Stap 1: Persoonsgegevens verzamelen
Heb je een nieuwe collega gevonden? Heel fijn! Na de (mondelinge) overeenkomst of toezegging vraag je zijn of haar persoonsgegevens op. De volgende gegevens heb je minimaal nodig van je werknemer voor in het contract:
- Naam
- Adres
- Geboortedatum
- De startdatum of eerste werkdag
Verder dien je ook een kopie ID-kaart op te slaan in je salarisadministratie. Als je gebruik maakt van Employes, maak je het jezelf makkelijk. Dankzij employee self service kan de medewerker zijn of haar gegevens zelf invullen zodat de onboarding nog vlotter verloopt.
Stap 2: Contract opmaken en verzenden
Vervolgens ga je het contract opmaken. Wil je efficiënt werken, dan gebruik je hiervoor een standaard template. Meerdere templates voor verschillende functies gebruiken kan natuurlijk ook.
Tips💡: Om zeker te weten dat de informatie juridisch correct is, doe je er goed aan om een adviseur in te schakelen voor het schrijven van de tekst. Wij werken samen met Legalloyd, een juridische partij die ondernemers advies op maat geeft. Let er op dat het contract ook eenvoudig te begrijpen is. Ondanks de juridische inhoud is het fijn als het leesbaar blijft. Valt jouw organisatie onder een CAO? Hou dan rekening met de CAO. Een CAO biedt vaak een standaard contract aan. In Employes kun je deze als standaard templates uploaden.
Bij het aannemen van een nieuwe medewerker is het belangrijk om een proeftijd op te nemen in het contract. Neem hier goed de tijd voor om vervelende situaties naderhand te voorkomen.
Stap 3: Digitaal ondertekenen
Dan komt het belangrijkste moment: de ondertekening. Het is nogal achterhaald om contracten heen en weer te sturen, uit te moeten printen (niet duurzaam), te ondertekenen en weer retour te sturen. In Employes verloopt dit natuurlijk digitaal, waardoor je nieuwe medewerker een moeiteloze onboarding ervaart. Je kiest het juiste contract, bepaalt hoeveel handtekeningen er nodig zijn en verstuurt het naar de betreffende medewerker. De medewerker ontvangt een ondertekenverzoek. Als het contract volledig ondertekend is, wordt het automatisch opgeslagen en kun je het terugvinden als document.
Stap 4: Contract verlengen of wijzigen
Soms moet een contract verlengd of gewijzigd worden. Bijvoorbeeld als een medewerker een vast contract krijgt of uit dienst gaat. Wanneer het bepaalde tijd contract afloopt van een bestaande werknemer, wil je deze misschien verlengen. Loopt het contract af? Dan ontvang je vlak voor die tijd een pop-up als reminder. Je kunt dan bij de bestaande werknemer een nieuw contract toevoegen. Wel zo eenvoudig!
Ook aan de slag met contracten?
Wil jij ook de onboarding van nieuwe medewerkers vlekkeloos laten verlopen? Kies er dan voor om te werken met salarisadministratie zoals die van Employes. Ga naar onze website of maak direct een gratis proefaccount aan.
Rob Kroezen
Oprichter
Ruim 7 jaar geleden zijn Marius en Rob samen begonnen met Employes. Met als missie om salarisadministratie te vereenvoudigen voor ondernemers en HR managers.
Share this post