Wat is salarisadministratie?

Als werkgever betaal je elke maand het salaris van je werknemers en dien je de Belastingdienst op tijd te betalen. Voor veel bedrijven is dit verreweg de grootste maandelijkse uitgave. Daarom is het belangrijk dat de berekening van de salarissen goed verloopt. Toch is salarisadministratie voor sommigen één van de moeilijkste terugkerende taken als onderdeel van personeelsadministratie.

Hoe kun je er nu voor zorgen dat jouw werknemers en de Belastingdienst beiden tevreden zijn? Dat begint met het leren van de basisprincipes van salarisadministratie. We hebben deze kennis voor je op een rij gezet om je een compleet inzicht te geven!

Wat is salarisadministratie precies?

Salarisadministratie - of loonadministratie - is kortweg het proces van het betalen van je werknemers en het inhouden van het juiste bedrag aan loonheffingen. De werkzaamheden van het doen van je salarisadministratie bestaan meestal uit:

• Het bepalen van het netto bedrag dat je aan je werknemers overmaakt
• Bepalen hoeveel loonheffingen er afgedragen moeten worden aan de belastingdienst
• Ervoor zorgen dat iedereen op tijd de loonstroken ontvangt
• Het op tijd doen van loonaangifte en het uitbetalen van het juiste bedrag

Met deze punten ben je er nog niet helemaal. Je moet namelijk ook rekening houden met eventuele pensioen- en CAO-regels.

Onboarding van nieuwe medewerkers.

Naast salarisadministratie zijn er nog meer administratieve handelingen die je moet doen bij de onboarding van je nieuwe medewerkers. Denk aan het vaststellen van de juiste werknemersgegevens, bepalen hoe hoog het salaris van je werknemers moet zijn en het opstellen van arbeidscontracten. In grotere organisaties is er vaak een HR-manager die de salarisverwerking en bijbehorende administratie doet.

Salarisadministratie verloopt meestal in de volgende 7 stappen:

Hoe ziet een loonstrook er uit?

Een loonstrook kan een ingewikkeld document zijn, omdat er best wat administratieve zaken bij komen kijken. De volgende gegevens vind je in ieder geval terug op een loonstrook:

• De persoonsgegevens van jouw personeel. Denk hierbij aan de naam, de adresgegevens en geboortedatum.
• De hoofdpunten uit de arbeidsovereenkomst met de afgesproken wekelijkse arbeidsuren met jouw flexibele, part-time of vaste kracht. Verder lees je de datum indiensttreding en de functie terug op een loonstrook.
• Brutoloon: het geldbedrag dat je werknemer heeft verdiend, vóór eventuele aftrekposten.
• De loonheffing, dit is het bedrag dat je als werkgever inhoudt op het salaris van je werknemer. Dit bedrag is de belasting dat je werknemer betaalt.
• Overige aftrekposten: een pakket onbelastbare vergoedingen waarvoor je werknemer in aanmerking komt. Het kan bijdragen bevatten aan zaken als pensioen, opleidingsfondsen of sociale fondsen.
• Onkostenvergoedingen na belasting: extra vergoedingen voor bijvoorbeeld reiskosten of declaraties
• Nettoloon: het uiteindelijke bedrag dat op de bankrekening van je werknemer komt: het brutoloon min alle aftrekposten en belastingen.
• Het resterend aantal uren verlof. Dit is overigens niet verplicht.

→ Download een voorbeeldloonstrook

Overzicht houden in al het papierwerk.

Brieven van de belastingsdienst

Je komt er niet omheen: bij het doen van salarisadministratie krijg je nu eenmaal te maken met veel formulieren en ander papierwerk. Denk alleen al aan de brieven van de belastingdienst, zoals:

• Een overzicht met aangifte-tijdvakken die je jaarlijks rond november ontvangt
• De sectorindeling van je bedrijf nadat je je hebt ingeschreven bij de KvK
• Het loonbelastingnummer van je bedrijf na aanmelding bij de belastingdienst

Tip! Bewaar deze brieven altijd goed of stuur ze op naar je accountant of boekhouder.

Documenten van en voor de werknemer:

Ook bij het aannemen van een nieuwe werknemer ben je verplicht een aantal dingen vast te leggen, bijvoorbeeld:

• Een kopie-ID kaart
• Een arbeidscontract
• Een loonbelastingverklaring

En op het moment dat er daadwerkelijk salaris wordt uitbetaald, moet je zorgen voor:

• Een correcte loonstrook
• Een overzicht in de vorm van een loonstaat
• Een jaaropgaaf
• Correcte boekingen in jouw boekhouding.

... en vergeet niet op tijd te betalen! Te laat het salaris naar je personeel overmaken of loonheffingen naar de belastingdienst overboeken kan zorgen voor ontevredenheid bij je medewerkers en fikse boetes bij de fiscus.

Let op! Salarisadministratie gaat niet alleen over loonstroken, maar over jouw werknemers.

Het is misschien een open deur, maar voor de meeste organisaties zijn werknemers het allerbelangrijkste in de hele organisatie. Zij zorgen er samen voor dat je bedrijf draaiende blijft en verder kan groeien. Bovendien zijn werknemers vaak het eerste aanspreekpunt van jouw klanten.

Iedereen binnen je bedrijf speelt een cruciale rol om je klanten te helpen en jouw product, dienst of service te optimaliseren. Klanten blijven niet loyaal aan jouw organisatie als ze denken dat ze slechts een nummer zijn, en dat geldt ook voor jouw werknemers. Zorg er dus voor dat ook jouw salarisadministratie tiptop op orde is.

Goede software helpt je op weg

Zie je door de bomen het bos niet meer? Gelukkig kan eenvoudige software voor salarisadministratie je hierbij op weg helpen. Veel andere ondernemers of hr-managers kiezen ervoor vanwege een gebrek aan kennis en tijd om de salarisadministratie uit te besteden. Zo hebben zij de volledige focus op hun eigen onderneming, dienstverlening en functioneren. Heb jij ook deze ervaring?

Je krijgt je salarisadministratie goed op orde door een samenwerking aan te gaan met een accountant, een salarisadministratiekantoor of door gebruik te maken van een online softwareoplossing voor salarisadministratie zoals die van Employes. Met dit voordeel bespaar je een hoop tijd en werk.

Meer weten? Ga naar Employes voor meer informatie of probeer de tool direct gratis!