Wat is de werkkostenregeling?
Met de werkkostenregeling kun je bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen onbelast aan je medewerkers geven. Vergoedingen die je onder de WKR wilt laten vallen, wijs je aan als eindheffingsloon. Pas daarna tellen ze mee voor de vrije ruimte.
Een deel van deze vergoedingen valt binnen de vrije ruimte van de WKR. Andere vergoedingen vallen onder een gerichte vrijstelling of een nihilwaardering. Door de WKR goed toe te passen, bied je aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zonder onnodige loonheffingen te betalen.
Voor veel werkgevers is de WKR ieder jaar weer een aandachtspunt. De regels veranderen regelmatig. Door de WKR goed in je salarisadministratie te verwerken, voorkom je verrassingen en houd je grip op je personeelskosten.
Hoe werkt de werkkostenregeling?
De WKR bestaat uit vier belangrijke onderdelen:
- Vrije ruimte: het deel van de fiscale loonsom dat je belastingvrij mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen.
- Gerichte vrijstellingen: vergoedingen die onder voorwaarden onbelast zijn en niet ten laste van de vrije ruimte komen.
- Nihilwaarderingen: voorzieningen op de werkplek die fiscaal op € 0 worden gewaardeerd.
- Eindheffing: betaal je alleen als je de beschikbare vrije ruimte overschrijdt.
Door deze onderdelen goed toe te passen, voorkom je dat je onnodig belasting betaalt.
Wat valt onder de WKR?
Onder de werkkostenregeling vallen veel verschillende vergoedingen en verstrekkingen. Veel werkgevers gebruiken de vrije ruimte voor extra's die bijdragen aan een aantrekkelijke werkgever.
Veelvoorkomende voorbeelden zijn:
- kerstpakketten;
- cadeaubonnen;
- bloemen;
- sport- en vitaliteitsvoorzieningen;
- personeelsfeesten buiten de werkplek;
- cadeaus bij jubilea;
- fiets van de zaak (afhankelijk van de regeling);
- thuiswerkvoorzieningen;
- andere secundaire arbeidsvoorwaarden.
Niet iedere vergoeding gaat automatisch ten laste van de vrije ruimte. Welke fiscale behandeling geldt, hangt af van de situatie. Controleer daarom altijd eerst of een vergoeding misschien onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering valt voordat je deze in de vrije ruimte onderbrengt.
Wat is de vrije ruimte van de WKR?
De hoogte van de vrije ruimte bereken je ieder jaar opnieuw op basis van de totale fiscale loonsom van je organisatie.
Voor 2026 bedraagt de vrije ruimte:
- 2,00% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom;
- 1,18% over het bedrag daarboven.
Blijf je binnen deze ruimte, dan betaal je geen extra loonheffingen. Kom je er bovenuit? Houd er dan rekening mee dat je 80% eindheffing betaalt over het bedrag waarmee je de vrije ruimte overschrijdt.
Wat zijn gerichte vrijstellingen binnen de WKR?
Sommige vergoedingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Dit zijn gerichte vrijstellingen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- zakelijke reiskosten;
- thuiswerkvergoeding;
- opleidingen en cursussen;
- arbovoorzieningen;
- noodzakelijke hulpmiddelen;
- Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Voldoe je aan de voorwaarden? Dan komen deze kosten niet ten laste van de vrije ruimte. Zo houd je meer ruimte over voor andere personeelsvoorzieningen.
Wat zijn nihilwaarderingen binnen de WKR?
Een nihilwaardering betekent dat een voorziening fiscaal op € 0 wordt gewaardeerd.
Voorbeelden zijn:
- koffie en thee op kantoor;
- werkkleding die aan de voorwaarden voldoet;
- een vaste werkplek;
- bepaalde werkplekapparatuur.
Ook deze voorzieningen kun je dus aanbieden zonder dat ze invloed hebben op je beschikbare vrije ruimte.
Hoe bereken je de WKR?
De WKR berekenen begint met je totale fiscale loonsom.
Voorbeeld
Stel dat je fiscale loonsom € 350.000 bedraagt.
Dan is de vrije ruimte: € 350.000 × 2,00% = € 7.000
Dit bedrag kun je gebruiken voor vergoedingen en verstrekkingen die je aanwijst binnen de WKR.
Heeft je organisatie een fiscale loonsom van € 650.000?
Dan bereken je:
- € 400.000 × 2,00% = € 8.000
- € 250.000 × 1,18% = € 2.950
De totale vrije ruimte bedraagt dan € 10.950.
Door gedurende het jaar de WKR te berekenen, voorkom je verrassingen aan het einde van het kalenderjaar.
Wat gebeurt er als je de vrije ruimte overschrijdt?
Gebruik je meer vrije ruimte dan beschikbaar is? Dan betaal je als werkgever een eindheffing van 80% over het bedrag waarmee je de vrije ruimte overschrijdt. Dat kan flink in de kosten lopen.
Voorbeeld
Stel dat je een vrije ruimte van € 7.000 hebt.
Geef je in totaal € 8.000 uit? Dan overschrijd je de vrije ruimte met € 1.000.
Over dat bedrag betaal je als werkgever een eindheffing van 80%.
- Vrije ruimte: € 7.000
- Totale uitgaven: € 8.000
- Overschrijding: € 1.000
- Eindheffing (80%): € 800
De extra kosten voor de werkgever bedragen in dit voorbeeld dus € 800. Controleer gedurende het jaar de vrije ruimte die je al gebruikt hebt om een eindheffing te voorkomen.
Thuiswerkvergoeding en de werkkostenregeling
De thuiswerkvergoeding valt onder een gerichte vrijstelling binnen de WKR. Daardoor blijft je vrije ruimte beschikbaar voor andere vergoedingen. Tenminste, zolang je voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst.
Werken medewerkers vanaf huis? Dan kun je ze een vergoeding geven voor kosten zoals koffie, water, verwarming en elektriciteit.
Welke voorwaarden gelden?
De Belastingdienst geeft diverse voorwaarden. Zo moet de medewerker daadwerkelijk thuiswerken op de dag waarop je de vergoeding geeft. Daarnaast geldt een maximaal onbelast bedrag per thuiswerkdag. Controleer jaarlijks welk maximumbedrag van toepassing is.
Mag je een thuiswerkvergoeding combineren met een reiskostenvergoeding?
Ja, maar niet voor dezelfde dag. Werkt een medewerker een volledige dag thuis? Dan kun je een thuiswerkvergoeding geven. Reist de medewerker die dag naar de vaste werkplek? Dan geef je voor die dag een onbelaste reiskostenvergoeding.
Je mag beide vergoedingen wel naast elkaar toepassen binnen een vaste thuiswerk- of reiskostenregeling, zolang je de vergoeding per dag op de juiste manier verwerkt.
Hoe werkt dit bij hybride werken?
Het is steeds gebruikelijker dat mederwerkers deels thuis en deels op kantoor werken. Een goede administratie is dan onmisbaar. Je kunt de thuiswerk- en reiskostenvergoeding afstemmen op het daadwerkelijke werkpatroon of, onder voorwaarden, gebruikmaken van een vaste vergoeding op basis van een structureel werkrooster.
Zo voorkom je dat je een vergoeding onjuist verwerkt en zorg je ervoor dat de werkkostenregeling correct wordt toegepast.
Hoe werkt de WKR voor een kerstpakket?
Een kerstpakket valt binnen de werkkostenregeling en gaat meestal ten laste van de vrije ruimte.
Je geeft een medewerker een kerstpakket van € 75. Zolang je nog voldoende vrije ruimte hebt, kun je dit belastingvrij vergoeden. Is de vrije ruimte op? Dan betaal je over het meerdere een eindheffing.
Onder een kerstpakket vallen niet alleen traditionele kerstgeschenken, maar bijvoorbeeld ook een cadeaubon, een wijnpakket of ander eindejaarsgeschenk. De waarde van deze verstrekking trek je af van de beschikbare vrije ruimte.
Is de vrije ruimte beperkt? Dan kun je bekijken of er nog andere vergoedingen zijn die onder een gerichte vrijstelling vallen. Zo houd je meer vrije ruimte over voor een kerstpakket of andere personeelsvoorzieningen.
Personeelsuitjes en bedrijfsfeesten binnen de WKR
Een personeelsuitje of een bedrijfsfeest kan verschillend worden behandeld.
- Organiseer je een personeelsuitje of bedrijfsfeest op de werkplek? Dan geldt in veel gevallen een nihilwaardering.
- Gaan jullie iets buiten de werkplek doen op een externe locatie? Dan komt het personeelsuitje meestal ten laste van de vrije ruimte.
Waar het uitje plaatsvindt, maakt fiscaal verschil.
Hoe werkt de fiets van de zaak binnen de WKR?
De fiets van de zaak valt onder een aparte fiscale regeling. Jij verstrekt de fiets, terwijl de werknemer jaarlijks een bijtelling betaalt voor privégebruik. Eventuele aanvullende vergoedingen kunnen wel onder de WKR vallen. Controleer daarom altijd welke regeling van toepassing is voordat je de vergoeding verwerkt.
De fietsregeling is trouwens een populaire secundaire arbeidsvoorwaarde waarmee je duurzaam reizen stimuleert.
Veelgemaakte fouten bij de WKR
Bij de werkkostenregeling gaat het vaak mis in de verwerking. Gelukkig kun je de meeste fouten eenvoudig voorkomen met een vaste werkwijze.
- Kosten niet aanwijzen als eindheffingsloon
Leg vooraf vast welke vergoedingen en verstrekkingen je onder de WKR wilt laten vallen. Verwerk deze vervolgens consequent als eindheffingsloon in je salarisadministratie. - De vrije ruimte niet monitoren
Houd gedurende het jaar bij hoeveel vrije ruimte je al hebt gebruikt. Zo voorkom je dat je pas bij de jaarafsluiting ontdekt dat je de grens mogelijk hebt overschreden. - Gerichte vrijstellingen verkeerd toepassen
Controleer per vergoeding of deze aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling voldoet. Leg ook vast waarom je de vrijstelling toepast, zodat je dit later kunt onderbouwen. - Onvoldoende administratie bijhouden
Bewaar facturen, berekeningen en afspraken over vergoedingen op één plek. Een duidelijke WKR-administratie maakt controles en correcties een stuk eenvoudiger. - Kosten dubbel registreren
Controleer of een vergoeding niet zowel in de salarisadministratie als in de financiële administratie is opgenomen. Werk met vaste categorieën en spreek af wie welke kosten registreert.
Plan daarnaast een paar vaste controlemomenten per jaar in. Zo houd je grip op de vrije ruimte, voorkom je dubbele verwerking en kun je op tijd bijsturen.
Hoe verwerk je de WKR in de salarisadministratie?
Een goede verwerking van de werkkostenregeling in de salarisadministratie voorkomt fouten en onverwachte belastingaanslagen. Werk met vaste categorieën voor vergoedingen en verstrekkingen. Zo verwerk je kosten altijd op dezelfde manier.
Controleer daarom gedurende het jaar:
- of de totale vrije ruimte is berekend;
- welke vergoedingen zijn aangewezen als eindheffingsloon;
- of alle WKR-kosten zijn gecategoriseerd;
- periodiek hoeveel vrije ruimte nog beschikbaar is;
- welke gerichte vrijstellingen zijn toegepast;
- of de administratie is bijgewerkt;
- welke nihilwaarderingen gelden.
Stem HR, Finance en Payroll op elkaar af. Zo voorkom je dat dezelfde kosten dubbel worden geregistreerd of verkeerd worden verwerkt.
Door de salarisadministratie zoveel mogelijk te automatiseren, houd je realtime inzicht in de vrije ruimte. Zo houd je grip op je personeelskosten.
Hoe helpt Employes bij de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling vraagt om overzicht. Zeker wanneer je meerdere vergoedingen en verstrekkingen verwerkt of verschillende arbeidsvoorwaarden aanbiedt.
Met Employes verwerk je WKR-kosten direct in je salarisadministratie. Je ziet direct welke vergoedingen onder de werkkostenregeling vallen. Je houdt inzicht in de vrije ruimte, verwerkt vergoedingen op de juiste manier en voorkomt fouten die kunnen leiden tot een eindheffing. Zo houd je eenvoudig grip op de vrije ruimte.
Werk je al met Employes? Dan kun je eenvoudig een onbelaste vergoeding binnen de vrije ruimte toevoegen via de werknemersregeling. In de kennisbank leggen we stap voor stap uit hoe dat werkt en hoe je de vrije ruimte berekent.
Malou Nöllen
Content Specialist
Share this post