KennisbankSalarisadministratie

Wat is salarisadministratie?

Wat is salarisadministratie?

Als bedrijf met personeel betaal je doorgaans elke maand alle salarissen en dien je de belastingdienst te betalen. Voor heel veel bedrijven is dit verreweg de grootste maandelijkse uitgave. Daarom is het dus ook ontzettend belangrijk dat de berekening van de salarissen goed gebeurd. Toch is salarisverwerking één van de meest saaie en moeilijkste dingen voor jou als werkgever.

Hoe kun je er nu voor zorgen dat iedereen dat Dus hoe kun je er nu voor zorgen dat je werknemers en de belastingdienst allebei helemaal tevreden zijn? Het begint met het leren van de basisprincipes van salarisadministratie.

Dus wat is salarisadministratie nou precies?

Je zou salarisadministratie kunnen definiëren als het proces van het betalen van je werknemers en het inhouden van het juiste bedrag aan loonheffingen.

De werkzaamheden van het doen van je salarisadministratie bestaan doorgaans uit;

  • Het bepalen wat het netto bedrag is dat je aan je werknemers moet overmaken
  • Bepalen hoeveel loonheffingen er afgedragen moeten worden aan de belastingdienst
  • Er voor zorgen dat iedereen op tijd een loonstrookje ontvangen
  • Het op tijd doen van loonaangifte en het uitbetalen van het juiste bedrag

Bij het doen van deze taken dien je verder rekening te houden met eventuele pensioen- en CAO regels. Dit kan een ingewikkelde klus zijn/

Naast de werkelijke salarisadministratie zijn er ook nog andere taken die je moet bijhouden als werkgever; Zo moet je alle werknemergegevens juist vaststellen, bepalen hoe hoog het salaris van je werkenemers moet zijn en moet je arbeidscontracten opstellen. In veel grotere bedrijven is er doorgaans een speciale HR-manager die de salarisverwerking doet.

Hoe moet een loonstrook er nou eigenlijk uit zien?

Een loonstrook kan een ingewikkeld document zijn.

Brutoloon: het geldbedrag dat uw werknemer heeft verdiend, vóór eventuele aftrekposten. De loonheffing, dit is het bedrag dat je als werkgever inhoudt op het salaris van je werknemer. Dit bedrag is de belasting die je werknemer dus betaald. Belastingaftrek: een pakket niet-belastbare voordelen, een cafetaria-plan genoemd, is iets dat u werknemers kunt aanbieden. Het kan bijdragen bevatten aan zaken als een 401 (k), hulpbehoevendheid, een healthspaarrekening of forensenvoordelen. Belastingen: socialezekerheids- en Medicare-betalingen, federale en staat inkomstenbelastingen en andere aftrekposten voor werknemers. Vergoedingen na belasting: extra inhoudingen zoals bijdragen aan een Roth 401 (k), loonbeslagen, sommige ziekteverzekeringsbetalingen of liefdadige donaties. Nettoloon: het uiteindelijke bedrag dat de bankrekening van uw werknemer maakt: brutoloon min alle aftrekposten en belastingen. Maar wacht, er is meer! Sommige extra loongerelateerde belastingen zijn alleen voor werkgevers gereserveerd, in plaats van in mindering te worden gebracht op de lonen van uw werknemers. Deze omvatten federale werkloosheidsbelastingen (FUTA) en staatswetgevingbelastingen, die beide een vangnet bieden voor mensen die onlangs hun baan hebben verloren.

Lees meer in onze loonbelastingprimer voor kleine bedrijven.

Overzicht houden in al het papierwerk?

Je bent er verder vast al achter dat je bij het doen van salarisadministratie te maken krijgt met veel formulieren en ander papierwerk. Je kunt denken aan;

Brieven van de belastingdienst, bijvoorbeeld

  • Een overzicht met aangifte-tijdvakken die je jaarlijks rond november ontvangt
  • De sectorindeling van je bedrijf nadat je je hebt ingeschreven bij de kvk
  • Het loonbelastingnummer van je bedrijf na aanmelding bij de belastingdienst

We raden aan de brieven altijd goed te bewaren of naar je accountant of boekhouder te sturen.

Ook bij het aannemen van een nieuwe werknemer ben je verplicht een aantal dingen vast te leggen, bijvoorbeeld;

  • Een kopie-ID kaart
  • Een arbeidscontract
  • Een loonbelastingverklaring

En op het moment dat er daadwerkelijk salaris wordt uitbetaald, moet je zorgen voor;

Een goede loonstrook Een overzicht in de vorm van een loonstaat Een jaaropgaaf

Gelukkig zorgt een goede software voor salarisadministratie hier automatisch voor.

En vergeet niet:

Stel uw EIN in: er kan geen loonbelasting papieren spoor zijn tenzij de overheid een manier heeft om alles aan u te binden. Daarom heeft elke werkgever een Employer Identification Number (of EIN) nodig. Je kunt er binnen een paar minuten een krijgen van de IRS. Het voelt misschien als een alfabet soep, maar als je boven op al deze vormen blijft - en ervoor zorgt dat de informatie juist is - kun je die straffen en boetes langs de lijn vermijden. Zie waar je op moet letten tijdens onze spoedcursus om fouten in de loonlijst te voorkomen.

Het is meer dan alleen administratief

Het is misschien vanzelfsprekend, maar voor heel veel bedrijven zijn werknemers het allerbelangrijste in d ehele organistraie. Ze zorgen ervoor dat je bedrijf goed draait en verder kan groeien. Het is makkleijk om salarisadminsiratie te zien als een verplichting, maar denk er ook aan dat;

Werk meer is dan alleen zakelijk

Of ze nu gericht zijn op klantenservice, verkoop of het bouwen van een betere muizenval, iedereen met wie u werkt heeft een missie om uw klanten tevreden te houden en uw bedrijf te laten groeien. Klanten blijven niet hangen als ze denken dat ze slechts een nummer zijn, en jouw team ook niet.

Als je een goede werkgever bent, doe je er dus alleen aan om ervoor te zorgen dat je je werknemers op tijd betaald.

Backgrounnd image of the card

Probeer

Ervaar het gemak en Probeer Employes nu 30 dagen gratis
Probeer nu

Kun je niet vinden waar je naar zoekt? Vraag het ons.