BlogSalarisadministratie

Wat is de vrije ruimte 2021?

De vrije ruimte is een begrip binnen de werkkostenregeling. Het is het deel van de totale loonsom van jouw organisatie waarin je als werkgever onbelast vergoedingen mag geven. In dit artikel leggen we uit waar de vrije ruimte uit kan bestaan en hoe je bepaalt wat je gaat vergoeden binnen de werkkostenregeling.

Waarom bestaat de vrije ruimte?

Wat is de vrije ruimte 2021 precies?

In 2021 is de vrije ruimte 3% tot en met een loonsom van € 400.000. Over het restant van die loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18%.

Binnen de werkkostenregeling zijn er verschillende onkostenvergoedingen aangewezen die je onbelast mag vergoeden. Voorbeelden hiervan zijn een reiskostenvergoeding van 19 cent per kilometer of declaraties voor het bedrijf of een telefoon die noodzakelijk is voor de uitvoering van het werk. Deze vergoedingen noem je gericht vrijgesteld.

Maar voor veel vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel geeft de belastingdienst niet aan of je die onbelast mag geven. Zo zijn er veel werkgevers die bijvoorbeeld een fitness abonnement vergoeden, maar alleen fitness op de werkplek is gericht vrijgesteld. Om je als werkgever toch de mogelijkheid te bieden om een deel onbelast te vergoeden, bestaat de vrije ruimte.

Vrije ruimte berekenen

Hoe bepaal je nu de vrije ruimte? De basis voor de vrije ruimte is het belastbaar loon. Deze kun je het beste aflezen in de loonstaat van jouw organisatie in kolom 14 'Loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen'.

Stap 1: Bepaal het loon voor de loonbelasting (kolom 14).

Vervolgens vermenigvuldig je het loon voor de loonheffing met 3% (tot €400.000) en het deel daarboven met 1,18%. Het bedrag dat daar uitkomt, mag je onbelast vergoeden.

Stap 2: Vermenigvuldig je het loon voor de loonheffing met 3% (tot €400.000) en het deel daarboven met 1,18%

Nu weet je hoeveel je onbelast mag vergoeden. Hieronder een aantal opties om dit te verrekenen:

  • Eenmalige onbelaste bonus voor je werknemers
  • Bestaande belaste toeslagen onbelast uitkeren

Doordat je het nu onbelast uitkeert, betaal je er als werkgever geen sociale lasten over. Dat bespaart ongeveer 20%! Mooi meegenomen, toch? En ook je werknemer hoeft er geen loonheffing over af te dragen. Everybody happy!

Bijhouden van de vrije ruimte

Wij raden aan om een losse grootboekrekening in je boekhouding aan te maken, bijvoorbeeld: 'Onbelaste vergoedingen (vrije ruimte)'.

Alle vergoedingen en verstrekkingen die je doet, kun je op deze rekening boeken. Aan het einde van het jaar kun je dan eenvoudig zien hoeveel van de vrije ruimte je gebruikt hebt.

Maa je gebruik van een salarisadministratie tool voor je salarisadministratie? Dan kun je daar ook vergoedingen in vastleggen. Employes boekt deze automatisch naar de juiste grootboekrekening voor je. Ook als je gebruikt maakt van een koppeling met je boekhoudpakket, komen deze kosten automatisch in je boekhouding.

Eindheffing bij overschrijding

Het kan natuurlijk voorkomen dat je de vrije ruimte overschrijdt. In dat geval ben je verplicht om eindheffing te betalen.

De eindheffing is een percentage van 80% over het netto-bedrag dat je hebt vergoed. Dit dien je na afloop van het jaar door te geven. Wij raden aan dit in december of januari te doen. Maar uiteraard is het aan te raden om zoveel mogelijk binnen de vrije ruimte te blijven.

We hopen dat we hiermee in grote lijnen hebben kunnen uitleggen wat de vrije ruimte is.

Heb je hulp nodig bij het bepalen van de vrije ruimte?

Heb je inhoudelijke vragen hierover of ben je benieuwd hoe Employes verder omgaat met de vergoedingen? Onze HR & salarisexperts staan voor jou klaar om je vragen te beantwoorden. Neem contact op met support@employes.nl.

Wil je direct aan de slag? Dat kan natuurlijk ook. Maak een gratis Employes account aan en ontdek hoe eenvoudig salarisadministratie kan zijn.

Employes gratis proberen

Probeer nu gratis

Ervaar het gemak en probeer Employes gratis uit.
Probeer nu
Blijf up to date!

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Schrijf je in en krijg het laatste HR- & salarisnieuws als eerste in je inbox.