Loonheffingennummer aanvragen: stap voor stap

Hoe vraag je een loonheffingennummer aan?

Kort gezegd: je meldt je onderneming aan als werkgever bij de Belastingdienst. Na goedkeuring ontvang je een loonheffingennummer waarmee je loonaangifte kunt doen. Vraag het nummer ruim vóór de eerste werkdag van je medewerker aan, zodat je salarisadministratie op tijd klaarstaat.

Loonheffingennummer aanvragen in 5 stappen

Binnen 10 minuten geregeld. Volg onderstaande vijf stappen. 

Stap 1. Meld je aan als werkgever

Je meldt je onderneming aan bij de Belastingdienst als werkgever. Daarmee geef je aan dat je loon gaat uitbetalen.

Geen zin om zelf op zoek te gaan naar het formulier? Met onze tool voor het aanvragen van een loonheffingennummer kun je het makkelijk downloaden. 

Stap 2. Vul je bedrijfsgegevens in

Het formulier is zo ingevuld. Zorg alleen dat je onderstaande gegevens bij de hand hebt:

• KvK-nummer;
• RSIN of BSN;
• rechtsvorm;
• bedrijfsnaam;
• vestigingsadres;
• SBI-code;
• contactgegevens.

Neem nog één minuut om alles te controleren. Een foutje kan ervoor zorgen dat je aanvraag vertraging oploopt.

Stap 3. Kies het aangiftetijdvak

Bij de aanvraag geef je aan hoe vaak je loonaangifte doet. De meeste werkgevers doen maandelijks aangifte, dat is het meest praktisch voor de salarissoftware. In sommige situaties is een aangifte per vier weken of vier maanden mogelijk. 

Het gekozen aangiftetijdvak bepaalt wanneer je:

• loonaangifte verstuurt;
• loonheffingen betaalt;
• salarisadministratie afsluit.

Twijfel je welk tijdvak voor jouw organisatie geldt? De Belastingdienst bepaalt uiteindelijk welk aangiftetijdvak van toepassing is. 

Stap 4. Verstuur de aanvraag

Controleer alle gegevens nog één keer voordat je de aanvraag verstuurt. Ontbreekt er informatie? Dan kan de Belastingdienst aanvullende vragen stellen, waardoor de verwerking langer duurt.

Stap 5. Ontvang je loonheffingennummer

Na goedkeuring ontvang je een brief van de Belastingdienst met:

• je loonheffingennummer;
• je aangiftetijdvak;
• informatie over de eerste loonaangifte;
• vaak ook je sectorindeling voor de werknemersverzekeringen.

Binnen? Dan kun je direct aan de slag met je salarisadministratie.

Welk formulier gebruik je voor de aanvraag?

De Belastingdienst gebruikt hiervoor het formulier 'Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever'. Je kunt dit direct via onze website downloaden. 

Werk je met Employes? Dan maken we het nog makkelijker. Nadat je administratie is aangemaakt, kun je een grotendeels ingevuld aanvraagformulier downloaden. Controleer de gegevens, onderteken het formulier en verstuur het naar de Belastingdienst. Zo hoef je niet alles opnieuw in te vullen. Simpel geregeld. 

Welke werknemersgegevens heb je nodig?

Voor de aanvraag zelf zijn meestal nog geen uitgebreide werknemersgegevens nodig. Zodra je salarisadministratie wordt ingericht, heb je die wél nodig.

Verzamel daarom alvast:

• volledige naam;
• adresgegevens;
• BSN;
• geboortedatum;
• bankrekeningnummer;
• kopie identiteitsbewijs;
• loonheffingsverklaring;
• arbeidscontract;
• startdatum;
• salaris en arbeidsduur.

Heb je alles compleet? Dan kun je na ontvangst van je loonheffingennummer direct starten met verlonen.

Hoe lang duurt een aanvraag?

De verwerking duurt meestal één tot enkele weken. Houd in de praktijk rekening met ongeveer twee tot vier weken, afhankelijk van de drukte en of de Belastingdienst aanvullende informatie nodig heeft.

De Belastingdienst heeft tijd nodig om je aanvraag te verwerken. Gebruik de verwerkingstijd meteen slim. Gun jezelf voldoende tijd:

• richt je salarisadministratie in;
• controleer werknemersgegevens;
• leg contracten vast;
• meld werknemers aan bij eventuele pensioenregelingen.

Wacht niet tot de eerste werkdag van je medewerker. Hoe eerder je begint, hoe kleiner de kans dat je salarisadministratie vertraging oploopt.

Wat is een loonheffingennummer?

Een loonheffingennummer is het registratienummer waarmee de Belastingdienst jouw onderneming herkent als werkgever. Heb je personeel in dienst en betaal je loon? Dan gebruik je dit nummer voor alle communicatie over loonheffingen.

Denk aan:

• het indienen van loonaangiften;
• het afdragen van loonbelasting en premies;
• correspondentie met de Belastingdienst;
• het verwerken van je salarisadministratie.

Het loonheffingennummer is gekoppeld aan je onderneming en bestaat meestal uit je RSIN (of BSN bij een eenmanszaak), aangevuld met een code zoals L01. Heb je meerdere loonadministraties, dan kunnen daar nummers als L02 of L03 bij horen.

Wanneer moet je een loonheffingennummer aanvragen?

Weet je dat je binnenkort je eerste medewerker aanneemt? Vraag je loonheffingennummer dan direct aan. Zo voorkom je dat je salarisadministratie stil komt te staan.  

Dat geldt bijvoorbeeld wanneer je:

• je eerste werknemer in dienst neemt;
• een oproepkracht of vakantiekracht aanneemt;
• een parttimer of fulltimer gaat verlonen;
• een directeur-grootaandeelhouder (DGA) salaris gaat uitbetalen.

Heb je tijdens je inschrijving bij de Kamer van Koophandel al aangegeven dat je personeel gaat aannemen? Dan ontvang je het loonheffingennummer in veel gevallen automatisch van de Belastingdienst. Controleer dit altijd voordat je een nieuwe aanvraag indient.

Wat kost een loonheffingennummer aanvragen?

Helemaal niets. Zodra je je als werkgever aanmeldt bij de Belastingdienst, ontvang je na goedkeuring kosteloos een loonheffingennummer.

Houd er wel rekening mee dat je na de aanvraag nog andere verplichtingen hebt, zoals het verwerken van je salarisadministratie, het doen van loonaangifte en het afdragen van loonheffingen. Met Employes regel je dit eenvoudig vanuit één overzichtelijk platform, zodat je administratie direct goed staat ingericht.

Sectorindeling voor premies werknemersverzekeringen

Nadat de Belastingdienst je een loonheffingsnummer heeft toegekend, ontvang je ook de sectorindeling van jouw organisatie. Op basis hiervan wordt bepaald wat voor premies je betaalt voor de werknemersverzekeringen.

Heb je alleen een holding waarin je zelf als DGA werkzaam bent? Dan ontvang je niet altijd een sectorcode.

Wil je meer weten over loonaangifte en salarisadministratie? Ontdek hoe makkelijk salarisadministratie zelf doen is met Employes.

Waar vind je je loonheffingennummer terug?

Ben je het nummer kwijt? Je kunt het op meerdere plekken terugvinden.

Onder andere op:

• de brief van de Belastingdienst;
• eerdere loonaangiften;
• correspondentie over loonheffingen;
• Mijn Belastingdienst Zakelijk;
• je salarissoftware, nadat het nummer is ingevoerd.

Bewaar het nummer goed. Je hebt het regelmatig nodig.

Wanneer verandert een loonheffingennummer?

In de meeste gevallen blijft je loonheffingennummer hetzelfde. Alleen bij bijzondere situaties ontvang je een nieuw nummer. Bijvoorbeeld wanneer:

• je een nieuwe rechtspersoon opricht;
• een onderneming juridisch wordt overgenomen;
• je meerdere loonadministraties krijgt.

Wijzigingen zoals een nieuw adres of een andere contactpersoon leiden meestal niet tot een nieuw loonheffingennummer. Geef zulke wijzigingen wel altijd door aan de Belastingdienst.

Geen personeel meer?

Heb je geen personeel meer in dienst? Dan is het slim om je af te melden als werkgever en je loonheffingennummer te beëindigen. Doe je dit niet, dan zul je voor de rest van dat jaar namelijk een ‘nihil’ loonaangifte moeten doen. Stuur hiervoor een brief naar je Belastingkantoor.

Veelgemaakte misvattingen over het loonheffingennummer

• Een loonheffingennummer is hetzelfde als een btw-nummer
  Dit is niet zo. Een btw-nummer gebruik je voor de omzetbelasting. Een loonheffingennummer gebruik je uitsluitend voor de loonheffingen van je werknemers.
• Ik krijg automatisch een loonheffingennummer zodra ik een KvK-inschrijving heb
  Nee, niet altijd. Geef je bij je inschrijving bij de Kamer van Koophandel aan dat je personeel gaat aannemen, dan stuurt de KvK die informatie door aan de Belastingdienst. In veel gevallen ontvang je dan automatisch een loonheffingennummer. Heb je dat niet aangegeven, dan moet je jezelf alsnog aanmelden als werkgever.
• Met één werknemer heb ik geen loonheffingennummer nodig
  Ook met één werknemer heb je het loonheffingennummer nodig. Zodra je personeel in dienst hebt en loon uitbetaalt, is het noodzakelijk. 
• Ik kan mijn eerste salaris uitbetalen zonder loonheffingennummer
  Nee, je hebt een loonheffingennummer nodig voordat je salarissen kunt verwerken en loonaangifte kunt doen. Je kunt een werknemer natuurlijk wel werven en een arbeidsovereenkomst sluiten. Maar zodra je salaris gaat uitbetalen, heb je een loonheffingennummer nodig om loonheffingen af te dragen en loonaangifte te doen.
• Je hebt een loonheffingennummer nodig om met Employes te kunnen starten
  Je kunt alvast je administratie voorbereiden terwijl je nog op je nummer zit te wachten. Zodra je loonheffingennummer binnen is, vul je dit in en kun je direct starten met je salarisadministratie.

Loonheffingennummer aanvragen met Employes

Een loonheffingennummer aanvragen is vaak de eerste stap voordat je personeel kunt verlonen. Door de aanvraag op tijd te regelen en je administratie alvast voor te bereiden, voorkom je onnodige vertraging.

Heb je je loonheffingennummer binnen? Dan kun je direct aan de slag met je eerste salarisverwerking. Met Employes maken we het je graag makkelijker. Zo houd je zelf de touwtjes in handen. Je richt je salaris- en HR-administratie eenvoudig in, genereert een grotendeels ingevuld aanvraagformulier voor je loonheffingennummer en verwerkt daarna je salarissen vanuit één overzichtelijk platform. Zo houd jij tijd over om te ondernemen, terwijl wij ervoor zorgen dat je salarisadministratie direct voor elkaar is.