Verkeersboete van werknemer: hoe verwerk je dit?

Goed om als werkgever te onthouden

• De bestuurder is meestal verantwoordelijk voor de verkeersboete. 
• Je ontvangt niet altijd de rekening die je betaalt. 
• Een boete mag je niet zomaar inhouden op het salaris. 
• Betaal je als werkgever de boete? Dan kan dat gevolgen hebben voor de loonheffingen en de verwerking in de salarisadministratie.
• Verkeersboetes zijn in principe niet fiscaal aftrekbaar.
• Voorkom discussies door vooraf afspraken te maken met een autoregeling.

Wie betaalt de verkeersboete van een werknemer?

Een werknemer rijdt onderweg naar een klant te hard. Een bedrijfsbus krijgt een parkeerboete. Of een flitser legt een snelheidsovertreding vast van een leaseauto. Herkenbaar? Dan ontstaat al snel de vraag: wie betaalt de verkeersovertreding?

Meestal betaalt degene die de overtreding heeft begaan de CJIB-boete. Ook als de overtreding onder werktijd plaatsvindt of met een leaseauto of bedrijfswagen. Toch zijn er uitzonderingen. In sommige situaties betaal je als werkgever de boete of kan de boete niet op de werknemer worden verhaald. Ook maakt het verschil of de boete op naam van de werknemer of de werkgever staat.

Bij Employes zien we dat verkeersboetes zelden het echte probleem zijn. De discussie ontstaat meestal omdat niet duidelijk is wie op dat moment in de bedrijfswagen reed. Of er ontbreken afspraken over het verhalen van boetes. Met een goede autoregeling en een overzichtelijke HR-administratie voorkom je dit soort situaties.

Is een verkeersboete voor rekening van de werkgever of werknemer?

Dat hangt af van twee verschillende vragen:

1. Wie ontvangt de boete?
2. Wie draagt uiteindelijk de kosten?

In de meeste gevallen komt een boete uiteindelijk voor rekening van de werknemer die de overtreding heeft begaan. Hoe de boete wordt afgehandeld, hangt af van de omstandigheden en de gemaakte afspraken. 

• Rijdt een werknemer in zijn eigen auto voor het werk?
  De medewerker ontvangt en betaalt de boete zelf die ontstaat door zijn eigen verkeersovertreding, tenzij je hebt afgesproken dat jij als werkgever deze vergoed. Houd er rekening mee dat zo'n vergoeding fiscale gevolgen kan hebben.
• Een snelheidsovertreding wordt met een leaseauto begaan.
  Dan kan de boete eerst bij de leasemaatschappij terechtkomen. Daarna wordt deze doorgestuurd naar de werkgever of direct belast aan de bestuurder. Vaak rekent de leasemaatschappij hiervoor ook administratiekosten.
• Een boete komt voor de bedrijfsauto.
  Bij een bedrijfswagen staat het kenteken meestal op naam van de werkgever. De boete komt daarom vaak direct bij jou binnen. Vervolgens moet worden bekeken wie op dat moment reed. En hoe de boete volgens de interne afspraken wordt afgehandeld.

Het kan zijn dat jij de boete ontvangt, maar dat betekent niet automatisch dat je ook betaalt.

Wie betaalt de verkeersboete van een werknemer?

Gebruik onderstaande vragen om snel te bepalen wie verantwoordelijk is. En wie de CJIB-boete betaalt. 

• Is de boete opgelegd aan de bestuurder? → Ja? Dan betaalt de werknemer in principe zelf.
• Is de boete verstuurd naar de kentekenhouder? → Dan ontvangt de werkgever of leasemaatschappij eerst de beschikking.
• Is bekend welke werknemer reed?
  → Ja? Beoordeel of de boete volgens jullie autoregeling wordt doorbelast.
  → Nee? Dan moet eerst worden vastgesteld wie de bestuurder was.
• Heeft de werkgever afgesproken de boete te vergoeden? → Dan betaalt de werkgever en kunnen fiscale gevolgen ontstaan.

Voorkom dat iedere verkeersovertreding opnieuw een discussie wordt met duidelijk vastgelegde afspraken. 

Verandert het iets als de werknemer onder werktijd reed?

Nee, meestal niet.

Dat een werknemer onderweg was voor zijn werk betekent niet automatisch dat de werkgever verantwoordelijk is voor de boete. Een veelgehoorde misvatting is dat de werkgever automatisch verantwoordelijk is wanneer een werknemer onder werktijd rijdt. De hoofdregel blijft dat degene die de overtreding maakt, daarvoor aansprakelijk is. Dat de rit zakelijk was, verandert daar meestal niets aan.

Wel kunnen de omstandigheden van belang zijn. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer een verkeersovertreding maakt doordat hij een instructie van de werkgever opvolgde. In zo'n uitzonderlijke situatie kan de beoordeling anders uitvallen. En kun je besluiten de boete te betalen. 

Mag je een verkeersboete verhalen op een werknemer?

In veel gevallen wel, maar dat is geen automatisch recht. Heeft een werknemer zelf een verkeersovertreding begaan? Dan ligt het voor de hand dat hij vaak ook de kosten van de boete betaalt.  

Dat geldt bijvoorbeeld voor:

• snelheidsovertredingen;
• door rood rijden;
• handheld bellen;
• fout parkeren;
• andere persoonlijke verkeersovertredingen.

Let op: je mag kosten niet onbeperkt verhalen. Ook het verrekenen van een verkeersboete met het salaris is aan wettelijke regels gebonden.

Leg vooraf vast hoe je hiermee omgaat. Zo voorkom je dat medewerkers verschillend worden behandeld.

Mag je een verkeersboete verrekenen met het salaris?

Dat kan, maar niet zonder voorwaarden. Het is goed om te onthouden dat een verkeersboete verhalen op een werknemer iets heel anders is dan de boete direct inhouden op het salaris. 

Ook als een werknemer verantwoordelijk is voor de verkeersovertreding, mag je de boete niet zomaar verrekenen met het loon. Voor looninhoudingen gelden wettelijke regels. Zo mag een werknemer door een inhouding niet minder ontvangen dan het wettelijk minimumloon waarop hij recht heeft. Is de boete hoger, dan kun je deze over meerdere loonperiodes verrekenen.

Twijfel je of je een boete mag verrekenen? Laat de situatie dan beoordelen voordat je de inhouding verwerkt in de salarisadministratie. Daarmee voorkom je discussies of correcties achteraf.

Wat als je als werkgever de verkeersboete betaalt?

Soms kies je als werkgever ervoor om een verkeersboete uit coulance te betalen. Bijvoorbeeld om een goede arbeidsrelatie te behouden, omdat de werknemer veel zakelijke kilometers rijdt of omdat dit in het personeelshandboek is vastgelegd.

Dat lijkt handig, maar fiscaal kan dit gevolgen hebben.

Betaal je een verkeersboete die eigenlijk voor rekening van de werknemer komt? Dan kan de vergoeding worden gezien als loon. In dat geval kunnen loonheffingen verschuldigd zijn. Ook kan de vergoeding onder voorwaarden ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) worden gebracht. Is de vrije ruimte volledig benut, dan kan eindheffing verschuldigd zijn. 

Ook kan het gevolgen hebben voor de relaties binnen de organisatie. Besluit je een verkeersovertreding soms wel en soms niet te vergoeden? Dan ontstaat al snel discussie binnen het team. Een duidelijke regeling voorkomt dat.

Beoordeel daarom altijd hoe de vergoeding fiscaal moet worden verwerkt. Betaal je een verkeersboete als werkgever? Stem de verwerking altijd af met de salarisadministratie.

Praktische tip
Vergoed je verkeersboetes alleen bij uitzondering? Leg dan ook vast wanneer je hiervan afwijkt. Zo voorkom je discussie en houd je de verwerking in de salarisadministratie consistent.

Zijn verkeersboetes fiscaal aftrekbaar?

Nee. Verkeersboetes zijn in principe niet fiscaal aftrekbaar. Ook wanneer je als werkgever de boete betaalt, levert dat doorgaans geen fiscaal voordeel op. De Belastingdienst ziet een verkeersboete van de werknemer als een sanctie en niet als zakelijke kosten. Daardoor zijn ze niet aftrekbaar voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Ook de btw over een verkeersboete kun je niet terugvragen.

Maak vooraf duidelijke afspraken over wie de kosten draagt. En betaal je als werkgever de boete, kijk dan ook naar de gevolgen voor de loonheffingen.

Hoe verwerk je een verkeersboete in de salarisadministratie?

Een goede verwerking begint bij de administratie. Doorloop bij iedere verkeersboete dezelfde stappen.

Stap 1. Controleer wie de boete heeft ontvangen
Is de beschikking verstuurd naar de werknemer, de werkgever of de leasemaatschappij? Dat bepaalt hoe de verdere afhandeling verloopt.

Stap 2. Stel vast wie de bestuurder was
Bij bedrijfswagens of poolauto's is dat niet altijd direct duidelijk. Een ritregistratie of voertuigplanning voorkomt dat je dit achteraf moet uitzoeken.

Stap 3. Bepaal wie de kosten draagt
Controleer de afspraken in de autoregeling of het personeelshandboek. Wordt de boete doorbelast aan de werknemer? Of betaalt de werkgever de kosten?

Stap 4. Verwerk de boete correct
Afhankelijk van de situatie:

• wordt de boete doorbelast aan de werknemer;
• wordt deze verwerkt als vergoeding;
• of moet rekening worden gehouden met loonheffingen.

Door iedere boete op dezelfde manier af te handelen, houd je de salarisadministratie overzichtelijk en voorkom je fouten.

Veelgemaakte fouten bij een verkeersboete van de medewerker

In de praktijk zien we een aantal fouten regelmatig terug.

• De werkgever betaalt een snelheidsovertreding van de werknemer. Dat lijkt klantvriendelijk, maar kan leiden tot fiscale gevolgen en scheve verwachtingen binnen het team.
• Er zijn geen afspraken vastgelegd. Bij iedere boete ontstaat opnieuw discussie wie betaalt.
• Niemand weet wie de bedrijfswagen bestuurde. Vooral bij gedeelde voertuigen gebeurt dit vaker dan je denkt.
• De verkeersboete wordt direct ingehouden op het salaris. Een looninhouding mag niet zomaar. Controleer altijd of dit juridisch is toegestaan.
• De administratieve kosten van de leasemaatschappij worden vergeten. Houd er rekening mee dat de leasemaatschappij kosten kan rekenen voor het verwerken van boetes. En stem af wie deze betaalt. 
• De administratie is niet compleet. Wanneer niet duidelijk is wie de bestuurder was of hoe de boete is verwerkt, kost de afhandeling onnodig veel tijd.

Een duidelijke autoregeling en een goed bijgehouden HR- en salarisdossier voorkomen veel van deze problemen. Want in de praktijk kost de boete zelf vaak minder tijd dan de discussie die daarna ontstaat. 

Werknemers die veel rijden? Maak vooraf afspraken

Voor buitendienstmedewerkers, monteurs, accountmanagers en servicemedewerkers hoort autorijden bij het werk. Dan is de kans op een verkeersboete groter. Juist dan is een duidelijke autoregeling belangrijk.

Leg bijvoorbeeld vast:

• wie verkeersboetes betaalt;
• hoe kentekenboetes worden afgehandeld;
• wie administratiekosten van de leasemaatschappij betaalt;
• wanneer de werkgever een uitzondering maakt;
• hoe bezwaar wordt gemaakt;
• hoe de verwerking in de salarisadministratie plaatsvindt.

Duidelijke afspraken vooraf besparen achteraf veel tijd.

Neem verkeersboetes op in het personeelshandboek

Veel werkgevers hebben wel een autoregeling, maar besteden nauwelijks aandacht aan verkeersboetes. Dat is jammer, want juist hierover ontstaan regelmatig vragen. Een goed personeelshandboek voorkomt discussies.

Neem daarom minimaal op:

• wie verantwoordelijk is voor verkeersboetes;
• hoe leaseauto's en bedrijfswagens worden behandeld;
• wanneer een boete op de werknemer wordt verhaald;
• wanneer de werkgever een boete vergoedt;
• hoe looninhoudingen plaatsvinden;
• hoe bezwaar kan worden gemaakt.

Zo weet iedere medewerker waar hij aan toe is.

Praktijkvoorbeelden

Laten we een aantal voorbeelden doornemen om verschillende situaties te bekijken. 

Scenario 1: snelheidsovertreding met een leaseauto

Situatie
Een accountmanager rijdt met zijn leaseauto naar een klant. Onderweg wordt hij geflitst.

Wie ontvangt de boete?
De beschikking komt in principe eerst bij de leasemaatschappij terecht die de boete daarna doorstuurt. 

Wie betaalt?
De werknemer is in principe verantwoordelijk voor de snelheidsovertreding.

Risico's

• administratiekosten van de leasemaatschappij;
• onduidelijkheid als hierover geen afspraken zijn gemaakt.

Wat adviseren wij?
Leg vast dat verkeersboetes voor rekening van de bestuurder komen en informeer medewerkers hierover zodra zij een leaseauto krijgen.

Scenario 2: parkeerboete met een bedrijfswagen

Situatie
Een monteur parkeert de bedrijfsbus tijdens een spoedklus op een plek waar dat niet is toegestaan. De boete komt enkele weken later bij de werkgever binnen.

Wie ontvangt de boete?
De werkgever als kentekenhouder. 

Wie betaalt?
Dat hangt af van de interne afspraken en de vraag of kan worden vastgesteld wie de bestuurder was.

Risico's

• meerdere werknemers gebruiken dezelfde bedrijfswagen;
• niemand weet meer wie reed;
• discussie binnen het team.

Wat adviseren wij?
Werk met een eenvoudige voertuigplanning of ritregistratie. Daarmee is altijd duidelijk wie verantwoordelijk was.

Scenario 3: werkgever vergoedt de verkeersboete

Situatie
Een werknemer ontvangt een verkeersboete tijdens een drukke werkdag. Een werkgever besluit uit coulance de CJIB-boete te betalen.

Wie betaalt?
De werkgever.

Risico's

• fiscale gevolgen voor de loonheffingen;
• verwachtingen bij andere werknemers dat zij dezelfde behandeling krijgen;
• ongelijke behandeling als er geen beleid is.

Wat adviseren wij?
Vergoed verkeersboetes alleen wanneer hiervoor een duidelijk beleid bestaat en leg de reden vast.

Verkeersboetes en salarisadministratie eenvoudig beheren met Employes 

Een verkeersboete lijkt misschien een klein incident, maar zonder duidelijke afspraken kan er al snel discussie ontstaan over de kosten en de afhandeling. Door vooraf vast te leggen wie verantwoordelijk is voor verkeersboetes, hoe je deze verwerkt en wanneer een uitzondering geldt, voorkom je onnodige vragen. En zorg je voor een consistente werkwijze binnen je organisatie

Goede afspraken beginnen bij een overzichtelijke HR-administratie. Met Employes verwerk je inhoudingen en vergoedingen overzichtelijk, geniet je van een correcte loonverwerking en heb je alle personeelsgegevens en afspraken op één plek. Ook mobiliteitsregelingen en andere HR-processen beheer je eenvoudig vanuit één centrale omgeving. Dat scheelt uitzoekwerk bij een verkeersboete en geeft rust wanneer zich een praktijksituatie voordoet. Zo besteed je minder tijd aan administratie en houd je meer tijd over om te ondernemen.