Reiskosten vergoeden: dit zijn de opties

Werknemers pakken vaker de trein of de auto om op het werk te komen. Het aantal declaraties voor reiskosten neemt daarmee ook toe. Welke opties zijn er voor het declareren van reiskosten? Je leest het in dit artikel.

Hoe kun je reiskosten declareren?

Reizen voor en naar het werk kan natuurlijk op verschillende manieren. De reis declareren dus ook. Er zijn vier verschillende opties die jij je werknemers kunt aanbieden voor het declareren van hun reiskosten:

• Het vergoeden de reiskosten per kilometer
• Het aanbieden van een vaste reiskostenvergoeding per maand
• Het vergoeden van bijvoorbeeld een ov-kaart
• Het aanbieden van een auto van de zaak

Maar wanneer kies je welke manier van declareren? Wij zochten het voor je uit.

Vergoeden van reiskosten per kilometer

Als er afspraken over reiskosten staan in de CAO of arbeidsovereenkomst, hebben jouw werknemers recht op een reiskostenvergoeding. Zij ontvangen dan een vergoeding per kilometer van huis naar werk en weer terug. Dit noemen we woon-werkverkeer. Deze kosten zijn ook terug te vinden op de loonstrook. Hierbij maakt het niet uit of werknemers met de fiets, auto of lopend reizen.

Sinds oktober 2021 mag je woon-werkverkeer onbelast blijven vergoeden. Je moet dan wél alle dagen waarop er daadwerkelijk woon-werkverkeer is geweest registreren. Alleen de werkelijk gereden kilometers mogen onbelast worden vergoed. Je mag voor reiskosten maximaal € 0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden. Deze vergoeding valt onder de zogenoemde gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Dit betekent dat ze niet meetellen bij het belastbaar inkomen van de werknemer.

Je kunt er echter ook voor kiezen om - gezien de huidige hoge brandstofprijzen - een hoger bedrag per kilometer te vergoeden. Let op! Alles boven de € 0,19 wordt gezien als loon. Je moet over dat deel wél loonheffingen betalen.

Het aanbieden van vaste reiskosten per maand

Als werknemers vaak dezelfde reiskosten maken voor woon-werkverkeer is het praktisch om een vaste reiskostenvergoeding te geven. Maar let op! Per 1 januari 2022 is de vaste reiskostenvergoeding veranderd. Je mag als werkgever alleen nog maar onbelast een vaste reiskostenvergoeding geven als een medewerker minimaal 60 procent naar zijn/haar werkplek reist. Voor de thuiswerkdagen kun je een thuiswerkvergoeding van maximaal 2 euro per dag uitkeren die je onbelast kunt vergoeden.

Deze verandering in wetgeving levert je een heleboel extra administratie op. Je werknemers moeten elke reis voorschieten en de kilometers declareren. Met een online tool is het declareren van reiskosten gelukkig een fluitje van een cent.

Tip! Leg bij het vastleggen van de vaste reiskosten per maand duidelijk in het het arbeidscontract vast wat voor vergoeding je geeft. Maak ook afspraken over wanneer een werknemer in aanmerking komt voor reiskostenvergoeding. De meeste werkgevers hanteren een woon- werkafstand van minimaal 10 kilometer.

Vergoeden van reizen met het openbaar vervoer

Het vergoeden van de kosten voor het reizen met het openbaar vervoer kan op twee manieren:

• Door het verstrekken van een ov-kaart
• Door het laten declareren van reiskosten van afschriften

Voor dagelijkse reizen naar kantoor is het financieel aantrekkelijk om een ov-kaart aan te bieden aan werknemers. Dit kan bijvoorbeeld een ov-jaarkaart zijn of een ander abonnement. De vergoeding hiervan is onbelast. De werknemer kan deze ook privé gebruiken.

Nu er steeds meer werknemers hybride werken kun je je werknemers ook de mogelijkheid bieden om hun reiskosten te declareren per gemaakte reis. Bijvoorbeeld door het uploaden van een printscreen van de reis of een foto van een gekocht treinkaartje.

Wanneer een auto van de zaak?

Voor werknemers die veel moeten reizen voor werk is een auto van de zaak een goede optie. Je kunt ervoor kiezen om een auto aan te schaffen, maar leasen is tegenwoordig ook populair. Vooral financial lease wordt veel gekozen, omdat je op die manier als ondernemer te maken krijgt met veel fiscale voordelen. Je kunt sommige kosten aftrekken en - als jouw organisatie btw plichtig is - de leasekosten terugvragen.

Weet jij al wat de bijtelling is van je leaseauto? Vanaf 2022 hanteert de Belastingdienst verschillende bijtellingspercentages. De overheid stimuleert elektrisch rijden door middel van een gunstiger bijtellingspercentage.

Tip! Met deze handige bijtellingscalculator bereken je eenvoudig de bijtelling van een leaseauto op basis van het kenteken.

Fiets van de zaak

Dan is er nóg een optie om naar het werk te gaan. En wel een hele gezonde. Namelijk: te fiets! Een fiets van de zaak maakt het mogelijk om een (elektrische) fiets te gebruiken voor woon-werkverkeer. Werknemers hoeven dan niet zelf een fiets te kopen en de fiets mag ook onbeperkt privé gebruikt worden. Als werkgever betaal je de fiets en meestal ook de kosten voor onderhoud en reparatie. De werknemer betaalt een bijtelling bij het salaris, meestal 7% van de consumentenadviesprijs. Bekijk hier een rekenvoorbeeld.

Hoe declareren jouw werknemers hun reis?

Zoek je een tool die het declareren van reiskosten makkelijk maakt? Ons team staat voor je klaar! Neem contact op met support@employes.nl of probeer Employes direct gratis.