Wat is bovenwettelijk verlof? Uitleg & regels

Wat is bovenwettelijk verlof?

Bovenwettelijk verlof bestaat uit alle vakantiedagen die je als werkgever boven het wettelijke minimum geeft.

In Nederland heeft een werknemer wettelijk recht op minimaal 4 keer het aantal werkuren per week. Werkt iemand 40 uur per week? Dan is het wettelijke minimum 160 vakantieuren per jaar. Meestal komt dat neer op 20 vakantiedagen. Geef je in totaal 25 vakantiedagen per jaar? Dan zijn 20 dagen wettelijk en 5 dagen bovenwettelijk.

Die extra dagen leg je vast in de cao, arbeidsovereenkomst, bedrijfsregeling of het personeelshandboek. Soms volgt het aantal bovenwettelijke vakantiedagen uit de sector. Soms kies je er zelf voor als aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde.

Voor jou als werkgever betekent dit: je houdt niet alleen bij hoeveel verlof iemand heeft, maar ook welk soort verlof het is. Want wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen lijken op elkaar. Ze werken alleen niet hetzelfde. Er gelden andere regels, vooral bij geldigheid, uitbetaling en afspraken over opname. Maak je geen duidelijk onderscheid tussen beide soorten vakantiedagen, dan krijg je al snel gedoe. Denk aan verkeerde verlofsaldi, discussies over oude vakantiedagen of een eindafrekening die niet klopt.

Liever niet.

Eén regel helpt alvast: zet wettelijke en bovenwettelijke dagen nooit op één hoop. Dan is bovenwettelijk verlof prima te regelen. Zeker als je HR- en salarisadministratie software met je meedenkt.

Wat is het verschil tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof?

Het verschil zit zo: wettelijk verlof is verplicht. Bovenwettelijk verlof is extra.

In de praktijk zit het verschil vooral in drie dingen: afspraken, geldigheid en uitbetaling.

1. Afspraken
Het wettelijke minimum geldt altijd. Daar kun je als werkgever niet onder gaan zitten.

Bovenwettelijke vakantiedagen geven meer ruimte voor afspraken. Denk aan afspraken over meenemen naar volgend jaar, uitbetalen, een maximumsaldo of aanvraagregels. Die afspraken leg je vast in de cao, arbeidsovereenkomst of verlofregeling.

Juist omdat je meer ruimte hebt, wil je bovenwettelijke dagen goed registreren. Meer vrijheid betekent ook: meer kans op onduidelijkheid als je niets vastlegt.

2. Geldigheid
Wettelijke vakantiedagen vervallen meestal 6 maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Vakantiedagen uit 2025 vervallen dan op 1 juli 2026. Dit geldt niet als een werknemer redelijkerwijs niet in staat was om de dagen op te nemen. Of als er ruimere afspraken zijn gemaakt.

Bovenwettelijke vakantiedagen blijven langer staan. Daarvoor geldt meestal een verjaringstermijn van 5 jaar.

3. Uitbetaling
Wettelijke vakantiedagen mag je tijdens het dienstverband niet zomaar uitbetalen. Dat mag alleen bij einde dienstverband. Bovenwettelijke vakantiedagen kun je wel uitbetalen, als daar afspraken over zijn gemaakt.

Voor je administratie betekent dit: elk verlofsaldo heeft zijn eigen regels. En dus ook zijn eigen verwerking.

Hoeveel bovenwettelijke vakantiedagen geef je als werkgever?

Dat hangt af van je cao, sector, arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden.

Sommige werkgevers geven alleen het wettelijke minimum. Andere werkgevers bieden 24, 25 of 28 vakantiedagen per jaar. In veel sectoren bepaalt de cao hoeveel vakantiedagen een werknemer krijgt. In andere gevallen leg je dit zelf vast in het contract.

Twee voorbeelden:

Iemand werkt 40 uur per week. Het wettelijk minimum is 160 uur (20 dagen). In totaal spreek je 200 uur (25 dagen) af. Dan is 40 uur, ofwel 5 dagen, bovenwettelijk.
Werkt iemand 24 uur per week? Dan is het wettelijke minimum 96 uur, meestal 12 dagen. Spreek je in totaal 120 uur verlof af? Dan zijn 24 uur, oftewel 3 dagen, bovenwettelijk.

Hoeveel bovenwettelijke vakantiedagen verstandig zijn, hangt af van wat je wilt bieden als werkgever. Extra verlof kan helpen om aantrekkelijk te blijven voor personeel. Maar het vraagt ook om goede planning en duidelijke registratie.

Want extra dagen zijn fijn. Tot iedereen ze tegelijk wil opnemen.

Hoe lang zijn bovenwettelijke vakantiedagen geldig?

Bovenwettelijke vakantiedagen zijn meestal 5 jaar geldig. Daarna verjaren ze.

Dat is een stuk langer dan wettelijke vakantiedagen. Een werknemer kan deze dagen langer meenemen. Tenzij je in de cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling andere geldige afspraken hebt gemaakt.

Let op het verschil tussen vervallen en verjaren. Wettelijke vakantiedagen vervallen meestal. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren meestal. Voor de dagelijkse administratie hoef je daar geen juridisch college van te maken, maar je moet wel de juiste termijn per verlofsoort toepassen.

Daarom wil je per verlofsoort kunnen zien:

Wanneer de dagen zijn opgebouwd
Om welk type verlof het gaat
Welke geldigheid geldt
Welke dagen als eerste worden opgenomen

Zo voorkom je dat oude saldi blijven rondzweven. Of juist te vroeg verdwijnen.

Mag je bovenwettelijk verlof uitbetalen?

Ja, als werkgever mag je bovenwettelijke vakantiedagen uitbetalen. Dit wordt ook wel het afkopen van bovenwettelijke dagen genoemd.

Belangrijk is wel dat je hier duidelijke afspraken over maakt. Bijvoorbeeld in de cao, arbeidsovereenkomst of een aparte verlofregeling. Je kunt bovenwettelijke dagen dus niet zomaar eenzijdig afkopen omdat het administratief beter uitkomt of omdat een werknemer veel verlof heeft opgebouwd.

De werknemer moet hiermee akkoord gaan, tenzij de afspraken hierover al vooraf goed zijn vastgelegd.

Wettelijke vakantiedagen mag je tijdens het dienstverband niet uitbetalen. Bij uitdiensttreding werkt het anders: dan moeten alle openstaande vakantiedagen worden afgerekend. Dat geldt voor wettelijke en bovenwettelijke dagen.

Voor werkgevers is het daarom slim om vooraf vast te leggen:

Wanneer uitbetaling mogelijk is
Hoe de waarde van een vakantiedag wordt berekend
Wie de aanvraag goedkeurt
Hoe je de uitbetaling verwerkt in de salarisadministratie

Duidelijke afspraak. Minder gedoe.

Kun je bovenwettelijk verlof meenemen naar volgend jaar?

Ja, bovenwettelijk verlof kun je meestal meenemen naar een volgend jaar. Vaak zelfs meerdere jaren bewaren. Dat kan handig zijn. Bijvoorbeeld als een werknemer spaart voor een lange reis, sabbatical of periode waarin iemand minder wil werken.

Maar voor werkgevers kan het ook lastig worden. Het saldo kan behoorlijk oplopen als je hier geen duidelijke afspraken over maakt.

Een groeiend verlofsaldo betekent:

Meer druk op de bezetting
Meer financiële verplichting bij uitdiensttreding
Meer kans op discussie over oude dagen
Minder overzicht in de planning

Maak daarom duidelijke afspraken over het meenemen van bovenwettelijke vakantiedagen. Denk aan een maximumsaldo, aanvraagtermijnen of het actief opnemen van oude dagen. Zorg ook dat werknemers hun saldo makkelijk kunnen bekijken.

Geen verrassingen. Aan beide kanten.

Hoe pak je verlofplanning slim aan?

Bovenwettelijke vakantiedagen raken niet alleen je administratie. Ze raken ook je planning.

Stel: drie werknemers nemen veel bovenwettelijke dagen mee naar het nieuwe jaar. In mei vragen ze allemaal tegelijk vier weken vrij voor dezelfde periode in de zomer. Dan heb je geen administratief probleem meer, maar een bezettingsprobleem.

Goede verlofplanning begint bij inzicht. Maak op tijd inzichtelijk hoeveel verlof er openstaat. Bespreek grote saldi actief. Leg vast hoe verlofaanvragen worden beoordeeld. En zorg dat leidinggevenden weten welke afspraken gelden. Niet pas in december. Niet pas als iemand vertrekt. Gewoon op tijd.

Met een slimme verlofadministratie zie je sneller waar de knelpunten zitten. Dan kun je vooruitplannen, in plaats van achteraf repareren.

Mag een werknemer bovenwettelijk verlof opnemen wanneer hij wil?

Een werknemer mag vakantiedagen aanvragen. Dat betekent alleen niet dat verlof altijd automatisch op elk gewenst moment kan worden opgenomen.

In principe stel je vakantie vast volgens de wens van de werknemer. Als werkgever kun je bezwaar maken als er sprake is van zwaarwegende bedrijfsbelangen. Denk aan een periode waarin meerdere collega’s met dezelfde functie tegelijk vrij willen, waardoor de bezetting echt in de knel komt. Een vakantieaanvraag moet je als werkgever op tijd beoordelen; reageer je niet tijdig, dan kan de vakantie volgens de aanvraag vaststaan.

Ook kun je aanvraagregels vastleggen. Bijvoorbeeld:

Hoeveel weken vooraf verlof moet worden aangevraagd
Hoeveel collega’s tegelijk vrij mogen zijn
Hoe je omgaat met piekperiodes
Wanneer collectieve vakantiedagen gelden
Wie verlofaanvragen goedkeurt

Let wel op: werknemers moeten hun wettelijke vakantiedagen kunnen opnemen. Je kunt verlof dus niet structureel tegenhouden omdat het nooit goed uitkomt. Maak daarom duidelijke regels. Zo blijft verlof eerlijk voor je team en werkbaar voor je planning.

Voor bovenwettelijke vakantiedagen heb je vaak meer ruimte om aanvullende afspraken te maken. Leg die afspraken vast in je verlofbeleid en zorg dat je administratie laat zien welk saldo wettelijk en welk saldo bovenwettelijk is.

Dat voorkomt discussie bij verlofaanvragen, drukke periodes en uitdiensttreding.

Bouwt een werknemer bovenwettelijk verlof op tijdens ziekte, vakantie of ander verlof?

Tijdens ziekte bouwt een werknemer wettelijke vakantiedagen op. Voor bovenwettelijke vakantiedagen kunnen andere afspraken gelden in de cao of arbeidsovereenkomst. Tijdens vakantie loopt de opbouw van vakantiedagen normaal door. Een werknemer blijft in dienst en ontvangt loon. Vakantie opnemen stopt de vakantieopbouw dus niet.

Ook tijdens zwangerschaps- en bevallingsverlof, aanvullend geboorteverlof, langdurig zorgverlof en gedeeltelijke ziekte bouwt een werknemer vakantieuren op. Bij onbetaald verlof bouwt een werknemer meestal geen verlof op. Voor bovenwettelijke vakantieuren kunnen andere afspraken in de cao staan. Controleer daarom altijd welke regeling voor jouw organisatie geldt.

Voor werkgevers is vooral belangrijk dat je de cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling erbij pakt. Zeker bij langdurige ziekte, wisselende contracturen, onbetaald verlof of uitdiensttreding. Dit zijn precies de situaties waarin verlofadministratie snel rommelig wordt. En rommelige administratie kost tijd.

Wat gebeurt er met bovenwettelijk verlof bij uitdiensttreding?

Gaat een werknemer uit dienst? Dan moet je openstaande vakantiedagen verwerken in de eindafrekening. Dat geldt voor wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Niet-opgenomen dagen worden bij het einde van het dienstverband uitbetaald.

Voor jou als werkgever is het dan belangrijk dat het saldo klopt. Niet ongeveer. Gewoon goed.

Controleer vóór de eindafrekening:

Hoeveel wettelijke vakantiedagen openstaan
Hoeveel bovenwettelijke vakantiedagen openstaan
Welke dagen al zijn opgenomen
Of er nog verlofaanvragen verwerkt moeten worden
Welke afspraken er gelden over uitbetaling
Of alles correct in de salarisadministratie terechtkomt

Een fout in de eindafrekening kost tijd, geld en vertrouwen. Liever direct goed.

Hoe registreer je bovenwettelijk verlof goed?

Goede registratie begint met onderscheid. Houd wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen apart bij. Niet alleen in je contracten, maar ook in je verlofsysteem en salarisadministratie. Zo voorkom je fouten in vervaltermijnen, uitbetaling, verlofplanning en eindafrekeningen. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk gaat het daar vaak mis.

Zo houd je grip.

Leg het aantal dagen goed vast. Noteer per werknemer hoeveel vakantiedagen zijn afgesproken. Splits het wettelijke en bovenwettelijke deel.
Koppel de juiste termijn aan elk saldo. Wettelijke dagen hebben meestal een kortere vervaltermijn. Bovenwettelijke dagen blijven meestal langer geldig. Communiceer dit duidelijk naar werknemers, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.
Laat oude dagen eerst opnemen. Richt je administratie zo in dat verlof logisch wordt afgeboekt. Zo voorkom je dat oude dagen blijven staan terwijl nieuwe dagen verdwijnen.
Houd rekening met contracturen. Wijzigt iemand van 40 naar 32 uur? Dan heeft dat invloed op de opbouw. Zorg dat je systeem dit goed verwerkt.
Sluit verlof en salaris op elkaar aan. Verlof raakt de loonadministratie. Zeker bij uitbetaling, ziekte en uitdiensttreding.
Maak saldi inzichtelijk. Werknemers willen weten hoeveel verlof ze hebben. Jij wilt kunnen zien wat dit betekent voor planning, kosten en bezetting.

Zo wordt verlof geen losse administratie naast je administratie. Het wordt gewoon onderdeel van je personeelszaken. Met Employes houd je salaris- en HR-zaken op één plek. Zoals het hoort.

Veelgemaakte fouten bij bovenwettelijk verlof

De grootste fout? Geen onderscheid maken tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Als alle dagen op één hoop belanden, wordt het lastig om de juiste regels toe te passen. Dan weet je niet welke dagen na 6 maanden vervallen, welke dagen 5 jaar geldig blijven en welke dagen je wel of niet mag uitbetalen.

Andere fouten die vaak voorkomen:

Verkeerde geldigheid gebruiken
Uitbetaling niet goed vastleggen
Bovenwettelijke dagen uitbetalen zonder duidelijke afspraak
Verlofsaldi niet meenemen in de planning
Verlof niet goed verwerken bij uitdiensttreding
Opbouw tijdens ziekte verkeerd verwerken
Afspraken niet vastleggen in contract of cao-regeling
Werknemers onvoldoende informeren over openstaande dagen
Afspraken verspreid bewaren

Het goede nieuws? Dit voorkom je grotendeels met een duidelijke inrichting van je verlofadministratie. Eén keer goed regelen. Eén plek. Eén overzicht. Duidelijke regels.

Meer grip op verlofadministratie met Employes

Bovenwettelijk verlof hoeft geen administratieve puzzel te zijn. Als je weet wat het verschil is tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen, kun je de regels goed toepassen. Maar je moet ze wel goed vastleggen. Per werknemer. Per verlofsoort. Per saldo.

Met Employes regel je je salaris- en HR-administratie direct zelf. Zonder tussenpartij. Zonder salarisexpert te zijn. Je houdt controle over verlof, contracten, salarisverwerking en werknemersgegevens op één plek. Zo weet je precies welk saldo openstaat, wat er moet worden uitbetaald en waar je planning knelt.

Met Employes heb je het direct voor elkaar.