Wist je dat veel ondernemers hun inkomende declaraties nog altijd op papier doen? Anno 2023 kan dat eigenlijk echt niet meer. Het goede nieuws is, dat hoeft ook niet. Je kunt een hoop energie, tijd en kosten besparen door declareren online te doen. In dit artikel zetten we op een rij wat de 8 grote voordelen zijn van het automatiseren van declaraties. Voor je het weet ben jij van al dat papierwerk af.
#1 Tijd. Heel veel tijd.
Kies je ervoor om je administratie te digitaliseren, dan hoef je geen tijd meer te besteden aan het handmatig invoeren van gegevens door bonnen en facturen over te typen. Je bespaart dus tijd. Heel veel kostbare tijd die je als drukke ondernemer beter ergens anders voor kunt gebruiken. Je kunt binnenkomende declaraties direct bekijken en met één klik goedkeuren.
#2 Bespaar ruimte op je werkplek
Bewaar jij je administratie nog in archiefmappen en stoffige kasten? Die tijd ligt inmiddels wel achter ons. Nu iedereen gewend is aan de hybride werkplekken waar we tegenwoordig werken - zowel thuis als op kantoor - is het handig om je administratie te digitaliseren. Zet een leuke plant of fotolijst in die kast neer, en het staat gelijk een stuk gezelliger!
#3 Minder foutgevoelig
Een foutje is snel gemaakt. Maar slimme tools kunnen je helpen om deze te voorkomen. Denk aan het automatisch berekenen van kilometers van a naar b voor het declareren van reiskosten. Het totaalbedrag van de declaraties wordt bovendien automatisch verwerkt bij de eerstvolgende salarisuitbetaling. Een groot voordeel van salarissoftware is bovendien dat de gegevens van je medewerkers al goed ingevuld staan, zodat je niet per ongeluk een verkeerd rekeningnummer in kunt vullen.
#4 Raak nooit meer iets kwijt
Papieren bonnetjes die uit je tas of portemonnee puilen, ken je dat? Jouw medewerkers zullen je dankbaar zijn als ze niet alle parkeerbonnen of facturen van andere uitgiften hoeven te bewaren. Snel een screenshot maken via je mobiele telefoon van je parkeerkosten is natuurlijk veel sneller gedaan. Met een digitaal declaratiesysteem raak je nooit meer een bon of factuur kwijt en je kunt alles snel terugvinden.
#5 Alle declaraties overzichtelijk op een plek
Naast declaratiesoftware heeft een salarispakket nog meer te bieden. In een compleet en overzichtelijk dashboard kun je je volledige salarisadministratie doen. Je draait salarisstrookjes en jaaropgaven uit en doet ook probleemloos de loonaangifte. Je hebt altijd en overal toegang tot je administratie, omdat dit in de cloud is opgeslagen.
#6 Digitaliseren is duurzaam
Wees een beetje lief voor onze aarde. Met het digitaliseren van jouw declaratie administratie bespaar je op de lange termijn heel veel papier, inkt en enveloppen.
#7 Koppel eenvoudig met je online boekhouding
Heb jij je financiële administratie gekoppeld aan je boekhoudsysteem? Dan werkt dit heel efficiënt! Door middel van een API koppeling worden de gegevens van bonnen en facturen automatisch ingeladen in jouw systeem. Je kunt de declaraties samen met de bijlagen eenvoudig exporteren naar je boekhouding.
#8 Tevreden medewerkers
En last but not least: jouw medewerkers zullen hun werk nóg leuker gaan vinden als het declareren eenvoudig en snel verloopt. Hoe makkelijker je het proces maakt, hoe meer tevreden je medewerkers waarschijnlijk zijn. Zo blijft er tijd over voor belangrijke zaken zoals het te woord staan van jullie klanten!
Kunnen wij je helpen met declaraties?
Ben je op zoek naar goed declaratiesoftware? Onze HR & salarisexperts staan voor jou klaar om je vragen te beantwoorden. Neem contact op met [email protected]
Wil je direct aan de slag? Dat kan natuurlijk ook. Maak een gratis Employes account aan en ontdek hoe eenvoudig salarisadministratie kan zijn.
Blijf up to date!
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Schrijf je in en krijg het laatste HR- & salarisnieuws als eerste in je inbox.
