5 tips voor het onboarden van werknemers op afstand

Wist je dat goede onboarding van medewerkers retentie, prestaties en werktevredenheid kan verhogen? Maar hoe zit dat dan met een onboarding programma voor werknemers op afstand? Nu een groot deel van de medewerkers thuis werkt is het belangrijk om het onboarding proces te optimaliseren. In dit artikel geven we 5 hands-on tips om ervoor te zorgen dat de onboarding van nieuwe werknemers op afstand vlekkeloos verloopt.

#1 Verklein de afstand door contact te maken

Hoewel werken op afstand voordelig kan zijn voor zowel werknemers als werkgevers, kan het ook de communicatie en verbinding verminderen. Misschien is dit voor de productiviteit belangrijk, toch is het niet fijn als werknemers zich eenzaam of buitengesloten voelen. Zorg er bij het inwerken van werknemers op afstand voor dat je voldoende hulpmiddelen en ondersteuning biedt om contact te leggen.

Komen jouw medewerkers een keer naar kantoor of helemaal niet? Dan kan het moeilijk zijn om persoonlijk contact te maken. Geef ze een voorsprong door vroege introducties te faciliteren. Dit kun je bijvoorbeeld zo doen:

• Een introductie email met leuke weetjes over de nieuwe werknemer. Dit kan 'de newbee' natuurlijk het beste zelf versturen.
• Een social media update met foto (en wellicht quote) van de nieuwe medewerker. Ook tof om aan je netwerk te laten zien dat jouw team groeit!
• Een één-op-één lunch met een leidinggevende of andere teamgenoten om elkaar te leren kennen. Hoe meer face to face tijd een nieuwe werknemer krijgt met zijn teamgenoten, hoe beter.
• Geef een persoonlijke training: nodig de medewerker tijdens de onboarding uit voor een inhouse training en plan, indien mogelijk, gedurende het jaar regelmatig office tijd in. Plan ook jaarlijks teammeetings waarbij je bijvoorbeeld aan teambuilding kunt doen.
• Gebruik tools voor digitale verbinding: software kan teams helpen om digitaal verbonden te blijven, zowel voor de lol als voor hun functie. Denk aan Google Hangouts, Teams en Slack.

#2 Verzin activiteiten voor onboarding op afstand

Begin goed met een geweldige welkomst e-mail. Een warme welkomst e-mail helpt nieuwe medewerkers om zich welkom en betrokken te voelen. Benadruk in deze mail waarom je blij bent dat de nieuwe medewerker aan boord is en stel hem of haar voor aan het team.

De "nieuweling" zijn in een groep is al moeilijk genoeg. Wanneer die groep op afstand werkt, kan het nog uitdagender zijn. Probeer dit te overwinnen door onboarding activiteiten op afstand te verzinnen om iedereen betrokken en aan het praten te houden. Zoiets eenvoudigs als een kennismaking online kan de eenheid versterken en ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers zich snel deel van jouw organisatie voelen.

#3 Bespaar tijd door goede planning en organisatie

Als je, zoals veel organisaties, je nieuwe medewerkers op kantoor uitnodigt voor onboarding en training, heb je een beperkte en afgebakende hoeveelheid tijd hiervoor. Zodra werknemers thuis gaan werken, kan het veel moeilijker zijn om een eventuele training af te ronden en antwoorden op vragen te krijgen. Omdat tijd van essentieel belang is, moet je deze ideeën in gedachten houden bij het organiseren van je onboarding sessies.

#4 Begin met onboarding vóór de startdag van jouw werknemer

Veel onboardingprocessen kun je al in gang zetten voordat de werknemer ooit een voet in het kantoor zet. Tools zoals digitaal ondertekenen van contracten maken het gemakkelijk om al het ‘papierwerk’ af te ronden. Dankzij een standaard digitaal programma kun je heel eenvoudig en snel alle stappen te doorlopen. Veel organisaties vinden het waardevol om een daarbij een HR onboarding checklist te maken.

Je kunt er voor kiezen gebruik te maken van handige HR administratie software voor werknemers. Dit zal jouw leven - en dat van je nieuwe medewerkers - veel gemakkelijker maken. Je verzamelt zo alle informatie die je nodig hebt, verstrekt alle noodzakelijke arbeidsgegevens en bewaart alles op één centrale, handige locatie. Software kan vooral handig zijn wanneer een werknemer op afstand niet persoonlijk aan het inwerkproces kan deelnemen.

#5 Plan een regelmatig feedback of voortgangsgesprek

Feedback geven op afstand is heel anders dan feedback geven op het moment zelf. Dit kan de vooruitgang van werknemers in de weg staan, waardoor managers gefrustreerd raken en externe werknemers in verwarring raken. Hoe kun je dit oplossen? Spreek met elkaar zeer duidelijke verwachtingen uit en maak goede afspraken. Misschien helpen de volgende tips je op weg:

• Medewerkers die op afstand werken, worden soms meer in de gaten gehouden. Is iemand niet online? Waarom krijg je geen reactie op een vraag? Als je tijdens de inwerkperiode duidelijke verwachtingen schept over werktijden, deadlines en communicatie, dan kan er geen verwarring ontstaan.
• Organiseer ook regelmatige feedback momenten na de inwerkperiode. Zorg voor één-op-één gesprekken met de externe medewerkers om problemen te bespreken, coaching te bieden en je relatie te versterken. Dit helpt medewerkers om te begrijpen wat er van hen wordt verwacht en eventuele fouten te corrigeren voordat het problemen oplevert.
• Help je medewerkers ook doelen te stellen: iedereen wil graag groeien en vooruitgang boeken! Je kunt je medewerkers helpen om samen doelen of KPI’s af te spreken en een plan van aanpak hiervoor te maken. Jouw organisatie heeft er tenslotte ook baat bij als werknemers zich verbeteren. Het gebruik van online tools voor het stellen van doelen kan iedereen helpen de doelen voor ogen te houden en de voortgang bij te houden.

Het inwerken van externe medewerkers kan een uitdaging zijn. Maar met wat strategische planning en een beetje hulp van gebruiksvriendelijke HR software kun je enorm veel tijd besparen. Veel plezier en succes met onboarden!

Kunnen wij je helpen?

Heb je hulp nodig? Onze HR & salarisexperts staan voor jou klaar om je vragen te beantwoorden. Neem contact op met support@employes.nl

Wil je direct aan de slag? Dat kan natuurlijk ook. Maak een gratis Employes account aan en ontdek hoe eenvoudig salarisadministratie kan zijn.