren? Doe dat dan schriftelijk en op tijd. Wacht je te lang, dan mag je werknemer ervan uitgaan dat de vakantie is goedgekeurd.

Klinkt als iets wat je liever niet in losse mailtjes bijhoudt? Klopt. Verlof werkt beter met één duidelijk overzicht. Zeker als je team groeit. Openstaande uren, aanvragen, goedkeuringen, allemaal in één overzicht. Alles direct voor elkaar. Dat maakt vakantieplanning gelijk een stuk minder spannend. 

Wanneer vervallen vakantiedagen?

Wettelijke vakantiedagen vervallen meestal een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Vakantiedagen uit 2025 vervallen dus in principe op 1 juli 2026. In een cao of schriftelijke overeenkomst kan een ruimere termijn gelden. Natuurlijk moet je werknemers wel de kans geven om vakantie op te nemen. En hen duidelijk en tijdig hebben gewezen op het openstaande saldo en het vervalrisico. 

Bovenwettelijke vakantiedagen blijven meestal langer geldig. Die verjaren doorgaans na 5 jaar. Houd dit goed bij, want oude vakantiedagen kunnen anders ongemerkt blijven staan.

Slim om te doen: wijs werknemers actief op hun openstaande vakantiedagen en stimuleer ze om vakantieverlof op te nemen. Niet alleen omdat dat administratief netjes is, maar ook omdat vakantie nemen belangrijk is. Uitgeruste mensen werken nu eenmaal beter.

Vakantiegeld of vakantiedagen uitbetalen: wat mag wel en niet?

Vakantiegeld betaal je uit. Vakantiedagen laat je in principe opnemen.

Wettelijke vakantiedagen mag je tijdens het dienstverband niet zomaar uitbetalen. Die zijn bedoeld om vrij te nemen. Bij het einde van het dienstverband betaal je niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen wel uit.

Bovenwettelijke vakantiedagen mag je soms wel uitbetalen tijdens het dienstverband. Dat kan alleen als je daar samen afspraken over maakt en het goed vastlegt.

Bij de eindafrekening bij uitdiensttreding betaal je in ieder geval uit wat nog openstaat: opgebouwd vakantiegeld, niet-opgenomen vakantiedagen en andere bedragen waar je werknemer nog recht op heeft.

Veelgemaakte fouten bij vakantiegeld en vakantiedagen

Vakantiegeld en vakantiedagen zijn op papier niet ingewikkeld. In de praktijk gaat het toch vaak mis. De grootste fout? Denken dat vakantiegeld en vakantiedagen ongeveer hetzelfde zijn. Dat zijn ze dus niet.

Ook dit gaat vaak mis:

• Vakantiegeld niet duidelijk genoeg tonen op de loonstrook. 
• Vakantie-uren niet goed bijhouden bij parttimers of oproepkrachten. 
• Vergeten dat werknemers tijdens ziekte gewoon vakantiedagen kunnen blijven opbouwen. 
• Te laat signaleren dat de wettelijke vakantiedagen bijna vervallen. 
• Bovenwettelijke en wettelijke vakantiedagen op één hoop gooien.
• Bij uitdiensttreding zaken als openstaand vakantiegeld, niet-opgenomen vakantiedagen of opgebouwde rechten tot de laatste werkdag vergeten.

Allemaal oplosbaar. Maar dan moet je administratie wel kloppen.

Veelvoorkomende misverstanden

Er zijn ook allerlei misverstanden over vakantiegeld en vakantiedagen die we vaak horen. Om er zeker van te zijn dat je bij je salarisadministratie niet de mist in gaat, zetten we de belangrijkste misverstanden voor je op een rij. 

Is vakantiegeld hetzelfde als vakantietoeslag?
Ja, meestal wel. Vakantiegeld, vakantietoeslag en vakantiebijslag worden vaak door elkaar gebruikt. De wettelijke term is vakantiebijslag. In de praktijk zegt bijna iedereen vakantiegeld.

Is vakantiegeld hetzelfde als vakantieverlof?
Nee. Vakantiegeld is een bedrag dat je uitbetaalt. Vakantieverlof is de tijd die je werknemer vrij neemt. Je werknemer heeft recht op allebei: geld om vakantie te kunnen betalen én betaalde vrije tijd om vakantie op te nemen.

Kan ik vakantiedagen uitbetalen?
Alleen onder voorwaarden. Bovenwettelijke vakantiedagen mag je afkopen als jij en je werknemer dat allebei willen. Wettelijke vakantiedagen mag je tijdens het dienstverband niet uitbetalen. Dat mag pas bij het einde van het contract.

Moet vakantiegeld altijd in mei uitbetaald worden?
Nee. Mei is gebruikelijk, maar niet verplicht in alle situaties. Je mag vakantiegeld ook in een andere maand of maandelijks uitbetalen, zolang je dit duidelijk afspreekt en vastlegt. Bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst, cao of arbeidsvoorwaardenregeling. Vermeld het vakantiegeld ook herkenbaar op de loonstrook. 

Kan vakantiegeld maandelijks worden uitbetaald?
Ja, als daar afspraken over zijn gemaakt. Dit zie je vaak bij oproepkrachten. Leg de afspraak duidelijk vast en vermeld het vakantiegeld herkenbaar op de loonstrook. Het mag niet bij het salaris worden opgeteld.

Heeft een oproepkracht recht op vakantiegeld en vakantiedagen?
Ja. Ook oproepkrachten en werknemers met een nulurencontract hebben recht op doorbetaalde vakantie-uren en vakantiegeld.

Bouwt een werknemer vakantiedagen op tijdens ziekte?
Ja, in principe wel. Ziekte stopt de vakantieopbouw niet zomaar. En neemt een zieke werknemer vakantie op, dan geldt tijdens die vakantiedagen 100% loon.

Mag een werknemer alle vakantiedagen meenemen naar volgend jaar?
Niet onbeperkt. Wettelijke vakantiedagen vervallen meestal een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Bovenwettelijke vakantiedagen blijven meestal langer geldig.

Mag ik als werkgever bezwaar maken tegen vakantieverlof?
Ja, maar alleen als daar een gegronde reden voor is, het zogenaamde zwaarwegende bedrijfsbelang. Maak je bezwaar? Doe dit dan binnen twee weken na de vakantieaanvraag schriftelijk aan je werknemer. Doe je dat niet, dan heeft je werknemer recht op het opnemen van de uren.

Wat gebeurt er met vakantiedagen als een werknemer uit dienst gaat?
Dan reken je af. Heeft je werknemer nog vakantiedagen over? Dan betaal je die uit in de eindafrekening. Dat geldt voor wettelijke én bovenwettelijke vakantiedagen. Heeft je werknemer juist te veel vakantie opgenomen? Dan kun je die uren meestal verrekenen, zolang je dit goed hebt vastgelegd. Vergeet ook het opgebouwde vakantiegeld niet. Alles wat nog openstaat tot de laatste werkdag neem je mee in de eindafrekening. Lekker overzichtelijk. Geen losse eindjes.

Bereken ik voor iedere medewerker vakantiegeld op dezelfde manier?
De basis is hetzelfde: minimaal 8% van het brutojaarsalaris. Maar de praktijk verschilt per medewerker. Bij een vaste fulltimer reken je vaak met het vaste brutoloon. Bij parttimers, oproepkrachten of werknemers die later in dienst zijn gekomen, bereken je vakantiegeld over het loon dat zij daadwerkelijk hebben verdiend. Oproepkrachten bouwen vakantiegeld dus op over hun gewerkte uren. Check ook altijd de cao of arbeidsovereenkomst voor afwijkende afspraken.

Zo regel je vakantiegeld en vakantiedagen zonder gedoe

Als werkgever wil je vooral weten dat het goed zit. Niet elke keer zoeken wat het verschil is tussen vakantiegeld en vakantiedagen. Niet zelf rekenen in losse Excel-bestanden. Niet twijfelen of je werknemer nog uren open heeft staan.

Met Employes regel je je HR- en salarisadministratie direct zelf. Van vakantiegeld tot verlofsaldo. Van loonstrook tot eindafrekening. Alles op één plek, zonder tussenpartij en zonder dat je salarisexpert hoeft te zijn.

Paar kliks. Geregeld.

Kort samengevat: verschil vakantiegeld en vakantiedagen

Het verschil tussen vakantiegeld en vakantiedagen is simpel.

Vakantiegeld is een financiële toeslag van meestal minimaal 8% van het brutojaarsalaris. Je betaalt dit uit via de loonstrook.

Vakantiedagen zijn betaalde vrije uren of dagen. Je werknemer neemt ze op en krijgt het loon doorbetaald.

Je werknemer heeft recht op beide. Als werkgever moet je dus vakantiegeld berekenen, reserveren en uitbetalen én vakantiedagen goed bijhouden. Met een duidelijke administratie blijft dat lekker overzichtelijk. En hoeft het geen gedoe te zijn.