Meerdere vestigingen? Zo houd je je salarisadministratie overzichtelijk

Waarom wordt salarisadministratie complexer bij meerdere vestigingen?

Meerdere vestigingen zijn goed nieuws voor je bedrijf. Maar je salarisadministratie groeit net zo hard mee. Op iedere locatie komen nieuwe collega's binnen, vertrekken er mensen en veranderen uren en contracten. Tel daar verlof, verzuim en declaraties bij op en je hebt ineens een stuk meer bij te houden.

Bij één vestiging zijn de lijnen vaak nog kort. De manager geeft een wijziging door en degene die de salarisadministratie doet, verwerkt hem. Met meerdere locaties komen er meer mensen tussen. De ene vestigingsmanager neemt een nieuwe collega aan, de andere keurt declaraties goed en HR probeert ondertussen alle wijzigingen compleet te krijgen voor de salarisronde. 

Vijf vestigingen met gemiddeld acht medewerkers? Dan zit je voor de salarisadministratie voor franchisenemers al op veertig loonstroken per maand. En dus ook op veel meer uren, contractwijzigingen en andere mutaties die op tijd op de juiste plek moeten staan. Een gemiste wijziging bij één medewerker lijkt misschien klein, maar betekent wel dat je achteraf moet corrigeren. En met iedere nieuwe locatie neemt het aantal momenten waarop iets kan blijven liggen toe.

Zonder vaste afspraken gaat iedere vestiging het al snel op zijn eigen manier doen. De één mailt, de ander appt en ergens staat nog een Excel-bestand dat ook bijgehouden moet worden. Vestigingen hanteren verschillende deadlines en personeelsgegevens staan op meerdere plekken. Daardoor wordt het lastiger om het totaaloverzicht te bewaren. 

Dat merk je vaak pas echt vlak voor de salarisronde. Zijn alle uren binnen? Is die contractwijziging verwerkt? En moest er niet nog ergens een declaratie worden goedgekeurd?

Je salarisadministratie wordt zo onnodig een maandelijkse speurtocht.

De drie meest voorkomende fouten bij meerdere vestigingen

Het probleem zit meestal niet in de salarisadministratie zelf. Het zit in alle losse werkwijzen eromheen. Wat voor één vestiging prima werkt, wordt met vijf locaties ineens een stuk minder handig.

1. Iedere vestiging heeft een eigen systeem of werkwijze

Vestiging A werkt met een eigen spreadsheet. Vestiging B stuurt mutaties per mail. Voor vestiging C houdt de accountant alles bij en vestiging D heeft inmiddels zelf een map in de cloud gemaakt. Iedere locatie heeft zijn zaakjes misschien prima op orde. Maar centraal heb je geen idee meer wat waar staat.

Welke contractwijzigingen zijn verwerkt? Zijn alle uren binnen? Welke declaraties moeten nog worden goedgekeurd? En welke gegevens zijn inmiddels alweer achterhaald? Daar komt bij dat dezelfde informatie vaak meerdere keren wordt ingevoerd. Eerst door de vestigingsmanager, vervolgens door HR en daarna nog een keer in de salarisadministratie.

Één centrale bron voorkomt dat je bij iedere salarisronde eerst gegevens uit verschillende systemen moet verzamelen.

2. Je hebt geen compleet overzicht van de loonkosten

Je totale loonkosten weten is één ding. Maar als je vijf vestigingen hebt, wil je vooral weten hoe die kosten over je locaties verdeeld zijn. Welke vestiging zit ruim in de bezetting? En waar lopen de personeelskosten harder op dan verwacht?

Zonder centraal overzicht wordt het lastiger om locaties te vergelijken en op tijd bij te sturen. Wordt de salarisadministratie per vestiging los verwerkt en ontvang je alleen periodiek rapportages? Dan moet je de gegevens eerst samenvoegen voordat je het totaalplaatje ziet. Dat maakt bijsturen lastiger.

Een centrale administratie geeft je sneller inzicht. In Employes kun je je salarisadministratie koppelen aan je boekhouding, zodat personeelskosten direct in de boekhouding worden verwerkt.

3. Mutaties worden handmatig doorgegeven

“Hoi, wil je het salaris van Sam vanaf deze maand aanpassen?” Voor één medewerker is zo'n mailtje zo gestuurd. Maar Sam is niet de enige. Vanuit een andere vestiging komt een nieuwe collega binnen, ergens veranderen de uren en vestiging vier heeft nog drie declaraties liggen. Voor je het weet zit je salarisronde verspreid over je inbox.

De ontvanger moet vervolgens bepalen bij welke medewerker en in welke administratie de wijziging hoort en deze handmatig verwerken. Komt een bericht te laat binnen of wordt het over het hoofd gezien? Dan kan dat gevolgen hebben voor de salarisverwerking.

Dat is precies het soort administratief werk dat slecht meegroeit.

Hoe meer gegevens rechtstreeks vanuit je HR-, uren- of planningsproces in de salarisadministratie terechtkomen, hoe minder losse overdrachtsmomenten je nodig hebt.

Zelf doen, uitbesteden of software? Drie opties voor meerdere vestigingen

Meer vestigingen, meer salarisadministratie. Dan komt vanzelf de vraag: blijven we dit op dezelfde manier doen? Je hebt grofweg drie opties: 

1. per vestiging werken met een accountant of administrateur; 
2. alles centraal uitbesteden;
3. zelf centraal werken met online salarissoftware.

Welke optie bij je past, hangt af van hoeveel je zelf wilt regelen en hoeveel grip je wilt houden. Wel worden de verschillen duidelijker zodra het aantal vestigingen groeit.

Een accountant of administrateur per vestiging

Een lokale accountant kan prettig zijn als een vestiging veel zelfstandig regelt. Je hebt een vast aanspreekpunt en hoeft zelf weinig met de loonverwerking te doen.

Het nadeel zit vooral in het centrale overzicht. Als verschillende vestigingen afzonderlijk worden verwerkt, ontvang je informatie vanuit meerdere bronnen. Voor een totaalbeeld van je loonkosten moet je die gegevens vervolgens bij elkaar brengen.

Ook mutaties lopen meestal via een extra stap: jij of een vestigingsmanager geeft de wijziging door, waarna de salarisadministrateur deze verwerkt.

Dat maakt een accountant overigens niet overbodig zodra je salarissoftware gebruikt. Je accountant kan nog steeds een belangrijke rol spelen bij bijvoorbeeld je boekhouding, jaarrekening en financieel advies. Alleen hoef je niet per se iedere personeelsmutatie via dezelfde route te laten lopen.

Alles bij één centraal salariskantoor

Je kunt de salarisadministratie van alle vestigingen ook bij één salarisverwerker onderbrengen. Daarmee voorkom je dat iedere locatie een andere werkwijze heeft en heb je één aanspreekpunt.

Je blijft alleen afhankelijk van de processen van die externe partij. Een nieuwe medewerker, een salariswijziging of een correctie geef je door en wordt vervolgens voor je verwerkt. Hoe snel dat gebeurt en hoeveel inzicht je zelf hebt, verschilt per dienstverlener.

Wil je vooral ontzorgd worden en zelf zo min mogelijk met de salarisadministratie doen? Dan kan dit prima passen.

Zelf centraal werken met online salarissoftware

Je kunt de salarisadministratie ook intern regelen met software.

Dat betekent niet dat je zelf loonberekeningen in Excel gaat maken. Salarissoftware verwerkt loonberekeningen, actuele wet- en regelgeving en ondersteunde cao-afspraken voor je. Jij houdt de gegevens actueel en voert de verloning uit.

Het grote verschil is de directe toegang. Je hoeft niet eerst een mutatie door te sturen en te wachten tot iemand anders hem verwerkt. Je past gegevens zelf aan en ziet direct wat er in je administratie staat.

Welke vorm bij je past, hangt dus vooral af van hoeveel controle je zelf wilt houden. Naarmate het aantal vestigingen groeit, wordt één centrale werkwijze in ieder geval steeds belangrijker.

Waar moet je op letten bij salarisadministratie voor meerdere vestigingen?

Software kiezen omdat het loonstroken kan maken, is een beetje als een bedrijfsauto kiezen omdat er vier wielen onder zitten. Klopt, maar je wilt waarschijnlijk nog iets meer weten.

Voor organisaties met meerdere locaties zijn deze punten minstens zo belangrijk.

1. Eén omgeving voor je salaris- en HR-administratie

Personeelsgegevens horen niet verspreid te staan over losse spreadsheets, mailboxen en mappen per locatie. Kies daarom één centrale omgeving voor bijvoorbeeld personeelsgegevens, contracten, loonstroken, declaraties en verlof. Dat voorkomt dat je dezelfde informatie steeds opnieuw moet invoeren.

Kijk daarbij ook naar je organisatiestructuur. Zijn alle locaties onderdeel van dezelfde werkgever? Of werk je bijvoorbeeld met een holding en meerdere werkmaatschappijen?

Met Employes kun je meerdere administraties binnen hetzelfde gebruikersaccount beheren. Vanuit je account wissel je tussen de verschillende administraties. Salaris en HR regel je vanuit dezelfde omgeving.

Zo houd je administraties waar nodig gescheiden, zonder voor ieder bedrijf een volledig losse werkwijze op te tuigen.

2. Cao's en loonregels die worden bijgehouden

Werk je met veel medewerkers? Dan wil je niet bij iedere salarisronde zelf controleren of er ergens een percentage, premie of cao-afspraak is gewijzigd. Dat wordt extra belangrijk als binnen je organisatie verschillende arbeidsvoorwaarden of cao's van toepassing zijn.

Employes verwerkt de actuele wetgeving en ondersteunde cao-afspraken in het platform. Ook loonheffingstabellen worden bijgewerkt wanneer de regelgeving verandert.

Controleer bij het kiezen van salarissoftware wel altijd of de cao's en regelingen die voor jouw organisatie gelden daadwerkelijk worden ondersteund. 

3. Koppelingen met planning en urenregistratie

Vooral in horeca, retail en andere bedrijven met wisselende roosters vormen gewerkte uren de basis voor een groot deel van de salarisverwerking.

Als een manager uren eerst uit de planning exporteert en iemand ze vervolgens opnieuw in de salarisadministratie invoert, voeg je ook een extra moment toe waarop iets verkeerd kan worden overgenomen. 

Employes heeft daarom koppelingen met onder andere Shiftbase en Dyflexis. Zo breng je planning en urenregistratie dichter bij de salarisverwerking en hoef je minder gegevens handmatig over te nemen.

4. Een administratie die past bij hoe je bedrijf is opgebouwd

Drie winkels betekent niet automatisch drie aparte salarisadministraties. Vallen je vestigingen onder hetzelfde bedrijf? Dan kan de administratie anders ingericht zijn dan wanneer iedere locatie bijvoorbeeld een eigen bv heeft.

Goed om daar even bij stil te staan voordat je nieuwe vestigingen toevoegt. Zo voorkom je dat je iedere vestiging als een volledig losse salarisadministratie inricht terwijl dat misschien helemaal niet nodig is.

Heb je wél meerdere bedrijven, bijvoorbeeld een holding met verschillende werkmaatschappijen? In Employes kun je meerdere administraties toevoegen en vanuit hetzelfde account beheren. Je houdt de administraties netjes gescheiden, maar hoeft zelf niet tussen allerlei systemen te schakelen.

En de loonaangifte? Die kan na de verloning automatisch vanuit Employes worden verstuurd.

Weet je niet zeker welke inrichting bij jouw bedrijf past? Check het dan even bij de Belastingdienst of vraag een salarisexpert. Dan staat de basis meteen goed.

5. Geef managers en medewerkers zelf toegang

Centraal beheren betekent niet dat alles via het hoofdkantoor moet lopen. 

Een medewerker die alleen zijn loonstrook wil bekijken, hoeft daarvoor HR niet te mailen. En een vestigingsmanager die een declaratie moet goedkeuren, hoeft niet meteen toegang te krijgen tot de complete salarisadministratie.

In Employes kunnen werknemers onder andere hun eigen loonstroken en documenten bekijken, verlof aanvragen, zich ziek melden en declaraties indienen. Managers kunnen binnen hun rechten onder meer verlof en declaraties goedkeuren en verzuim verwerken.

Spreek daarnaast één vaste werkwijze af voor alle locaties. Wanneer moeten mutaties binnen zijn? Wie controleert ze? En wie doet de laatste controle vóór de verloning?

Zo leg je dagelijkse personeelszaken bij de mensen die dicht bij de vestiging staan, terwijl je centraal grip houdt.

Checklist: is je salarisadministratie klaar voor meerdere vestigingen?

Hoe weet je of je administratie ook bij de volgende vestiging nog lekker werkt? Loop deze punten eens langs:

▢ We gebruiken één centrale plek voor personeels- en salarisgegevens.

▢ Het is duidelijk wie per vestiging verantwoordelijk is voor personeelsmutaties.

▢ Managers hebben alleen toegang tot de gegevens en functies die zij nodig hebben.

▢ Alle vestigingen werken met dezelfde deadline voor salarismutaties.

▢ We voeren dezelfde personeelsgegevens niet handmatig in meerdere systemen in.

▢ Onze administraties sluiten aan op de juridische en fiscale structuur van het bedrijf.

▢ Onze werkwijze kan mee als er straks nog een vestiging bijkomt.

Kun je de meeste vakjes aanvinken? Mooi. Zo niet, dan weet je waar je kunt beginnen.

Hoe Employes helpt bij salarisadministratie voor meerdere vestigingen

Een extra vestiging openen is waarschijnlijk een stuk leuker dan bedenken hoe je de salarisadministratie daarvan gaat organiseren. Gelukkig hoeft die administratie ook niet ingewikkelder te worden omdat je bedrijf groter wordt.

Met Employes hoef je voor iedere nieuwe vestiging geen nieuwe administratieve werkwijze op te tuigen. Je regelt salaris en HR vanuit één omgeving en kunt waar nodig meerdere administraties vanuit hetzelfde account beheren. Via verschillende gebruikersrollen bepaal je welke medewerkers en managers toegang krijgen tot welke onderdelen.

Met koppelingen voor onder andere Shiftbase en Dyflexis breng je planning en urenregistratie dichter bij je salarisverwerking. Zo hoef je gewerkte uren niet iedere maand vanuit een spreadsheet over te typen. De loonberekeningen, actuele wet- en regelgeving en ondersteunde cao-afspraken zitten in de software. Na de verloning kan Employes de loonaangifte automatisch versturen.

Kom je van een accountant of andere salarisverwerker? Je hoeft niet tot januari te wachten. Je kunt ook gedurende het jaar overstappen. Met onze overstapservice helpen we je bestaande salarisadministratie goed over te zetten.

Zo houd je zelf de touwtjes in handen, ook wanneer vestiging nummer zes alweer op de planning staat.

Salaris- en HR-administratie. Direct voor elkaar.