Stagevergoeding geven? Dit moet je weten.

Stagevergoeding: regels, bedragen en aandachtspunten

Een stagiair kan een waardevolle aanvulling zijn op je organisatie. Je haalt nieuwe kennis en frisse ideeën binnen, helpt jong talent groeien én bouwt mogelijk aan je toekomstige personeelsbestand. Maar voordat de stage begint, krijg je als werkgever vaak te maken met dezelfde vragen.

Moet je een stagevergoeding betalen? Hoe hoog is een redelijk bedrag? En hoe verwerk je dit correct in je salarisadministratie? Dat zijn belangrijke vragen. Om een aantrekkelijke stageplek te bieden. En ook om te voorkomen dat je achteraf tegen fiscale of administratieve verrassingen aanloopt.

Goed nieuws: het is minder ingewikkeld dan het lijkt. We leggen het uit.

Stagevergoeding in het kort

• Niet wettelijk verplicht
• Vaak tussen €150 en €750 per maand
• Kan verplicht zijn via een cao
• Vaak verwerken in de loonadministratie
• Mogelijk loonheffing verschuldigd

Wat is een stagevergoeding?

Een stagevergoeding is een financiële vergoeding die een werkgever aan een stagiair geeft tijdens een stageperiode.

Is een stagevergoeding hetzelfde als het salaris? Nee. Een stagevergoeding is bedoeld als tegemoetkoming voor de inzet en gemaakte kosten van de stagiair tijdens de stage. Het primaire doel van een stage blijft leren en ervaring opdoen. Dit betekent ook dat een stagiair meestal geen reguliere werknemer is. Hij komt in principe niet werken om loon te verdienen.

Toch leveren veel stagiairs een waardevolle bijdrage aan de organisatie. Daarom kiezen werkgevers er steeds vaker voor om een vergoeding te geven voor de tijd, inzet en betrokkenheid van de stagiair.

Is een stagevergoeding verplicht?

Nee. In Nederland bestaat geen wettelijke verplichting om stagevergoeding te betalen. Als werkgever mag je daarom in principe zelf bepalen of je een vergoeding aanbiedt. En hoe hoog die is. Wel kunnen cao's, onderwijsinstellingen of stageprogramma's hierover afspraken maken. 

Waarom kiezen veel werkgevers toch voor een stagevergoeding?

Ook als een stagevergoeding niet verplicht is, kiezen steeds meer werkgevers ervoor om er één aan te bieden. Dat heeft een eenvoudige reden: goede stagiairs hebben steeds meer keuze.

Goede stagiairs hebben keuze. Een stagevergoeding laat zien dat je hun inzet serieus neemt. Bovendien kan het helpen om talent aan te trekken in een arbeidsmarkt waar veel organisaties in dezelfde vijver vissen. Soms is een paar honderd euro per maand precies het verschil tussen jouw stageplek en die van de concurrent.

Zie een stagevergoeding daarom niet alleen als een kostenpost, maar ook als een investering in je werkgeversmerk. Tevreden stagiairs vertellen hun ervaringen door. Vandaag een stagiair, morgen misschien een vaste medewerker.

Hoe hoog is de gemiddelde stagevergoeding?

Hoewel er geen wettelijk minimum of maximum bestaat, liggen volgens overheidscijfers de meeste stagevergoedingen tussen de €150 en €750 per maand afhankelijk van sector, opleidingsniveau en type stage.

Veel werkgevers kiezen voor een vast bedrag per maand, afhankelijk van onder meer:

• Het opleidingsniveau;
• Het aantal stagedagen per week;
• De duur van de stage;
• De sector waarin je actief bent;
• De verantwoordelijkheden van de stagiair;
• Het type stage;
• De grootte van de organisatie.

Vooral bij meewerkstages, waarbij een stagiair actief meedraait binnen het team, ligt een hogere vergoeding voor de hand. 

Wil je aantrekkelijk zijn voor stagiairs? Dan loont het om te kijken wat binnen jouw branche gebruikelijk is.

Stagevergoeding per opleidingsniveau

Niet iedere stage ziet er hetzelfde uit. In de praktijk zie je vaak verschillende stagevergoedingen per opleidingsniveau.

• mbo: €150-€350 met een gemiddelde van €250 (waarbij leerdoel centraal staat)
• hbo: €300-€650 met een gemiddelde van €380 (meewerkstages waarbij student actief bijdraagt aan dagelijkse werkzaamheden)
• wo: €400-€750 met een gemiddeld van €440 (hogere vergoeding bij specialistische kennis of onderzoeksprojecten)

Verschillen tussen BOL, BBL en meewerkstages

Het type stage speelt eveneens een belangrijke rol.

Bij een BOL-stage ligt de nadruk meestal volledig op leren. Bij een BBL-traject combineert een student werken en leren, waardoor andere arbeidsrechtelijke regels kunnen gelden.

Ook een afstudeerstage verschilt van een meewerkstage. Hoe groter de bijdrage aan de dagelijkse bedrijfsvoering, hoe gebruikelijker een hogere vergoeding wordt.

Stagevergoeding bij een fulltime stage

Bij een fulltime stage van vier of vijf dagen per week ligt een hogere stagevergoeding voor de hand dan bij een parttime stage.

Werk je met een fulltime stagiair die actief bijdraagt aan projecten en dagelijkse werkzaamheden? Dan ligt de vergoeding meestal hoger dan bij een stage waarbij het leerdoel volledig centraal staat. 

Is een stagevergoeding bruto of netto?

Een stagevergoeding wordt vrijwel altijd bruto afgesproken. Dat betekent dat eventuele loonheffingen nog verwerkt moeten worden voordat de stagiair het uiteindelijke bedrag ontvangt. En dat het bedrag dat je met de stagiair afspreekt niet altijd hetzelfde is als het bedrag dat hij op zijn rekening ontvangt. 

Of er daadwerkelijk belasting wordt ingehouden, hangt af van de fiscale situatie van de stagiair en de manier waarop de vergoeding in de salarisadministratie wordt verwerkt.

Voor werkgevers is het daarom belangrijk om vooraf duidelijk vast te leggen of een vergoeding bruto of netto wordt gecommuniceerd. Zo voorkom je dat een stagiair uitgaat van een netto bedrag terwijl er nog inhoudingen plaatsvinden.

Waarom kan het nettobedrag per stagiair verschillen?

Twee stagiairs met dezelfde bruto stagevergoeding ontvangen niet altijd hetzelfde nettobedrag. Dat komt doordat de fiscale verwerking per situatie kan verschillen.

Factoren die hierbij een rol spelen zijn:

• de toepassing van loonheffingskortingen;
• het type stage;
• de fiscale positie van de stagiair;
• de vraag of sprake is van een echte of fictieve dienstbetrekking.

Daardoor kan een stagevergoeding van €500 bruto per maand voor de ene stagiair leiden tot een ander nettobedrag dan voor de andere. En dat is precies waarom het belangrijk is om vooraf duidelijk af te spreken of je over een bruto of netto stagevergoeding spreekt.

Betaal je belasting over een stagevergoeding?

In veel gevallen wel.

Een stagevergoeding lijkt simpel. Totdat je moet bepalen of je loonheffingen moet inhouden. Afhankelijk van de situatie kun je als werkgever te maken krijgen met loonbelasting, de bijdrage Zorgverzekeringswet en soms werknemersverzekeringen.

Als werkgever verwerk je deze inhoudingen via de salarisadministratie. Klinkt ingewikkeld? Valt mee. Met Employes regel je loonverwerking eenvoudig zelf. Zonder tussenpartij. Zonder salarisexpert te zijn. Gewoon direct inzicht in wat je moet doen en wanneer.

Hoe verwerk je een stagevergoeding in de salarisadministratie?

Voor veel werkgevers zit de grootste uitdaging niet in het bepalen van de vergoeding, maar in de administratieve verwerking.

Een stagevergoeding moet vaak worden meegenomen in de loonadministratie. Daarbij spelen onder meer de volgende zaken een rol:

• Loonheffingen;
• Verloning;
• Loonaangifte;
• Jaaropgaven;
• Eventuele aanvullende vergoedingen.

Een foutieve verwerking kan leiden tot correcties of extra administratief werk. Voor veel werkgevers voelt dat als een hoop extra werk. Zeker wanneer je slechts één of twee stagiairs hebt.

Maar salarisadministratie hoeft niet ingewikkeld te zijn.

Daarom is het verstandig om stagevergoedingen op dezelfde manier te behandelen als andere vergoedingen binnen je loonadministratie. Zo houd je overzicht en weet je zeker dat alles volgens de regels verloopt. Direct voor elkaar.

Mag je een onkostenvergoeding geven naast een stagevergoeding?

Ja. Een stagevergoeding staat los van een onkostenvergoeding. Een onkostenvergoeding is namelijk voor gemaakte kosten door de stagiair zoals reiskosten, parkeerkosten, lunchkosten en zakelijke uitgaven. 

Het combineren van een stagevergoeding met een onkostenvergoeding komt veel voor. Wel is het belangrijk om te controleren welke fiscale regels voor de verschillende vergoedingen gelden.

Wat staat er in cao's over stagevergoeding?

Steeds meer cao's bevatten specifieke afspraken over stagiairs.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Een minimale stagevergoeding.
• Verplichte reiskostenvergoedingen.
• Verzekeringen.
• Begeleiding tijdens de stage.
• Duur van de stage.
• Stagecontracten.

De verschillen tussen sectoren zijn groot. Wat gebruikelijk is binnen de horeca kan bijvoorbeeld afwijken van de techniek- of IT-sector. 

Controleer daarom altijd de cao voordat je afspraken maakt met een stagiair.

Wanneer is een stagiair eigenlijk in loondienst?

Veel werkgevers denken dat een stagiair nooit werknemer kan zijn. Dat klopt niet. Dit is een belangrijk aandachtspunt voor werkgevers. Het is wel zo dat niet iedere stagiair automatisch werknemer is. De werkzaamheden worden uitgevoerd om ervaring op te doen en leerdoelen te behalen. Maar soms vervaagt die grens.

• Ligt de nadruk op leren? Dan is er meestal sprake van een stage.
• Verricht iemand vooral productief werk zoals een reguliere medewerker en wordt hij daarvoor beloond? Dan kan de situatie anders liggen. 

Echte dienstbetrekking
Van een echte dienstbetrekking is meestal sprake wanneer:

• Er arbeid wordt verricht;
• Er loon wordt betaald;
• Er sprake is van een gezagsverhouding.

In dat geval kan een arbeidsovereenkomst ontstaan.

Fictieve dienstbetrekking
Voor sommige stagiairs geldt een fictieve dienstbetrekking. Er is dan geen reguliere arbeidsovereenkomst, maar voor de loonheffingen wordt de stagiair wel als werknemer behandeld.

Dit heeft gevolgen voor de loonadministratie en fiscale verplichtingen.

Let op bij structureel productief werk

Hier gaat het in de praktijk regelmatig mis.

Sommige stagiairs draaien vrijwel volledig mee in de dagelijkse werkzaamheden. Ze hebben eigen verantwoordelijkheden. Ze leveren structureel productief werk. Als het leerdoel daarbij naar de achtergrond verdwijnt, kan de stage steeds meer kenmerken van een regulier dienstverband krijgen.

Dat brengt risico's rondom arbeidsrecht met zich mee. Denk aan discussies over arbeidsvoorwaarden, loonbetalingen of de vraag of er eigenlijk sprake is van een arbeidsovereenkomst.

Zorg daarom altijd voor:

• Een duidelijke stageovereenkomst;
• Concrete leerdoelen;
• Voldoende begeleiding;
• Heldere afspraken over werkzaamheden en verantwoordelijkheden.

Zo blijft voor alle betrokkenen duidelijk dat het om een stage gaat en niet om een regulier dienstverband.

Twijfel je? Dan is het verstandig om dit vooraf goed te beoordelen. Dat voorkomt verrassingen achteraf.

Veelgemaakte fouten bij stagevergoedingen

Stagevergoedingen lijken eenvoudig, maar in de praktijk maken werkgevers regelmatig dezelfde fouten.

▢ Geen cao controleren - Daardoor kun je verplichte afspraken over het hoofd zien.
▢ Stagevergoeding verkeerd verwerken - Een vergoeding buiten de salarisadministratie houden kan fiscale gevolgen hebben.
▢ Verkeerde loonheffingen toepassen - De regels voor stagiairs verschillen van reguliere werknemers.
▢ Geen duidelijke stageovereenkomst opstellen - Onduidelijke afspraken leiden vaak tot vragen of discussies achteraf.
▢ Vergoeding en salaris door elkaar halen - Een stagevergoeding heeft een ander doel dan regulier loon. Het is belangrijk om dit onderscheid helder te houden.

Stagevergoeding correct verwerken in je salarisadministratie 

Een stagevergoeding afspreken is één ding. De juiste verwerking in je salarisadministratie is minstens zo belangrijk.

Want hoe zorg je ervoor dat een stagevergoeding correct wordt verwerkt? En hoe voorkom je fouten in loonheffingen of vergoedingen?

Een praktijkvoorbeeld

Je hebt een marketingbureau met acht medewerkers en neemt een hbo-stagiair aan die vier dagen per week meewerkt aan campagnes en contentcreatie. Je spreekt een stagevergoeding van €500 per maand af.

Dan wil je als werkgever onder andere weten:

• Moet ik loonheffingen inhouden?
• Hoe verwerk ik deze vergoeding in mijn salarisadministratie?
• Gelden er aanvullende regels vanuit een cao?
• Kan ik daarnaast een reiskostenvergoeding geven?

De antwoorden verschillen per situatie, maar voor veel werkgevers is één ding duidelijk: een stagevergoeding hoort niet thuis in een los Excel-bestand of afzonderlijke administraties. Door de vergoeding direct mee te nemen in je loonadministratie voorkom je fouten. En weet je zeker dat alles volgens de regels wordt verwerkt.

Praktische tips voor werkgevers

Wil je stagevergoedingen goed regelen? Let dan op deze punten:

• Leg afspraken over de stagevergoeding duidelijk vast in de stageovereenkomst.
• Controleer of loonheffingen van toepassing zijn.
• Maak onderscheid tussen een stagevergoeding en een onkostenvergoeding.
• Verwerk vergoedingen via je salarisadministratie.
• Controleer periodiek of vergoedingen nog aansluiten bij actuele afspraken en regelgeving.

Met Employes regel je dat vanuit hetzelfde systeem als je overige salaris- en HR-administratie. Zo houd je overzicht. Ook als je naast stagiairs meerdere medewerkers in dienst hebt. Dat scheelt handmatig werk en verkleint de kans op fouten.

Grip op stagevergoedingen met Employes

Een stagevergoeding lijkt misschien een klein onderdeel van je personeelsadministratie. Maar zoals wel vaker met salariszaken zitten de details in de regels. En laten we eerlijk zijn: je bent waarschijnlijk ondernemer geworden om te ondernemen. Niet om urenlang uit te zoeken welke loonheffingen gelden voor een stagiair.

Gelukkig hoeven stagevergoedingen geen administratieve hoofdpijn op te leveren.

Of je nu één stagiair begeleidt of meerdere studenten binnen je organisatie hebt rondlopen: een correcte verwerking van stagevergoedingen blijft belangrijk. 

Met Employes houd je zelf de touwtjes in handen, terwijl slimme automatiseringen je helpen fouten te voorkomen. Zo regel je niet alleen stagevergoedingen, maar je volledige salarisadministratie direct op één plek. Van stagevergoeding tot loonstrook en van personeelsgegevens tot salarisverwerking.

Stagevergoeding regelen? Maak het jezelf makkelijk.

Benieuwd hoe je stagevergoedingen eenvoudig verwerkt in je salaris- en HR-administratie? Ontdek wat Employes voor jouw organisatie kan betekenen.