Loonbelastingverklaring in het kort
- Een loonbelastingverklaring is de opgave waarmee een werknemer gegevens doorgeeft voor de loonheffingen.
- De werknemer vult het formulier in vóór de eerste werkdag.
- De werkgever verwerkt en bewaart de gegevens in de loonadministratie.
- Ontbreken gegevens? Dan kan het anoniementarief gelden.
- Digitaal indienen mag, als gegevens veilig en aantoonbaar worden vastgelegd.
Wat is een loonbelastingverklaring?
Met een loonbelastingverklaring geeft de werknemer de gegevens door voor jouw loonadministratie. Denk aan naam, adres, bsn en de keuze voor loonheffingskorting van de medewerker. De officiële naam is tegenwoordig Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Maar eerlijk: bijna iedereen noemt het nog gewoon loonbelastingverklaring. Snappen we. Als de juiste gegevens maar op de juiste plek terechtkomen.
Met deze gegevens kun jij als werkgever loonheffingen goed berekenen en inhouden. De werknemer geeft via hetzelfde formulier ook aan of jij de loonheffingskorting moet toepassen.
Kort gezegd: zonder goede gegevens kun je geen goede loonstrook maken. En zonder goede loonstrook? Gedoe. Daar wordt niemand vrolijk van.
Waarom is de loonbelastingverklaring belangrijk?
Als werkgever heb je persoonlijke gegevens nodig om de juiste loonheffingen in te houden. En ben je verantwoordelijk voor een correcte loonadministratie. Met de loonbelastingverklaring leg je vast hoe je de loonheffing moet verwerken.
Dat voorkomt gedoe zoals:
- verkeerde loonheffing;
- fout toegepaste loonheffingskorting;
- een onvolledige salarisadministratie;
- correcties achteraf of problemen bij controles;
- toepassing van het anoniementarief.
En geloof ons: salarisadministratie wordt een stuk leuker als je niet achteraf hoeft te repareren. Gewoon in één keer goed.
Wanneer moet een loonbelastingverklaring worden ingevuld?
Bij een nieuwe werknemer. En belangrijk: vóór de eerste werkdag. Een werknemer vult de loonbelastingverklaring in bij indiensttreding. Dan kun je de gegevens meteen goed verwerken in de salarisadministratie. Start iemand meteen? Dan moet de verklaring binnen zijn voor de eerste werkminuut.
Neem je voor het eerst personeel aan? Dan moet je je daarnaast ook aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Daarvoor bestaat het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever.
Nieuwe werknemer? Dan regel je dus meestal drie dingen:
- identiteit controleren;
- gegevens voor de loonheffingen verzamelen;
- loonheffingskorting juist vastleggen.
Tip! Maak dit een vaste stap in je onboarding en workflow. Met een digitaal proces voorkom je dat loonheffingsgegevens pas vlak voor de eerste salarisbetaling binnenkomen.
Wijzigingen tijdens het dienstverband
Gegevens kunnen veranderen. Denk aan een adreswijziging, een gewijzigde persoonlijke situatie of een nieuwe keuze voor loonheffingskorting. Ook bij wijzigingen die relevant zijn voor de loonheffingen, kan een nieuwe verklaring nodig zijn. Je moet zorgen dat je salarisadministratie weer klopt.
Wil de werknemer de loonheffingskorting stoppen of juist laten toepassen? Leg die keuze dan opnieuw duidelijk vast. Heeft jouw organisatie geen eigen regeling? Dan kan opnieuw het Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen worden gebruikt.
Verandering? Duidelijk vastleggen. Niet onthouden. Niet ergens in een chat laten staan. Gewoon goed administreren.
Hoe kom je aan het formulier?
Je download het Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen via de Belastingdienst. Dat is het standaardformulier dat werknemers kunnen invullen en ondertekenen.
Eigen formulier of digitale onboarding? Dat mag ook. Zolang je alle noodzakelijke gegevens voor de loonheffingen vastlegt. Inclusief de keuze voor loonheffingskorting, datum en handtekening.
Belastingdienstformulier gebruiken kan. Slim digitaal verwerken kan ook. Als het maar compleet, controleerbaar en veilig gebeurt.
Loonbelastingverklaring invullen: wat moet erop staan?
Op de verklaring vult de werknemer gegevens in voor de loonadministratie. Denk aan:
- naam en voorletters;
- geboortedatum;
- adresgegevens;
- burgerservicenummer;
- keuze voor loonheffingskorting;
- datum en handtekening.
Laat werknemers hun gegevens zelf digitaal invullen. Jij controleert alleen nog of alles compleet is. En verwerkt ze in je salarisadministratie.
Heeft je werknemer een tweede baan of ontvangt die ook een uitkering? Dan wordt loonheffingskorting extra belangrijk. Die korting mag meestal maar bij één werkgever of uitkeringsinstantie worden toegepast. Laat je werknemer dit dus goed controleren voordat je de gegevens verwerkt.
Handig om hierbij één vaste onboardingchecklist te gebruiken. Scheelt losse formulieren, losse mailtjes en losse eindjes.
Is de loonbelastingverklaring verplicht?
Ja. Je moet als werkgever beschikken over de juiste, noodzakelijke gegevens voor de loonheffingen. De loonbelastingverklaring is de gebruikelijke manier om die gegevens vast te leggen.
De juiste gegevens moeten compleet, op tijd en aantoonbaar worden vastgelegd. En veilig. Want je werkt met persoonsgegevens.
Geen verklaring? Dan wordt verlonen lastig
Geen of onjuiste gegevens? Dan loop je als werkgever risico. In bepaalde situaties moet je het anoniementarief toepassen. Bijvoorbeeld als een werknemer geen naam, adres, woonplaats of bsn verstrekt, of als de identiteit niet goed is vastgesteld.
Bij het anoniementarief houd je 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen in. Loonheffingskorting pas je niet toe. Ook gelden er afwijkingen voor maximumpremieloon en bijdrage- of premielonen. Gevolg: minder nettoloon voor je werknemer. Meer herstelwerk voor jou. Precies het soort administratie waar niemand op zat te wachten. Pas je het anoniementarief niet toe, dan kan dat leiden tot een betalingsverzuim en een verzuimboete.
Praktisch aanpakken:
- leg uit waarom de verklaring nodig is;
- geef aan dat het vóór de eerste werkdag moet;
- verwerk geen aannames;
- pas het anoniementarief toe zolang de gegevens ontbreken.
Niet leuk. Wel duidelijk. Krijg je later alsnog de juiste gegevens? Dan pas je vanaf dat moment het reguliere tarief toe. In bepaalde gevallen kun je eerdere inhoudingen in hetzelfde jaar corrigeren.
Maar eerlijk: voorkomen is hier echt makkelijker dan genezen.
Wie is verantwoordelijk voor de loonbelastingverklaring?
De werknemer is zelf verantwoordelijk voor het invullen en aanleveren van de gegevens. Jij vraagt ze op, controleert ze, verwerkt ze en bewaart ze.
De werknemer moet de gegevens voor de loonheffingen doorgeven. Doet die dat niet, dan kan dat gevolgen hebben. Zo kan de werknemer een verzuimboete krijgen als die de gegevens niet doorgeeft.
Jij hoeft dus niet te raden. En ook niet zelf creatief te worden met ontbrekende gegevens. Gewoon opvragen, controleren en vastleggen.
Verschil tussen loonbelastingverklaring en loonheffingskorting
De loonbelastingverklaring is het formulier. Loonheffingskorting is één van de keuzes op dat formulier.
Simpel gezegd:
- Loonbelastingverklaring: hiermee verzamelt de werkgever gegevens voor de loonadministratie.
- Loonheffingskorting: hiermee bepaalt de werknemer of jij korting op de loonheffing toepast.
Die twee worden vaak door elkaar gehaald. Logisch, want ze staan op hetzelfde formulier. Maar ze zijn niet hetzelfde.
Keuze voor loonheffingskorting
Loonheffingskorting is korting op de loonbelasting en premie volksverzekeringen. Daardoor houdt de werknemer meestal meer nettoloon over. De werknemer kiest zelf of jij die korting toepast. Jij verwerkt die keuze in de salarisadministratie.
Wil een werknemer de loonheffingskorting later aan- of uitzetten? Dan kan dat via jou als werkgever. Jij legt vast wat de werknemer aangeeft.
Wat als een medewerker verschillende werkgevers heeft?
Heeft iemand meerdere banen? Dan moet die werknemer kiezen bij welke werkgever de loonheffingskorting wordt toegepast. En wordt de keuze voor loonheffingskorting extra belangrijk. Staat de korting bij meerdere werkgevers aan? Dan kan de werknemer later moeten bijbetalen.
Als werkgever hoef je die keuze niet voor de werknemer te maken. Jij adviseert niet fiscaal, jij legt vast wat de werknemer aangeeft. Wel zo overzichtelijk.
Waarom moet je als werkgever deze gegevens verzamelen?
Omdat je inhoudingsplichtig bent voor de loonheffingen. Je moet dus weten voor wie je loon betaalt en welke gegevens nodig zijn om de juiste loonbelasting, premies en eventuele loonheffingskorting te verwerken.
Jij zorgt dat het formulier compleet binnenkomt, verwerkt de gegevens in je salarisadministratie en bewaart de verklaring bij je loonadministratie.
Je controleert dus vooral:
- of alle verplichte gegevens zijn ingevuld;
- of het bsn klopt;
- of de keuze voor loonheffingskorting duidelijk is;
- of het formulier is ondertekend;
- of de gegevens veilig worden opgeslagen.
Daarnaast heb je een identificatieplicht. Vóór indiensttreding controleer je het originele identiteitsbewijs. Een kopie bewaar je in je administratie. De identificatieplicht bestaat uit verificatieplicht, bewaarplicht en zorgplicht.
Let op: een rijbewijs is bij indiensttreding niet genoeg om de identiteit van een nieuwe werknemer vast te stellen. Je moet namelijk ook de nationaliteit of verblijfsstatus kunnen controleren en die staat niet op een rijbewijs.
Paspoort, identiteitskaart of verblijfsdocument? Goed. Alleen een rijbewijs? Niet voor deze stap.
Op de juiste plek bewaren
De loonbelastingverklaring hoort bij je loonadministratie. Je moet de gegevens voor de loonheffingen minimaal 5 kalenderjaren na het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt bewaren.
Ook oude verklaringen en formulieren moet je bewaren als ze zijn vervangen door nieuwe. Dat is handig bij wijzigingen tijdens het dienstverband, controles of correcties.
Bewaar de verklaring dus niet ergens in een losse map, inbox of vage folder. Zet ’m bij het personeelsdossier en je loonadministratie. Veilig. Vindbaar. Klaar. Dan hoef je bij een eventuele controle niet te gaan graven.
Digitaal indienen? Graag zelfs
Digitaal indienen? Ja. Zolang je het goed inricht. En voor veel werkgevers is dit de makkelijkste route. Geen losse pdf’s in mailboxen. Geen half ingevulde formulieren. Geen “ik dacht dat jij die had opgeslagen”.
Let wel op drie dingen:
- de juiste gegevens moeten worden gevraagd;
- de werknemer moet duidelijk akkoord geven op de keuze voor loonheffingskorting;
- de gegevens moeten veilig worden bewaard.
Bij digitale aanlevering kun je werken met een elektronische handtekening. Een gekwalificeerde of geavanceerde elektronische handtekening voldoet doorgaans aan de eisen voor authenticiteit en integriteit.
Gebruik je een digitale onboarding? Zorg dan dat je alles goed vastlegt: gegevens, loonheffingskorting, datum, handtekening en bewaarlocatie. Ook moet je later kunnen aantonen wat er is ingevuld en wanneer.
Digitaal is dus prima. Als je het maar zorgvuldig inricht.
Met Employes houd je HR en salaris op één plek. Werknemers kunnen hun eigen gegevens invoeren en aanpassen en jij houdt overzicht in je personeelsdossiers. Alles bij elkaar. Geen losse eindjes.
Veelgemaakte fouten bij de loonbelastingverklaring
Een loonbelastingverklaring is niet moeilijk. Maar kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben.
- Zelf invullen als werkgever
Niet doen. De werknemer vult de verklaring in en ondertekent deze. Jij controleert en verwerkt. Dat is jouw rol. - Loonbelastingverklaring te laat verwerken
De verklaring moet vóór de eerste werkdag binnen zijn. Let dus op de datum van ondertekening en de startdatum. Een formulier dat pas na de eerste loonrun opduikt, is vragen om herstelwerk. - Rijbewijs accepteren als identiteitsbewijs bij indiensttreding
Een rijbewijs is niet genoeg bij een nieuwe baan. Je moet nationaliteit of verblijfsstatus kunnen vaststellen en dat kan niet met een rijbewijs. - Ontbrekende gegevens accepteren
Geen bsn, geen duidelijke keuze of geen handtekening? Even terugsturen. Beter één keer goed dan drie keer herstellen. - Loonheffingskorting dubbel toepassen
Heeft de werknemer meerdere werkgevers? Dan moet die goed aangeven waar de loonheffingskorting wordt toegepast. Jij verwerkt de keuze, maar maak de vraag wel duidelijk. - Verklaring los bewaren
De verklaring hoort bij de loonadministratie. Niet in een losse inbox. Niet alleen als bijlage in een oude mail. Gewoon netjes bij het dossier. Veilig, overzichtelijk en controleproof.
Verklaringen slim verwerken in de salarisadministratie
De loonbelastingverklaring is één van die administratieve taken die je maar beter in één keer goed regelt. Zeker als je groeit. Eén werknemer is nog te overzien. Tien werknemers ook. Maar staan formulieren, identiteitsbewijzen, loonheffingskorting en wijzigingen overal verspreid? Dan ben je de controle zo kwijt.
Maak de verklaring een vast onderdeel van je onboarding. Verzamel de gegevens digitaal. Laat de werknemer alles zelf invullen. Koppel de gegevens waar mogelijk aan je payrollsysteem. Zo voorkom je overtypen, losse documenten en foutgevoelige handmatige stappen.
Controleer altijd of de keuze voor loonheffingskorting duidelijk is vastgelegd. Zeker bij werknemers met meerdere werkgevers of een uitkering. Werk daarnaast met vaste checks op ontbrekende gegevens, verkeerde datum en ontbrekende handtekeningen. Dan haal je fouten eruit voordat ze in je loonrun belanden.
Bewaar loonbelastingverklaringen en andere persoonsgegevens veilig in het personeelsdossier. En verandert er iets tijdens het dienstverband? Werk de gegevens dan meteen bij. Niet later. Niet ergens op een to-dolijstje. Gewoon direct voor elkaar.
Meer grip op loonbelastingverklaringen met Employes
Met Employes wordt de verklaring een vast onderdeel van je digitale onboarding. Nieuwe collega? Dan verzamel je de juiste loonheffingsgegevens direct bij de start, vóór de eerste werkdag. Gegevens, documenten en wijzigingen staan overzichtelijk bij elkaar, veilig opgeslagen in het personeelsdossier.
Zo wordt de loonbelastingverklaring geen los formulier dat ergens blijft hangen. Wel een vaste stap richting een foutloze salarisadministratie. Klaar voor de eerste salarisbetaling. Zonder gedoe.
Malou Nöllen
Content Specialist
Share this post
