Loonaangifte uitgelegd
Iedere werkgever krijgt ermee te maken: de loonaangifte. Of, zoals de Belastingdienst het noemt, de aangifte loonheffingen. Niet een woord waar je gelijk enthousiast van wordt. Snappen we. Klinkt ingewikkeld? Dat hoeft het niet te zijn.
Je wilt je medewerkers op tijd betalen. Niet verdwalen in regels en deadlines. Logisch. Met een goede salarisadministratie is de loonaangifte vooral een vaste stap in je proces.
Wat is aangifte loonheffing?
Ben je werkgever en betaal je salaris? Dan ben je in de meeste gevallen verplicht om loonaangifte te doen. Ook wanneer je maar één medewerker in dienst hebt.
Met de loonaangifte geef je door hoeveel loon je hebt uitbetaald en welke loonheffingen je hebt ingehouden. Simpel gezegd: je laat de Belastingdienst weten wat je hebt betaald en afgedragen.
De Belastingdienst gebruikt deze gegevens onder andere voor loonbelasting, premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zorgverzekeringswet. Ook organisaties zoals het UWV gebruiken deze informatie voor bijvoorbeeld uitkeringen en werknemersverzekeringen. Één aangifte, veel belangrijke gegevens. Daarom wil je dat alles klopt.
Loonaangifte en loonheffingen: wat is het verschil?
Loonaangifte en loonheffingen. Ze worden vaak door elkaar gebruikt. Logisch, want ze hebben alles met elkaar te maken. Toch betekenen ze niet precies hetzelfde.
- Loonheffing is de belasting en premies die je als werkgever inhoudt op het salaris van je werknemer.
- Loonheffingen is de officiële verzamelnaam die de Belastingdienst gebruikt voor alle bedragen die je afdraagt.
- Loonaangifte (of aangifte loonheffingen) is de aangifte waarmee je deze gegevens doorgeeft aan de Belastingdienst.
Kort gezegd: je berekent loonheffingen, maar je doet loonaangifte.
Welke loonheffingen geef je door?
Bij een loonaangifte geef je meer door dan alleen het salaris. Namelijk de loonheffingen die daarbij horen. Dit zijn de belangrijkste.
Loonbelasting
Loonbelasting is een voorschot op de inkomstenbelasting van je werknemer. Je houdt dit bedrag in op het salaris en draagt het af aan de Belastingdienst. Bij de jaarlijkse belastingaangifte wordt gekeken of de werknemer nog moet bijbetalen of juist geld terugkrijgt.
Premies volksverzekeringen
De premies volksverzekeringen zijn bedoeld voor landelijke regelingen. Denk aan de Algemene Ouderdomswet (AOW), de Algemene nabestaandenwet (Anw) en de Wet langdurige zorg (Wlz). Deze premies worden samen met de loonbelasting ingehouden op het loon van de werknemer.
Premies werknemersverzekeringen
Als werkgever betaal je ook premies voor werknemersverzekeringen. Deze houd je niet in op het nettoloon van je werknemer. Hiermee zijn werknemers verzekerd voor situaties zoals werkloosheid of arbeidsongeschiktheid.
Bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)
Je betaalt verder een inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet (Zvw). De hoogte van de bijdrage hangt af van het loon van de werknemer en de regels die op dat moment gelden.
Wanneer moet je aangifte loonheffing doen?
In de meeste gevallen doe je iedere maand aangifte. Sommige werkgevers doen dit iedere vier weken. Welk tijdvak voor jou geldt, hoor je van de Belastingdienst wanneer je je aanmeldt als werkgever.
Ook als je in een bepaalde periode geen loon hebt uitbetaald, moet je vaak aangifte doen. Dat heet een nihilaangifte. Zo weet de Belastingdienst dat je in die periode geen loonheffingen hoeft af te dragen.
Twijfel je of je aangifte moet doen? Controleer dit altijd. Je wilt gewoon dat het klopt. Een vergeten nihilaangifte kan namelijk dezelfde gevolgen hebben als een te late aangifte. Goed plannen voorkomt stress, boetes en extra administratie.
Wat gebeurt er als je te laat bent?
De aangifte moet altijd op tijd binnen zijn. Dat geldt ook voor de betaling van de loonheffingen. Ben je te laat? Dan kun je een boete van de Belastingdienst krijgen. Ook betaal je mogelijk belastingrente als de loonheffingen niet op tijd zijn voldaan.
Gelukkig is dat eenvoudig te voorkomen. Plan een vast moment voor je loonaangifte of gebruik salarissoftware die je aan belangrijke deadlines helpt herinneren. Met Employes werk je met slimme taken. Is een taak nog niet afgerond? Dan sturen we je een herinnering. Zo houd je grip op iedere deadline.
Hoe doe je loonaangifte?
Een loonaangifte bestaat uit een aantal vaste stappen. Heb je een goede loonadministratie? Dan kost het vaak minder tijd dan je denkt.
Stap 1. Salaris verwerken
Begin met het controleren van je loonadministratie. Zorg dat alle salarissen, contractwijzigingen, gewerkte uren en vergoedingen zijn verwerkt. Zo werk je met de juiste gegevens.
Stap 2. Bereken de loonheffingen
Bereken hoeveel loonbelasting, premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet je moet afdragen. Gebruik je salarissoftware? Dan gebeurt dit grotendeels automatisch. Dat verkleint de kans op fouten.
Stap 3. Verstuur de aangifte
De loonaangifte verstuur je digitaal naar de Belastingdienst. Werk je met salarissoftware? Dan gebeurt dit meestal rechtstreeks vanuit het systeem via Digipoort.
Stap 4. Betaal de loonheffingen
Na het versturen van de aangifte betaal je de loonheffingen. Zorg dat de betaling op tijd binnen is. In de meeste gevallen is de betaaldatum gelijk aan de uiterste aangiftedatum.
Stap 5. Controle en eventuele correcties
Controleer na het versturen of de aangifte goed is verwerkt. En of de betaling is gelukt.
Voor veel ondernemers is salarissoftware de prettigste keuze. Je vermindert handmatig werk. De kans op fouten wordt kleiner. En veel gegevens worden automatisch ingevuld. Minder handmatig werk. Meer zekerheid. Direct voor elkaar.
Loonaangifte corrigeren
Wat als je een fout maakt? Dat kan gebeuren. Geen zorgen. Veel fouten kun je gewoon herstellen.
- Ontdek je de fout voordat de aangiftetermijn is verstreken? Dan kun je meestal een nieuwe aangifte indienen.
- Kom je er pas later achter? Dan verstuur je een correctiebericht. Daarmee geef je de juiste gegevens alsnog door aan de Belastingdienst.
Hoe sneller je een fout corrigeert, hoe kleiner de kans op extra kosten of vragen achteraf.
Welke gegevens heb je nodig?
Voor je begint, verzamel je deze gegevens:
- loonheffingennummer;
- persoonsgegevens van werknemers;
- burgerservicenummer (BSN);
- salarisgegevens;
- gewerkte uren;
- contractgegevens;
- loonheffingskorting;
- pensioenpremies;
- vergoedingen en inhoudingen;
- eventuele bijzondere beloningen, zoals bonussen of vakantiegeld.
Hoe beter je administratie op orde is, hoe kleiner de kans op correcties achteraf. Actuele gegevens erin. Een betere aangifte eruit.
Loonaangifte zelf doen of uitbesteden?
Vraag je je af wat slimmer is: zelf verlonen of payroll? Beide opties hebben voordelen.
Zelf doen
- lagere maandelijkse kosten;
- altijd inzicht in je administratie;
- meer controle over je gegevens.
Steeds meer mkb'ers kiezen daarom voor salarissoftware. Je houdt zelf de regie, terwijl berekeningen en controles grotendeels automatisch verlopen.
Uitbesteden
Besteed je de loonaangifte uit? Dan neemt een specialist het werk uit handen. Dat scheelt tijd, maar je bent vaak afhankelijk van een externe partij. Ook kunnen de kosten oplopen naarmate je bedrijf groeit.
Veelgemaakte fouten bij de aangifte loonheffing
Een kleine fout kan grote gevolgen hebben. Gelukkig zijn de meeste fouten eenvoudig te voorkomen.
Je betaalt de loonheffingen te laat
De loonaangifte indienen is één stap. De loonheffingen op tijd betalen is minstens zo belangrijk. Doe je dat te laat, dan kun je een verzuimboete of belastingrente krijgen.
Tip: plan een vaste dag in voor je loonaangifte. Of werk met salarissoftware die je herinnert aan belangrijke deadlines.
BSN of persoonsgegevens kloppen niet
Een verkeerd burgerservicenummer (BSN) of een typefout in de persoonsgegevens kan ervoor zorgen dat de aangifte niet goed wordt verwerkt.
Controleer de gegevens van nieuwe medewerkers altijd aan de hand van een geldig identiteitsbewijs voordat je ze toevoegt aan je loonadministratie.
Je gebruikt een verkeerd betalingskenmerk
Bij het betalen van de loonheffingen hoort een betalingskenmerk. Gebruik je een verkeerd kenmerk of vergeet je het helemaal? Dan kan de Belastingdienst je betaling mogelijk niet aan de juiste aangifte koppelen.
Neem het betalingskenmerk daarom altijd rechtstreeks over uit de betaalinformatie van de Belastingdienst.
Cao-code of sectorcode is niet juist
Een onjuiste cao-code of sectorindeling kan gevolgen hebben voor de berekening van premies en de verwerking van je loonaangifte.
Zo voorkom je dit: controleer bij wijzigingen in je organisatie of de juiste cao en sectorcode nog worden gebruikt.
Je past de loonheffingskorting verkeerd toe
Een werknemer mag de loonheffingskorting meestal maar bij één werkgever laten toepassen. Gaat dit mis, dan kan de werknemer achteraf belasting moeten betalen.
Verwerk de loonheffingskorting alleen als de werknemer hiervoor een geldige verklaring heeft ingevuld.
Je vergeet wijzigingen in het dienstverband
Een medewerker die uit dienst gaat, meer uren gaat werken of een nieuw contract krijgt. Verwerk je deze wijzigingen niet op tijd? Dan kan je loonaangifte afwijken van de werkelijkheid.
Tip: werk je personeelsadministratie direct bij zodra er iets verandert.
Je vergeet een nihilaangifte
Ook als je tijdelijk geen salaris uitbetaalt, moet je soms aangifte doen. Veel werkgevers vergeten dit. Controleer altijd of je voor die periode aangifteplicht hebt, ook als er geen loon is uitbetaald.
Een paar minuten extra controleren kan veel tijd besparen. Met een actuele loonadministratie en slimme salarissoftware verklein je de kans op fouten aanzienlijk. Minder herstellen. Meer ondernemen.
Checklist loonaangifte
Voordat je de loonaangifte verstuurt, loop je deze checklist nog één keer na.
□ Zijn alle werknemers verwerkt?
□ Kloppen de salarisgegevens?
□ Zijn alle contractwijzigingen bijgewerkt?
□ Is de loonheffingskorting juist toegepast?
□ Zijn pensioenpremies en vergoedingen verwerkt?
□ Heb je de juiste aangifteperiode geselecteerd?
□ Is de aangifte verzonden?
□ Zijn de loonheffingen op tijd betaald?
Alles afgevinkt? Dan kan de aangifte de deur uit.
Hoe automatiseer je de aangifte loonheffingen?
De meeste ondernemers willen helemaal geen expert in loonheffingen worden. Logisch. Je wilt gewoon dat het klopt.
Met salarissoftware automatiseer je een groot deel van het proces. Zo bespaar je tijd, verklein je de kans op fouten en houd je rust rond iedere aangifteperiode.
Wat doet salarissoftware?
- Automatische berekening van loonheffingen - Je hoeft niet zelf te rekenen of wijzigingen in percentages bij te houden.
- Loonaangifte direct verzenden - Je hoeft gegevens niet opnieuw over te nemen of handmatig in te vullen.
- Herinneringen voor belangrijke deadlines - Slimme salarissoftware stuurt herinneringen wanneer het tijd is om je loonaangifte in te dienen of de loonheffingen te betalen.
- Controle op fouten - Ontbreekt er informatie of lijkt iets niet te kloppen? Dan krijg je een melding voordat de aangifte wordt verzonden.
Jij levert de gegevens aan. De software doet de rest van het rekenwerk.
Loonaangifte zonder gedoe met Employes
Niemand begint een bedrijf omdat hij graag belastingaangiftes doet. Daarom helpt het als je salarisadministratie slim is ingericht.
Met Employes regel je je salaris- en HR-administratie op één plek. De software helpt je stap voor stap bij de verloning en ondersteunt ook de loonaangifte. Je kunt op een heldere manier zien welk bedrag je moet overmaken naar de Belastingdienst. En wat de deadline is. Minder gedoe, meer grip en meer tijd om te ondernemen.
Rob Kroezen
Oprichter
Ruim 7 jaar geleden zijn Marius en Rob samen begonnen met Employes. Met als missie om salarisadministratie te vereenvoudigen voor ondernemers en HR managers.
Share this post