Wat is digitaal ondertekenen?
Een digitale handtekening is kort gezegd een akkoord geven op een overeenkomst, alleen doe je dit niet met pen en papier zoals gebruikelijk, maar digitaal. Dit kan zowel via laptop, PC als tablet of smartphone. In principe is de digitale handtekening net zo rechtsgeldig als de gebruikelijke fysieke handtekening op papier. De digitale handtekening is dus eenvoudigweg de digitale vervanger van de handgeschreven handtekening!
Verbeterde productiviteit van jouw werknemers
Als je papieren documenten en contracten moet versturen dan kost dat tijd. Veel tijd. Zelfs als je dat per email doet. Want na de mail volgt het proces van uitprinten, ondertekenen en scannen, en dan weer terug mailen. Voor steeds meer organisaties is dit proces achterhaald. Bovendien; als HR medewerkers minder tijd kwijt zijn aan gedoe met geschreven handtekeningen, zijn ze veel productiever in hun werk. Die tijd kun je natuurlijk veel beter investeren in andere zaken, zoals het vinden van talent.
Uit onderzoek van Finances online blijkt dat het digitaal goedkeuren van getekende documenten 80% sneller gaat en dat een contract al volledig getekend kan worden in 37 minuten in plaats van 5 dagen. Andere voordelen die genoemd worden: scanfouten komen (bijna) niet meer voor (92%), de uitvoering van het proces is 80% effectiever en 66% minder documenten raken kwijt.
e-Signature benefits for financial institutionsHan Boxebeld is als Product Owner bij Employes onder andere betrokken bij het verbeteren van de gebruikerservaring en ziet een groot voordeel van digitaal ondertekenen voor zowel werkgevers als werknemers:
“Met digitaal ondertekenen worden werkprocessen niet alleen voor de werkgever veel eenvoudiger, maar wordt het leven van de werknemer ook een stuk makkelijker. Per slot van rekening zijn (nieuwe) werknemers degenen die het document moeten ondertekenen en willen zij dit natuurlijk het liefst zo makkelijk mogelijk.”
Versnelde onboarding van nieuwe werknemers
Inderdaad profiteren ook (nieuwe) werknemers van het zetten van een digitale handtekening. Heb je ooit met spanning gewacht tot een sollicitant je contract heeft getekend? Dan ben je vast niet de enige. Maar als je dan ook nog verwacht dat de nieuwe werknemer de overeenkomst afdrukt, ondertekent, scant én teruggemailt dan maak je het er niet eenvoudiger op. In het ergste geval gaat een kandidaat twijfelen over de beslissing om bij jouw organisatie aan de slag te gaan, omdat de werkprocessen als achterhaald en onhandig worden ervaren.
Digitale handtekeningen kunnen het inwerkproces snel en gemakkelijk maken. Het verbeteren van je inwerkproces gaat verder dan de eerste dag van een werknemer. Volgens onderzoek van BambooHR is de kans 18 keer groter dat werknemers die een effectieve onboarding hebben meegemaakt, zich betrokken voelen bij hun organisatie.
De wettigheid van digitaal ondertekenen
De grootste vraag die organisaties zich stellen voordat ze overstappen op elektronisch ondertekenen is of digitale handtekeningen al dan niet juridisch bindend zijn. Over het algemeen zijn e-handtekeningen in de meeste landen wettelijk aanvaardbaar. In Europa is in 2016 een nieuwe Europese wet in werking gesteld waarbij het gebruik en de waarde van elektronische handtekeningen gelijk wordt gesteld in de hele Europese unie. In de praktijk wordt aan deze nieuwe wet gerefereerd als ‘eIDAS’. Er worden drie soorten elektronische handtekeningen gedefinieerd:
De “gewone” elektronische handtekening (SES)
Dit is de meest simpele vorm en refereert naar elk type handtekening dat aantoont wie het document geschreven of getekend heeft. Een standaard digitale handtekening mag een gescande handtekening of een handtekening getekend met een mousepad zijn.
De “geavanceerde” elektronische handtekening (AES)
Geavanceerde elektronische handtekeningen gebruiken wiskundige algoritmes die het bericht met een unieke code associëren. Deze is afgeleid van het bericht zelf en van de identiteit van de verzender.
De “gekwalificeerde” elektronische handtekening (QES)
Een gekwalificeerde digitale handtekening werkt op dezelfde manier als een geavanceerde. Er is slechts één groot verschil, namelijk dat de gekwalificeerde variant gebruik maakt van een certificaat. Deze certificaten worden afgegeven door ‘certificatiedienstverleners’
Alledrie de digitale handtekeningen zijn wettelijk aanvaardbaar.
Het gemak van een geïntegreerde digitale handtekening
Nu weet je wat digitaal ondertekenen is, welke variaties er zijn en dat ze rechtsgeldig zijn. Dan is de volgende stap om te onderzoeken welke tooling geschikt is voor jouw organisatie. Er zijn diverse aanbieders van digitale handtekeningen.
De integratie van een tool voor elektronische handtekeningen gekoppeld aan HR software is een uitkomst, want je hebt geen extra software nodig en kan alles op dezelfde plek beheren. Met een geïntegreerde oplossing voor e-handtekeningen kun je dan ook de complete ondertekencyclus van alle documenten creëeren:
- Het opstellen van de overeenkomst
- Delen met betrokkenen voor ondertekening
- Het getekende contract digitaal opslaan en inzien wanneer nodig
- De follow ups controleren, bijvoorbeeld bij verlenging van een arbeidscontract.
Wil jij ook digitaal ondertekenen?
Voor organisaties die écht mee willen gaan met de tijd hebben we voor gebruikers van Employes de mogelijkheid om digitaal ondertekenen te koppelen aan de tool. Hiermee kun je simpel, snel, efficiënt en veilig een digitale handtekening zetten.
Wil jij tijd besparen, nieuw talent aantrekken en zo efficiënt mogelijk werken? Dan kies je er waarschijnlijk voor om digitale handtekeningen in je werkprocessen te integreren. Benieuwd naar de mogelijkheden en voorwaarden? Lees alles over digitaal ondertekenen met Employes en ontdek wat het jou oplevert!
Rob Kroezen
Oprichter
Ruim 7 jaar geleden zijn Marius en Rob samen begonnen met Employes. Met als missie om salarisadministratie te vereenvoudigen voor ondernemers en HR managers.
Share this post