Payroll of salarisadministratie kiezen?

Ben je op zoek naar een manier om je personeel correct en op tijd uit te betalen, zonder gedoe met regelgeving, contracten en belastingen? Dan ben je vast al termen tegengekomen als payroll, payroll constructie en salarisadministratie. Maar wat is nu eigenlijk het verschil? En welke optie past het beste bij jouw organisatie?

In deze gids leggen we het je uit. We zetten de voordelen én nadelen van payroll op een rij en laten zien waarom veel bedrijven tegenwoordig kiezen voor salarisadministratie met slimme software als alternatief.

Wat is een payroll constructie?

Bij een payroll constructie besteed je het juridisch werkgeverschap van je werknemers uit aan een payroll bedrijf. Dit betekent dat je personeel officieel in dienst is van de payroll aanbieder, terwijl jij hen inhuurt en aanstuurt. Jij regelt het werk, zij regelen de rest.

Een payroll specialist zorgt dan onder andere voor:

• het opstellen van arbeidscontracten
• het afdragen van premies en loonbelasting
• de loonstroken
• ziekteverzuim en ontslagprocedures

Klinkt handig? In sommige situaties zeker. Bijvoorbeeld als je met veel flexibele krachten werkt of risico’s wilt beperken. Maar er zitten ook nadelen aan.

Alternatief voor payroll: salarisadministratie software

Wil je wel de controle over je personeel houden, maar niet verdwalen in de complexe wereld van loonheffingen, cao’s en pensioenen? Dan is salarisadministratie software een beter alternatief.

Met de salarisadministratie software van Employes:

• betaal je je medewerkers in enkele klikken
• heb je altijd inzicht in je loonkosten en personeelsgegevens
• worden aangiftes en loonstroken automatisch gegenereerd
• voldoe je moeiteloos aan alle wet- en regelgeving

Je blijft gewoon juridisch werkgever, zonder alle administratieve rompslomp. En je bespaart flink op de payroll kosten.

Payroll kosten: wat betaal je precies?

De payroll kosten verschillen per aanbieder, maar bestaan meestal uit een opslag bovenop het brutoloon van je medewerker. Deze opslag dekt de risico’s die het payroll bedrijf overneemt én hun administratieve werkzaamheden.

De opslag ligt vaak tussen de 20% en 35% van het brutoloon. Een werknemer met een brutoloon van €3.000 kost je via payroll al snel €3.900 tot €4.050 per maand.

Wil je zelf je payroll kosten berekenen? Gebruik dan onze handige payroll calculator op de pagina over payroll software.

Voordelen van payroll

Toch zijn er situaties waarin payroll wél handig kan zijn:

• Minder risico’s: ziekteverzuim en ontslag zijn niet jouw verantwoordelijkheid.
• Geen administratieve last: alles wordt voor je geregeld.
• Handig voor tijdelijke krachten: bijvoorbeeld in de horeca of evenementenbranche.
• Je hoeft geen HR-kennis te hebben: het payroll bedrijf regelt alles volgens de regels.

Let op: deze voordelen zijn vooral relevant bij grote personeelswisselingen of tijdelijke inzet. Voor vaste medewerkers of structureel personeel is payroll vaak minder voordelig.

Nadelen van payroll

Hoewel payroll aantrekkelijk klinkt, is het niet voor elk bedrijf de beste oplossing. Dit zijn de belangrijkste nadelen van payroll:

• Hoge kosten: de opslag op het brutoloon maakt payroll duurder dan zelf verlonen.
• Minder grip op je personeel: juridisch is het payroll bedrijf de werkgever.
• Minder binding met je team: medewerkers weten dat ze formeel elders in dienst zijn.

Beperkte flexibiliteit: sommige payroll services zijn niet ingericht op snelle aanpassingen of bijzondere situaties.

Slimmer alternatief: Employes salarisadministratie

Bij Employes geloven we dat moderne ondernemers meer controle én minder kosten willen. Daarom ontwikkelden we een intuïtieve oplossing voor salarisadministratie. Onze software biedt het gemak van payroll, maar zonder de nadelen en zonder de hoge kosten.

➡️ Bekijk onze salarisadministratie software
➡️ Lees meer over onze payroll software