Wat kost payroll?

Uitleg over payroll tarieven en kosten 

Payroll kost meestal tussen de 20% en 35% bovenop het brutoloon van een medewerker. Veel kosten zijn verwerkt in één tarief. Hoeveel je precies betaalt, hangt af van werkgeverslasten, pensioenpremies, vakantiegeld, verzuimrisico's en de vergoeding van het payrollbedrijf.

Op papier lijkt payroll vaak aantrekkelijk. Tot je ziet wat je op jaarbasis betaalt. Veel payrollbedrijven rekenen een payrollfactor. Die factor vermenigvuldigen ze met het bruto uurloon om de totale kosten te berekenen. In die factor zit niet alleen het salaris van je medewerker, maar ook de vergoeding van het payrollbedrijf. 

Wat is een payroll omrekenfactor?

De payroll omrekenfactor bepaalt hoeveel je uiteindelijk betaalt bovenop het brutoloon van je werknemer. Deze vermenigvuldigingsfactor bepaalt de totale kosten per uur. In plaats van alle kosten afzonderlijk te tonen, verwerken veel aanbieders alles in één factor.

De exacte factor verschilt per payrollbedrijf en is afhankelijk van:

• De cao waarin je werknemer valt
• Het aantal vakantiedagen
• Eventuele pensioenverplichtingen
• Het aantal gewerkte uren
• De risico's die het payrollbedrijf overneemt
• De marge van het payrollbedrijf

Wat kost payroll gemiddeld?

De payrollfactor bepaalt hoeveel je uiteindelijk betaalt bovenop het brutoloon van je medewerker. Gemiddeld ligt deze factor tussen de 1,60 en 1,85. De exacte factor hangt af van de cao, pensioenregeling, werkgeverslasten en de dienstverlening van de aanbieder. Wat betekent dat voor de payroll kosten?

Bruto uurloon: € 15 x payrollfactor 1,60 = € 24
Bruto uurloon: € 15 x payrollfactor 1,67 = € 25,05
Bruto uurloon: € 15 x payrollfactor 1,75 = € 26,25
Bruto uurloon: € 15 x payrollfactor 1,85 = € 27,75

Een verschil van enkele centen of euro's per uur lijkt misschien beperkt. Maar bij een medewerker die 32 of 40 uur per week werkt, loopt dat verschil al snel op tot duizenden euro's per jaar.

Daarom loont het om verder te kijken dan alleen de geadverteerde payrolltarieven.

Rekenvoorbeeld payroll kosten

Stel:

• 1 medewerker
• 32 uur per week
• €15 bruto uurloon

Bij een factor van 1,67 betaal je ongeveer €41.700 per jaar.
Bij een factor van 1,75 loopt dat op naar ruim €43.700 per jaar.

Dat is meer dan €2.000 verschil voor één werknemer.

Heb je meerdere medewerkers? Dan telt dat snel op. Dat maakt payroll interessant voor sommige organisaties, maar niet automatisch de voordeligste oplossing.

Payroll is niet de enige optie

Vroeger kozen veel ondernemers voor payroll omdat salarisadministratie ingewikkeld was. Tegenwoordig automatiseert salarissoftware veel administratieve processen. Daardoor wordt zelf verlonen voor meer werkgevers toegankelijk. Zonder tussenpartij. Zonder payrollfactor.

Wel zo overzichtelijk.

Hoe worden payroll kosten opgebouwd?

Payrollbedrijven nemen werk uit handen. Daar betaal je voor. Die kosten zie je terug in de payrollfactor. 

• Brutoloon
  De basis van iedere payrollberekening is het brutoloon van de medewerker. Hoe hoger het salaris, hoe hoger de totale payroll kosten.
• Werkgeverslasten
  Naast het brutoloon betaal je als werkgever verschillende premies en sociale lasten. De loonkosten zijn dus hoger. Die worden meegenomen in het payrolltarief. Denk aan:
• WW-premie
• WIA-premie
• Ziektewetpremie
• Werkgeversheffingen
• Vakantiegeld
  Payrollbedrijven reserveren ook het wettelijke vakantiegeld van 8%. Deze reservering maakt onderdeel uit van de payrollfactor.
• Vakantiedagen
  Werknemers bouwen vakantiedagen op. Ook deze reservering wordt verwerkt in de totale payroll kosten.
• Pensioen
  Wanneer een medewerker onder een pensioenregeling valt, worden ook pensioenpremies meegenomen. Dit is vaak één van de grootste factoren die invloed heeft op de uiteindelijke payroll kosten.
• Verzuimrisico
  Bij payroll neemt het payrollbedrijf vaak een deel van het ziekte- en verzuimrisico over. Daar betaal je indirect voor via het payrolltarief.
• Payrollvergoeding
  Tot slot rekent het payrollbedrijf een vergoeding voor zijn dienstverlening. Hier zit vaak het grootste verschil tussen aanbieders.

Is payroll goedkoper dan zelf personeel in dienst nemen?

Dat hangt af van je situatie.

Wanneer payroll voordelig kan zijn

Payroll kan interessant zijn wanneer je:

• Veel tijdelijke medewerkers hebt
• Werkt met seizoenspieken
• Geen interne HR-capaciteit hebt of geen eigen salarisadministratie wilt voeren
• Werkgeversrisico's wilt uitbesteden

Je koopt gemak, zekerheid en uitbesteding. Daar staat wel een prijs tegenover. In die situaties kan het gemak opwegen tegen de hogere kosten. 

Wanneer payroll duurder kan zijn

Payroll is vaak minder aantrekkelijk wanneer je:

• Vooral vaste medewerkers hebt
• Zelf de regie wilt houden
• Al gebruikmaakt van moderne software
• Je personeelskosten wilt verlagen

Dan betaal je vaak voor dienstverlening die je niet volledig benut.

Zelf verlonen of payroll?

Twijfel je tussen payroll of zelf verlonen?

Dan is het slim om niet alleen naar het maandbedrag te kijken, maar ook naar:

• De totale kosten per werknemer
• De controle die je houdt
• De flexibiliteit van je administratie
• De afhankelijkheid van externe partijen
• De mogelijkheden om mee te groeien

Kies je voor zelf verlonen? Je houdt meer regie over je salarisadministratie, bent minder afhankelijk van een payrollpartij en betaalt alleen voor wat je nodig hebt. Gewoon je eigen administratie in jouw handen. 

Bereken het verschil tussen payroll en zelf verlonen

Payroll kan handig zijn. Maar je betaalt er ook voor. En soms betaal je voor iets dat je eigenlijk niet nodig hebt. Met hoge maandelijkse kosten als gevolg. Benieuwd wat payroll voor jouw bedrijf precies kost en of je hier goed aan doet? Gebruik onze tool:

Bereken het verschil in kosten voor het alternatief van payroll

Payroll of zelf doen? Dat hangt af van jouw organisatie, personeelsbestand en behoefte aan ondersteuning. Maar één ding weten we wel: payroll is niet altijd de voordeligste oplossing. 

Bereken het verschil met eigen salarisadministratie en ontdek wat voor jouw bedrijf het meest loont. Zo maak je een keuze op basis van cijfers. Niet op basis van aannames.

Veelgestelde vragen

Wat kost payroll per werknemer?

Dat verschilt per salaris, cao, pensioenregeling en payrollaanbieder. Gemiddeld liggen de totale kosten tussen 20% en 35% bovenop het brutoloon. 

Wat kost payroll per uur?

De payrollfactor ligt gemiddeld tussen de 1,60 en 1,85. Payroll kost gemiddeld tussen de €24 en €27 per uur bij een bruto uurloon van €15. De exacte kosten hangen af van de payrollfactor die een aanbieder hanteert.

Wat is het verschil tussen payroll en salarisadministratie?

Bij payroll besteed je het juridisch werkgeverschap uit aan een payrollbedrijf. Bij salarisadministratie blijf je zelf werkgever en regel je de loonverwerking via software of een salarisadministrateur.

Hoe werkt een payrollfactor?

Een payrollfactor vermenigvuldigt het bruto uurloon met alle bijkomende kosten, zoals werkgeverslasten, pensioenpremies, vakantiegeld en de payrollvergoeding. Deze verschilt per aanbieder en is een belangrijke kostenfactor. 

Wat zit inbegrepen in payroll?

Meestal zijn werkgeverslasten, salarisadministratie, loonstroken, verzuimrisico's, pensioen en administratieve ondersteuning inbegrepen.

Is payroll goedkoper dan zelf salarisadministratie doen?

Niet altijd. Vooral bij vaste medewerkers blijkt zelf verlonen met moderne salarissoftware vaak voordeliger. Het is aan te raden dit goed te vergelijken. Zo kun je nagaan wat voor jouw onderneming goedkoper is. 

Welke kosten brengt een payrollbedrijf in rekening?

Payrollbedrijven verwerken normaal gesproken werkgeverslasten, reserveringen, risico-opslagen en hun eigen dienstverlening in één totaal tarief. Dit is de payrollfactor die het bedrijf berekent. 

Kan payroll voordelig zijn?

Ja. Payroll kan interessant zijn wanneer je veel tijdelijke medewerkers hebt, werkt met seizoenspieken of werkgeversrisico's wilt uitbesteden. Daar staat meestal wel een hogere prijs tegenover dan wanneer je zelf de salarisadministratie voert.