De 5 meest gemaakte fouten in de loonaangifte

Help! Je loonaangifte is niet helemaal goed gegaan. Het komt wel eens voor dat de aangifte loonheffing niet vlekkeloos verloopt. Dat is vervelend, maar hey, het overkomt de beste. Natuurlijk wil je dit de volgende keer vóór zijn en dezelfde fout niet nog een keer maken. In dit artikel sommen we de meest gemaakte fouten bij loonaangifte op en leer je hoe je deze voorkomt. Watch & learn!

Loonaangifte doen is verplicht

Sommige dingen in het leven zijn nu eenmaal verplicht. Zo ook loonaangifte doen. Heb jij een organisatie met werknemers in dienst? Dan doe je loonaangifte aan de belastingdienst. Als werkgever moet je de loonheffing inhouden en afdragen. De loonheffingen bestaan uit meerdere onderdelen, zoals:

• De loonbelasting
• Premie volksverzekeringen
• premies werknemersverzekeringen
• ZVW

Zie hieronder een afbeelding van hoe de loonheffingen zijn opgebouwd:

De loonaangifte doe je digitaal en periodiek. Bijvoorbeeld per maand of per vier weken waarbij de werknemersgegevens en de collectieve gegevens vermeldt worden. De gegevens van de werknemer bestaan uit onder meer de naam en het adres. Bij collectieve gegevens gaat het om het totaal van de gegevens van de werknemers en van mogelijke eindheffingen en afdrachtsverminderingen.

Hou de belastingdienst te vriend

Nu gaat er bij het doen van loonheffing aangifte wel eens wat fout. Met als gevolg dat je bijvoorbeeld een foutenrapport ontvangt van de belastingdienst. In dit geval mag je van geluk spreken, want de fout herstellen is dan snel mogelijk.

Maar let op! Als de gegevens bij de aangifte niet aan de eisen voldoen, mag de belastingdienst de aangifte loonbelasting zelfs helemaal weigeren. Deze situatie wil je natuurlijk voorkomen. Wij houden de belastingdienst ook liever graag te vriend.

Dit zijn de 5 meest gemaakte fouten bij de aangifte voor loonheffing:

#1 Te laat of niet betaald

Het komt regelmatig voor dat loonheffing niet of te laat wordt betaald. Je kunt dan met een boete in de vorm van betaalverzuim geconfronteerd worden. Oeps. Als de aangifte is voldaan, dan wordt het duidelijk wat er betaald moet worden. De datum van betaling staat op de aangiftebrief loonheffingen. Vergeet ook niet het betalingskenmerk te gebruiken. Om de betaling op tijd te verrichten, is het bij vaste (bijvoorbeeld maandelijkse) verloning aan te raden om de betaling alvast klaar te zetten.

#2 Te laat of geen loonaangifte gedaan

Er moet iedere maand of iedere vier weken aangifte gedaan worden. Vergeet je aangifte loonbelasting te doen? Dan is er sprake van aangifteverzuim en kan er een boete opgelegd worden. Het is de bedoeling dat je per tijdvak aangifte doet. Noteer een vaste datum per tijdvak in de agenda om de aangifte op tijd te doen. Bij een DGA is het overigens toegestaan dat er een jaaraangifte gedaan wordt. Lekker makkelijk!

#3 Betalingskenmerk verkeerd of vergeten

Het gaat ook vaak fout bij de betaling van de loonbelasting zelf. Bijvoorbeeld als je het betalingskenmerk niet goed hebt ingevuld of hebt weggelaten. De betaling kan dan niet door de belastingdienst worden verwerkt. Iedere aangifte heeft een ander betalingskenmerk en deze is terug te vinden in de aangiftebrief loonheffingen.

Tip! Het kenmerk kun je bijvoorbeeld terugvinden op een vorige loonaangifte. Of gebruik deze handige zoekhulp van de belastingdienst.

#4 Verkeerde combinatie geboortedatum en BSN

Indien er sprake is van een onjuiste combinatie van de geboortedatum en het BSN van jouw werknemer(s) dan ontvang je al snel een foutenrapport. Dat kost extra tijd, want je moet de gegevens opnieuw invullen en nu met de goede combinatie. Voorkomen is hier dus ook beter dan genezen.

Tip! Controleer het identiteitsbewijs goed en maak voor de onboarding gebruik van een standaardformulier of onboardingflow.

#5: Ongeldige codes

Het is belangrijk om bij de aangifte loonbelasting de juiste codes op te geven. Bijvoorbeeld die betrekking hebben op de nationaliteit van de werknemer of op de CAO. De belastingdienst heeft een complete lijst met toegestane codes voor de aangifte loonheffingen beschikbaar. Je kunt dus eenvoudig nagaan welke code er ingevuld moet worden bij de aangifte. Op het moment dat je een cao-code opgeeft die niet meer of nog niet geldig is of helemaal niet bestaat, wordt dat niet geaccepteerd. Dit herstel je door de toegestane cao-code op te zoeken en direct te corrigeren in de loonaangifte.

Wil je meer weten over loonaangifte en salarisadministratie? Bekijk dan ook eens deze whitepaper waarbij alle stappen nog eens duidelijk uitgelegd staan!

Voorkom onnodige loonaangifte fouten

Zoals je hebt gelezen en wellicht zelf al hebt ontdekt, is het belangrijk om de nodige aandacht te besteden aan de aangifte loonheffing. Fout gemaakt? Geen paniek! Je kunt deze zelf herstellen of dat door een boekhouder laten doen.

Het doen van de aangifte is een ingewikkeld en tijdrovend proces. Je hoeft echter het wiel niet opnieuw uit te vinden. Maak het jezelf vooral makkelijk door salarisadministratiesoftware te gebruiken. Het is toch ideaal als de software geheel automatisch de aangifte verzorgd? Je hoeft bij het gebruikmaken van de juiste software er alleen maar voor te zorgen dat de gegevens van een nieuwe werknemer correct worden vastgelegd. Dat is in verhouding met het doen van een correcte aangifte voor de loonbelasting een eitje.

Kunnen wij je helpen?

Employes heeft een gebruiksvriendelijk online salarisprogramma speciaal gemaakt voor MKBers. Heb je hulp nodig? Onze HR & salarisexperts staan voor jou klaar om je vragen te beantwoorden. Neem contact op met [email protected]

Wil je direct aan de slag? Dat kan natuurlijk ook. Maak een gratis Employes account aan en ontdek hoe eenvoudig salarisadministratie kan zijn.