BlogHR

7 tips om efficiënt om te gaan met verlofaanvragen

Hoe leuk en gezellig de feestdagen ook zijn, het eind van het jaar is ook een stressvolle tijd voor werkgevers en HR-teams. Hoe manage je de verwachtingen van werknemers wat betreft het opnemen van verlof? En hoe kun je het aanvragen van verlof in jouw organisatie zo inrichten zodat iedereen tevreden is? Je ontdekt het met deze 7 tips!

#1. Maak afspraken over vakantieverlof

Om de verlofaanvragen van je werknemers tijdens de feestdagen in goede banen te leiden, maak je een duidelijk vakantiebeleid dat je met je team deelt. De volgende onderwerpen kun je hier in meenemen:

Welke dagen (als die er zijn) is jouw organisatie gesloten? Als je organisatie op bepaalde feestdagen gesloten is, communiceer dit dan op tijd aan je werknemers. Hiermee voorkom je dat werknemers verlof aanvragen voor die dagen.

Hoe wordt vrije tijd goedgekeurd? Moet het worden goedgekeurd door de manager van de werknemer? Of door een HR medewerker? Wie het ook goedkeurt, zorg ervoor dat dit voor iedereen duidelijk is of automatiseer het goedkeuren van verlof eenvoudig via HR software.

# 2. Stel deadlines in

Zodra je je vakantiebeleid hebt opgesteld, kun je een deadline communiceren voor het indienen van vakantieverlofaanvragen. Hoewel je natuurlijk flexibel wil zijn, omdat niet iedereen maanden van tevoren concrete vakantieplannen maakt, helpen deadlines je uiteindelijk:

  • Vooruit te plannen in je teambezetting
  • Vakantieroosters te coördineren
  • Te vermijden dat je op het laatste moment nog op zoek moet naar vervanging.

Er is geen "perfecte dag" voor deze deadline, maar geef jezelf ten minste twee weken voor een groot vakantieseizoen om schema's vast te stellen.

# 3. Geef prioriteit aan verzoeken

Je zult ongetwijfeld een overvloed aan verlofaanvragen krijgen. Maar hoe geef je prioriteit aan de verzoeken? Dit zijn drie veelgebruikte prioriteringsstrategieën:

  • Wie het eerst komt, het eerst maalt
  • Het aantal jaar dat een werknemer in je organisatie werkt
  • Laat teams beslissen

Welke strategie voor het prioriteren van vrije tijd kies je? Uiteindelijk komt het erop aan een evenwicht te vinden tussen de behoeften van je organisatie en de behoeften van je werknemers om prioriteit te geven aan verlofaanvragen. Vergeet niet dat gelukkige, uitgeruste werknemers ook meer betrokken en productieve werknemers zijn!

#4. Maak de behoefte van je organisatie duidelijk

Als jouw organisatie in drukke periodes een minimum aantal werknemers nodig heeft die in bepaalde diensten werken of op bepaalde afdelingen beschikbaar zijn, zorg er dan voor dat teammanagers op tijd aangeven wat de behoeften zijn. Zo kunnen werknemers hun vrije tijd beter coördineren omdat ze een idee hebben van hoeveel mensen er op een bepaalde dag moeten werken.

#5. Wees flexibel door werknemers diensten te laten ruilen

Aangezien iedereen verschillende vakantieplannen heeft, kun je jouw werknemers aanbieden om diensten te ruilen. Zo geef je hen de flexibiliteit die ze nodig hebben om hun gebruikelijke vakantie tradities te vieren én zijn er altijd genoeg medewerkers in dienst.

#6. Beloon extra werk of overwerk

Je kunt overwegen om beloningen aan te bieden voor het werken tijdens feestdagen of drukke vakantieperioden. Dit kan in de vorm zijn van een vakantiebonus of het uitbetalen van overuren. Wat je ook doet, zorg ervoor dat je werknemers zich gewaardeerd voelen voor het werken tijdens de feestdagen!

#7. Maak gebruik van HR software

Je kunt het jezelf nóg makkelijker maken door gebruik te maken van een HR software pakket waarin je medewerkers zelf hun verlofaanvragen kunnen doen. Het aanvragen van verlof is super eenvoudig en ook de goedkeuring is binnen één klik gedaan. Toch de verlofaanvraag annuleren? Ook dat is geen probleem.

Met deze 7 tips ben je klaar om elk verlof verzoek dat op je pad komt aan te pakken en van de feestdagen een fijne tijd te maken voor al je werknemers!

Meer weten over HR software?

Ben je op zoek naar een eenvoudige manier voor het registreren van verlof? Kijk dan eens naar de HR software van Employes! Je medewerkers kunnen eenvoudig verlofaanvragen doen en jij heb altijd overzicht in de afwezigheid van jouw medewerkers.

Neem contact op met support@employes.nl of probeer de tool direct gratis!

Employes gratis proberen

Probeer nu gratis

Ervaar het gemak en probeer Employes gratis uit.
Probeer nu
Blijf up to date!

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Schrijf je in en krijg het laatste HR- & salarisnieuws als eerste in je inbox.