Management fee zonder gedoe: zo werkt het

Wat is een management fee?

Een management fee klinkt behoorlijk financieel. In de praktijk valt dat erg mee. Het is een vergoeding die de onderneming betaalt voor de managementwerkzaamheden die je uitvoert. Je komt ’m vaak tegen bij DGA’s met een holding en werkmaatschappij.

De constructie ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Werkmaatschappij → management fee → holding → DGA-salaris → DGA

Je bent in dienst bij je holding en verricht vanuit die holding management- of bestuurswerkzaamheden voor de werkmaatschappij. De werkmaatschappij betaalt daarvoor een managementvergoeding aan je holding. Vanuit je holding ontvang je vervolgens je DGA-salaris.

Een management fee is dus geen salaris. Het is een betaling tussen ondernemingen voor geleverde diensten. 

Hoe werkt een management fee?

Je holding en werkmaatschappij zijn afzonderlijke rechtspersonen. Verricht je vanuit de holding managementdiensten voor de werkmaatschappij? Dan maak je afspraken over de vergoeding daarvoor. 

In de praktijk werkt dat meestal zo:

1. vanuit de holding verricht je managementwerkzaamheden voor de werkmaatschappij;
2. je legt afspraken over de werkzaamheden en vergoeding vast;
3. de holding brengt de afgesproken management fee in rekening bij de werkmaatschappij;
4. de werkmaatschappij betaalt de vergoeding aan de holding;
5. de holding verwerkt de ontvangen vergoeding in de administratie;
6. vanuit de holding betaal je onder andere je DGA-salaris en verwerk je dit in de salarisadministratie;
7. wat na salaris en andere kosten in de holding overblijft, behoort tot het resultaat van de holding.

Je management fee één-op-één als salaris behandelen klopt dus niet. Het zijn administratief en fiscaal verschillende zaken. Dat onderscheid is belangrijk. Maak je vanuit de werkmaatschappij simpelweg iedere maand geld over naar je privérekening, dan is dat niet automatisch een management fee. 

Wanneer gebruik je een management fee?

Met een management fee leg je duidelijk vast welke vergoeding je holding ontvangt voor de werkzaamheden voor de werkmaatschappij. 

Stel: jij en je compagnon zijn via jullie eigen holdings aandeelhouder van dezelfde werkmaatschappij. Jullie kunnen dan allebei vanuit de eigen holding managementwerkzaamheden verrichten voor de werkmaatschappij. De werkmaatschappij kan dan met beide holdings afspraken maken over de werkzaamheden en managementvergoeding. De vergoeding daarvoor gaat naar jullie holdings. Vanuit je eigen holding regel je vervolgens je eigen salarisadministratie.

Bij Employes zien we dit als een veelgebruikte oplossing voor DGA's die vanuit hun holding werken. Je bepaalt daarmee zelf hoe je de verloning vanuit je holding regelt, onafhankelijk van de salarisafspraken binnen de werkmaatschappij. Dat geeft je meer vrijheid over je eigen verloning. 

Wanneer heb je geen management fee nodig?

Niet iedere DGA heeft automatisch een management fee nodig.

Ben je bijvoorbeeld rechtstreeks in dienst bij je werkmaatschappij en ontvang je vanuit die bv je DGA-salaris? Dan is een management fee naar een persoonlijke holding niet nodig. Een dienstverband geeft minder administratieve lasten omdat je voor je holding geen aparte loonaangifte voor dat salaris hoeft te doen. Ook kunnen specifieke situaties rond WBSO of niet-verrekenbare btw een rol spelen.

Welke constructie handig is, hangt af van je onderneming. Een holding hebben betekent niet automatisch dat je verplicht een management fee moet gebruiken.

Management fee versus salaris: wat is het verschil?

Een management fee en DGA-salaris worden nog weleens op één hoop gegooid. Toch zijn het twee verschillende geldstromen.

• Management fee: de vergoeding die de ene onderneming aan de andere onderneming betaalt voor managementdiensten. Het bedrag komt niet rechtstreeks op jouw privérekening terecht. 
• DGA-salaris: het loon dat jij als persoon op je privérekening ontvangt van de bv waarbij je in dienst bent. Over dit salaris verwerkt de bv de loonheffingen in de salarisadministratie. Een bv die salaris aan een DGA betaalt, krijgt dus gewoon met een loonadministratie te maken

Ontvangt je holding bijvoorbeeld € 7.000 management fee per maand? Dan betekent dat niet automatisch dat je iedere maand € 7.000 bruto salaris krijgt. De management fee komt binnen bij de holding. Vanuit de holding worden vervolgens je salaris en eventuele andere kosten betaald.

Moet je een managementovereenkomst opstellen?

Werk je vanuit je holding voor de werkmaatschappij? Dan kun je de afspraken vastleggen in een managementovereenkomst. 

Daarin staat onder andere:

• welke werkzaamheden de holding uitvoert;
• de hoogte van de management fee;
• wanneer en hoe de vergoeding wordt betaald;
• de looptijd van de afspraken;
• afspraken over beëindiging;
• verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid.

Een managementovereenkomst is meer dan een papiertje waarop staat welk bedrag je iedere maand overmaakt. Het zorgt ervoor dat iedereen weet waar hij aan toe is. Ook als er later iets verandert.

Een factuur vertelt hoeveel je betaalt. De overeenkomst vertelt waarvoor je betaalt.

Hoe bepaal en bereken je de management fee?

Er bestaat geen standaardbedrag dat iedere holding als management fee moet rekenen. 

In de praktijk kijk je voor het bepalen van de vergoeding onder meer naar de werkzaamheden die vanuit de holding worden verricht en hoeveel tijd je eraan besteedt. Wat zou hier een passende vergoeding voor zijn? Ook de kosten die de holding voor deze werkzaamheden maakt, kunnen een rol spelen. Denk bijvoorbeeld aan je DGA-salaris en andere kosten die samenhangen met de managementwerkzaamheden.

Zorg vooral dat je kunt uitleggen hoe je tot het bedrag bent gekomen. Kies niet zomaar een bedrag omdat dat privé goed uitkomt. Zeker bij transacties tussen verbonden bv's wil je niet achteraf hoeven puzzelen waarom er iedere maand een bepaald bedrag is overgemaakt. Ook een opvallend hoge of lage management fee kan fiscale vragen oproepen als niet duidelijk is hoe de vergoeding tot stand is gekomen.

Leg daarom niet alleen het bedrag vast, maar ook wat de holding daarvoor doet. Zo sluit de vergoeding aan op de daadwerkelijke dienstverlening.

Verwar de minimale management fee vooral niet met het gebruikelijk loon voor een DGA. Voor het gebruikelijk loon gelden wel specifieke fiscale regels. In 2026 bedraagt één van de grenzen binnen de gebruikelijkloonregeling € 58.000 per jaar. Dat betekent niet automatisch dat iedere DGA precies € 58.000 salaris moet ontvangen en al helemaal niet dat de management fee € 58.000 moet zijn.

Moet je btw rekenen over een management fee?

Over managementdiensten brengt de holding in de gebruikelijke situatie btw in rekening. 

Er is een belangrijke uitzondering: vormen je holding en werkmaatschappij samen een fiscale eenheid voor de btw? Dan betaal je geen btw over onderlinge goederen en diensten. De onderdelen mogen elkaar voor die prestaties ook geen btw in rekening brengen.

Een holding en werkmaatschappij vormen niet automatisch een fiscale eenheid. De Belastingdienst stelt onder meer voorwaarden aan de financiële, organisatorische en economische verwevenheid. De ondernemingen moeten daarnaast zelfstandige ondernemers voor de btw zijn en in Nederland gevestigd zijn.

Controleer dus eerst je eigen situatie voordat je besluit wel of geen btw over de management fee te rekenen.

Hoe verwerk je een management fee in de administratie?

De management fee en je DGA-salaris komen in verschillende administraties terecht.

De managementvergoeding tussen de holding en werkmaatschappij verwerk je in de financiële administratie van de bv's. Het salaris dat je vanuit de holding ontvangt, hoort bij de salarisadministratie van de bv waarbij je in dienst bent.

Juist daar wil je het simpel houden.

Daarbij zijn een paar dingen handig om goed te regelen:

• leg de managementafspraken vast;
• zorg dat facturen en betalingen aansluiten op die afspraken;
• verwerk de btw correct;
• houd de management fee en het DGA-salaris uit elkaar;
• beoordeel het gebruikelijk loon afzonderlijk.

Je management fee en DGA-salaris goed verwerken? Dat begint vooral met een administratie waarin je die twee netjes uit elkaar houdt. 

Met Employes kun je zelf de salarisadministratie regelen. Je verwerkt je DGA-salaris, maakt loonstroken aan en houdt je loonadministratie op één plek bij. Heb je naast jezelf ook werknemers in dienst? Dan beheer je hun salarissen vanuit hetzelfde systeem.

De loonaangifte wordt vanuit Employes automatisch naar de Belastingdienst gestuurd. Zo houd je zelf de controle over je verloning, zonder iedere salarisronde via een tussenpartij te hoeven regelen.

Veelgemaakte fouten bij een management fee

Een management fee wordt vooral ingewikkeld als verschillende afspraken en geldstromen door elkaar gaan lopen. Voorkom daarom in ieder geval deze punten:

• Management fee en salaris verwarren. De management fee wordt tussen ondernemingen betaald. Je DGA-salaris ontvang je persoonlijk als loon.
• Geen duidelijke afspraken vastleggen. Leg vast welke werkzaamheden tegenover de vergoeding staan en welke management fee daarvoor geldt. Zeker met meerdere aandeelhouders wil je voorkomen dat later discussie ontstaat over werkzaamheden, bedragen en verantwoordelijkheden. 
• Een bedrag kiezen zonder onderbouwing. Zorg dat de vergoeding past bij de daadwerkelijke werkzaamheden en omstandigheden. En dat je kunt uitleggen hoe je tot het bedrag bent gekomen.
• De gebruikelijkloonregeling vergeten. Een management fee staat los van de beoordeling van je DGA-salaris. Voor 2026 is € 58.000 één van de bedragen waarmee het gebruikelijk loon wordt bepaald.
• Automatisch wel of geen btw rekenen. Controleer of je bv's onderdeel zijn van dezelfde fiscale eenheid voor de btw voordat je de factuur maakt.
• Geen goede administratie bijhouden. Je afspraken op papier moeten natuurlijk wel aansluiten op wat er in de praktijk gebeurt. Zorg daarom dat facturen, betalingen, werkzaamheden en administratie correct zijn.

Een goede administratie begint dus vooral met duidelijke afspraken. Geen spannend verhaal, wel eentje die je liever vooraf goed regelt.

Je DGA-salaris. Direct voor elkaar met Employes.

Holding, werkmaatschappij, management fee en DGA-salaris leveren aardig wat geldstromen op. De management fee regel je tussen je ondernemingen. Je DGA-salaris regel je vanuit de bv waarbij je in dienst bent. Houd je die twee uit elkaar, dan blijft je administratie een stuk overzichtelijker.

Heb je een holdingstructuur met meerdere bv's? Employes is ingericht voor DGA's, holdings en onderliggende entiteiten. Zo houd je zelf de controle over je verloning, zonder dat je voor iedere wijziging afhankelijk bent van een tussenpartij. Dat past precies bij hoe we Employes hebben ingericht: zo simpel mogelijk, betrouwbaar en met persoonlijke hulp wanneer je die nodig hebt.

Je management fee regel je tussen je bv’s. Je DGA-salaris? Dat regel je eenvoudig met Employes. Je verwerkt zelf je salaris, maakt je loonstroken aan en houdt je salarisadministratie op één plek bij. Zo houd je de touwtjes zelf in handen. Direct voor elkaar.