Waarom en hoe je salarisadministratie moet uitbesteden

Ondernemers besteden de salarisadministratie om verschillende redenen uit. De salarisverwerking uitbesteden kan tijd en geld besparen en biedt werkgevers toegang tot de nieuwste kennis en technologie op het gebied van salarisadministratie. Loonadministratie is een belangrijk onderdeel van elk bedrijf; het is het proces dat ervoor zorgt dat werknemers nauwkeurig en op tijd worden betaald. Door de salarisadministratie uit te besteden, kunnen werkgevers de details van deze complexe taak overlaten aan deskundigen met gespecialiseerde kennis van de fiscale wet- en regelgeving, waardoor de naleving van de wettelijke voorschriften wordt gewaarborgd.

De voornaamste redenen dat ondernemers en HR-managers loonadministratie uitbesteden

Ondernemers en HR-managers kunnen om tal van redenen besluiten om de salarisadministratie uit te besteden.

1. Het bespaart je tijd. Door salarisadministratie aan een derde toe te vertrouwen, kun je tijd en middelen vrijmaken je bezig te houden met je eigen kernactiviteiten. Om zelf de salarisstroken van een aantal medewerkers te beheren valt nog te overzien. Naarmate je bedrijf groeit, groeit je salarisadministratie mee. Met het uitbesteden ben je daar vaak al op voorbereid.

2. Je haalt extra kennis in huis. Buiten het feit dat je vragen kunt stellen over de belastingregels en termijnen in Nederland krijg je meer expertise, inzicht en kennis van jouw sector. Nog een bijkomend voordeel is dat je inzicht krijgt in het gedrag over verzuim en verlof van jouw werknemers.

3. Het bespaart je hoge kosten. Door de salarisadministratie uit te besteden, hoef je geen intern personeel in te huren voor het beheer van de salarisadministratie. Geschat wordt dat bedrijven die hun salarisadministratie uitbesteden slechts een fractie uitgeven van de kosten die gepaard gaan met een intern team. Deze besparingen kunnen na verloop van tijd snel oplopen, waardoor meer middelen vrijkomen voor andere gebieden van bedrijfsgroei.

3 manieren hoe je jouw loonadministratie kunt uitbesteden

Wil jij ook de salarisadministratie uit handen geven? Hier zijn 3 manieren waarop je vandaag nog kunt starten met het uitbesteden van jouw salarisadministratie:

1. Uitbesteden bij een salariskantoor

Vraag eens na bij jouw boekhouder of accountant of deze al een samenwerking heeft met een salariskantoor. Vaak hebben zij samenwerkingen met salarisspecialisten in de buurt en brengen zij je in contact. Deze samenwerkingen kunnen efficiënte voordelen bieden aangezien zij met elkaar moeten schakelen voor de overkoepelende administratie.

Voordelen:

• Vaak betaal je een vaste prijs per loonstrook van tussen de € 10,00 en € 25,00 euro. Dit hangt van mogelijke complexiteit binnen jouw aanwezige branche of specifieke arbeidsovereenkomst met jouw werknemer.
• Je geeft verlof- en verzuimdagen door aan jouw salariskantoor. Zij verwerken dit en zorgen voor de loonaangifte en loonstrook.
• Je kunt advies vragen over specifieke situaties zoals pensioenregelingen, verzekeringen, arbeidsovereenkomsten en bijzonder verlof.

Nadelen:

• Ondanks dat je een heleboel zaken uitbesteed ligt de verantwoordelijkheid nog steeds in jouw handen als werkgever. Bij verlof of ziektedagen van jouw werknemers zul je zelf moeten schakelen met jouw salariskantoor om alles op tijd en netjes af te handelen. Drukke ondernemers en HR-managers willen dit nog weleens vergeten waardoor dit op jaarbasis hoge kosten met zich mee brengt.
• Niet alle salariskantoren kan elke branche bedienen. Sommige branches en Cao's hebben nadrukkelijke eisen aan de salarisverwerking. Dit kan zorgen voor een lange zoektocht naar een salariskantoor met hoge kosten.

2. Maak gebruik van online salarissoftware

De laatste jaren is het aanbod aan online salarissoftware buitensporig toegenomen. Gebruikelijk is dat salariskantoren zelf ook gebruik maken van grote, complexe software aanbieders, maar tegenwoordig zijn er een aantal SaaS spelers op de markt die enorm hebben ingezet op gebruiksgemak en zicht richten op ondernemers en Hr-managers. Partijen zoals wij, Employes.

Voordelen:

• Je betaalt een extreem lage, vast tarief per loonstrook vanaf slechts € 5,00. Zo ben je bij een groei in het personeelsbestand lager uit met kosten dan bij een salarisadministratiekantoor. Dit kan per jaar honderden tot duizenden euro's besparen.
• Je voert zelf de verlof- en verzuimdagen door aan jouw salariskantoor. Je hoeft dit dus niet door te geven, je kunt direct zelf de wijzigingen doorvoeren. De software regelt automatisch de loonaangifte en de loonstroken.

Nadelen:

• Je hebt bij vrijwel alle aanbieders weinig tot geen persoonlijk contact om specialistische vragen te stellen.
• Online salarissoftware is vaak voor een beperkt aantal branches beschikbaar.
• Je hebt niet een extra paar ogen die controleert of je op een juiste manier de salarissen hebt verwerkt.

3. Payroll

Met payrolling geef je de verantwoordelijkheid voor werkgeverschap uit handen en komt het personeel in dienst van een payrollonderneming.

Voordeel:

• Je haalt veel kennis over HRM-gerelateerde zaken. Dit is interessant voor organisaties die meerdere vraagstukken hebben dan enkel en alleen de salarisadministratie.

Nadeel:

• Het brengt in vergelijking met een salariskantoor of salarissoftware relatief hoge kosten met zich mee. De kosten van het inschakelen van een payrollbedrijf hangt af van het aantal werknemers en de diensten die zij leveren. Over het algemeen variëren de kosten van een percentage van het salaris van een werknemer plus een eenmalige opstartvergoeding. De exacte kosten hangen af van de specifieke behoeften van elk bedrijf.