Wat is loonheffing?
Loonheffing is het bedrag dat je als werkgever inhoudt op het brutoloon van de medewerker en afdraagt aan de Belastingdienst. Het bestaat uit:
- Loonbelasting
- Premies volksverzekeringen (zoals AOW, Anw en Wlz)
- Premies werknemersverzekeringen (WW, WIA)
- Bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)
Door loonheffing direct in te houden bij de salarisbetaling, hoeft de medewerker deze belastingen en premies niet later zelf te betalen. Zo is de belastingheffing beter verspreid en voorspelbaar.
Wanneer en voor wie geldt loonheffing?
Werkgevers moeten loonheffing toepassen op vrijwel alle vormen van arbeidsovereenkomsten en vergoedingen. Dat geldt voor:
- Vaste en tijdelijke medewerkers.
- Oproepkrachten en flexwerkers.
- Stagiairs en BBL-leerlingen (afhankelijk van de vergoeding).
- Werknemers met meerdere werkgevers (dan moet worden bepaald waar de loonheffingskorting wordt toegepast).
Kortom: in bijna alle gevallen waarin loon wordt betaald, geldt loonheffing.
Loonheffingsverklaring en model opgaaf gegevens
De loonheffingsverklaring is een formulier dat een nieuwe medewerker invult bij indiensttreding. Hierop geeft de werknemer zijn persoonsgegevens en keuze voor de loonheffingskorting door.
Sinds 2020 heet dit formulier officieel ‘model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’. Het is belangrijk dat dit correct en volledig is ingevuld. Ontbrekende of foutieve gegevens leiden vaak tot verkeerde inhoudingen en dus tot correcties achteraf.
Loonheffing aan of uit: wat betekent dit?
Medewerkers kunnen kiezen of zij de loonheffingskorting willen toepassen bij een werkgever.
- Loonheffing aan (korting toepassen): dit levert een hoger nettoloon op, omdat de werkgever rekening houdt met de belastingkorting.
- Loonheffing uit (korting niet toepassen): dit is verplicht bij een tweede baan of uitkering naast werk. De korting mag namelijk maar bij één werkgever tegelijk toegepast worden.
Een verkeerde keuze kan leiden tot naheffingen bij de jaarlijkse belastingaangifte.
Loonheffingennummer aanvragen en administratie
Elke werkgever die personeel in dienst neemt, moet een loonheffingennummer aanvragen bij de Belastingdienst. Dit nummer gebruik je bij alle aangiften loonheffingen.
- Je vraagt het aan via de Belastingdienst (formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’).
- Nodig zijn o.a. de bedrijfsgegevens, rechtsvorm en het aantal werknemers.
- Zonder dit nummer kun je geen loonheffing afdragen – en dus ook geen correcte salarisadministratie voeren.
Loonheffing tabellen en percentages
Bij het berekenen van de loonheffing maak je gebruik van tabellen die door de Belastingdienst zijn vastgesteld. De bekendste zijn:
- Witte tabel: voor regulier loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (bijvoorbeeld salaris of vakantiegeld).
- Groene tabel: voor loon uit vroegere dienstbetrekking (zoals pensioen of een ontslagvergoeding).
- Bijzonder tarief: voor eenmalige uitbetalingen zoals bonussen of overuren.
De actuele percentages en tabellen vind je in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.
Fouten en aandachtspunten bij loonheffing
Veelgemaakte fouten zijn onder andere:
- Het gebruik van de verkeerde tabel (wit in plaats van groen of andersom).
- Onjuiste toepassing van de loonheffingskorting.
- Geen loonheffingennummer of foutieve gegevens in de aangifte.
Tip: gebruik altijd de meest recente versie van het Handboek Loonheffingen en check de gegevens van je medewerkers zorgvuldig.
