KennisbankSalarisadministratie

Beginnen met salarisadministratie

In dit artikel leggen we uit wat er allemaal bij komt kijken om zelf te beginnen met salarisadministratie.

Als je dit gelezen hebt, heb je een heel goed beeld van wat er allemaal bij komt kijken. En om alvast een tipje van de sluier op te lichten, het valt allemaal best mee.

Aanmelden bij de belastingdienst

De eerste stap die je dient te ondernemen is ervoor zorgen dat de belastingdienst weet vanaf wanneer je officieel werkgever wordt. Dit kun je doen door het formulier … in te vullen en op te sturen naar de belastingdienst.

Nadat de belastingdienst je aanvraag heeft ontvangen, duurt het meestal 3 tot 4 weken voordat je bericht terugkrijgt. Je ontvangt van de belastingdienst dan het volgende:

  • Een brief met je loonheffingennummer, hierin staat ook vanaf wanneer je loonaangifte moet doen
  • Een brief met je sectorindeling (deze krijg je niet als je een DGA bent)

Nadat je het bovenstaande hebt ontvangen, kun je beginnen met het werkelijk doen van loonaangifte. Om dat uiteindelijk te doen, zijn er nog meer stappen uit te voeren.

Bepaal of er een CAO van toepassing is op je bedrijf

De volgende stap is bepalen of er een CAO van toepassing is op je bedrijf of niet. In heel veel gevallen is het duidelijk wanneer dit het geval is of niet. Veel marketing- en development bureaus vallen in sector 44 of 45 (zakelijke dienstverlening) en dan is er geen CAO van toepassing. Maar als je bijvoorbeeld een restaurant hebt, dan is de CAO van de Koninklijke Horeca Nederland van toepassing.

Het kan soms een lastig vraagstuk zijn omdat het soms niet duidelijk is in welke branche je valt. Denk bijvoorbeeld aan een fietsenwinkel die ook een webshop heeft. Hier kan bijvoorbeeld de retail-CAO op van toepassing zijn, maar dit is niet perse het geval. In dit soort gevallen raden we vaak aan om een specialist in te schakelen.

Verzamel de gegevens van je werknemer(s)

Je dient er vervolgens voor te zorgen dat je alle gegevens van je werknemers netjes vastlegt in je loonadministratie. Je hebt de volgende gegevens nodig:

  • Voor- en achternamen
  • Geboortedatum
  • Emailadres en telefoonnummer, dit is niet verplicht, maar uiteraard wel erg handig om meteen te hebben
  • Het bankrekeningnummer
  • Het burgerservicenummer (BSN)
  • Loonheffingskorting ja of nee

Lijkt dit wat veel? Download dan hier de checklist met gegevens welke je nodig hebt bij het aannemen van een werknemer. En daarnaast dien je ook een loonbelastingverklaring en een kopie ID-kaart te hebben.

Bepaal het salaris

Waar het bij het beginnen met salarisverwerking natuurlijk om gaat uiteindelijk is het salaris. Maar alvast een kleine opmerking, er zijn verschillende definities van salaris, denk aan bruto salaris, netto salaris, een all-in salaris etc.

Wat kun je nu het beste afspreken met je werknemer? Wij adviseren vaak om een bruto loon exclusief vakantiegeld af te spreken. Dit werkt vaak het meest makkelijk.

Als er geen CAO van toepassing is, ben je er vrij in om een salaris overeen te komen met je werknemer. Als je benieuwd bent wat dit vervolgens netto wordt, kun je een tooltje gebruiken om een bruto-netto berekening te maken. Dit kun je ook met Employes doen.

Minimumloon en CAO

Let er op dat je sowieso altijd boven het wettelijk minumloon uitbetaald. Als er een CAO is, dan moet je je vaak aan salaristabellen houden. Dat is goed om in gedachte te houden.

Het aantal vakantiedagen, 20 of meer?

Iedere werknemer in Nederland heeft ook recht op vakantiedagen. Het minimaal aantal per jaar is 4x de contractduur per week. Oftwel 20 vakantiedagen per jaar voor een fulltimer. Stel je hebt een parttimer in dienst die bijvoorbeeld 20 uur per week werkt, dan heeft de werknemer recht op 80 uur vakantie per jaar (oftewel 10 dagen).

Je mag uiteraard ook meer vakantiedagen toekennen. Wel is het zo dat dit in principe gelijk moet zijn voor alle werknemers.

Om te beginnen met je salarisadministratie, is het dus belangrijk dat je bepaalt hoeveel vakantiedagen je werknemers krijgen.

Vervolgens is het ook belangrijk dat je de vrije dagen gaat bijhouden. Dit kun je doen met bijvoorbeeld een Excel-sheet, maar nog makkelijker is het om dit in een online tool te doen.

Vakantietoeslag, 8% of meer?

Naast vakantie-dagen heeft een werknemer ook recht op vakantiegeld. Het wettelijke minumun is 8%. Maar ook hier mag je uiteraard naar boven toe afwijken.

Verder dien je te bepalen of je het vakantie-geld wilt reserveren en wilt uitbetalen in een vaste maand. Het is gebruikelijk om dit in mei te doen. Het alternatief is om de vakantie-toeslag meteen uit te betalen. Maar dit komt meestal alleen voor bij oproepkrachten.

Bepaal de overige vergoedingen

Stem met je werknemer(s) de overige vergoedingen of toeslagen af. Denk hierbij aan de vergoeding voor een OV-kaart of een bonus voor een bepaalde prestatie. Hierbij heb je soms te maken met de vraag of een vergoeding wel of niet belast is. Een kilomtervergoeding van 19 cent voor woon-werkverkeer is bijvoorbeeld onbelast. Maar als je een bonus geeft, is dit meestal gewoon loon (tenzij je dit in de vrije ruimte doet).

Invoeren in salarissysteem

De volgende stap is om alle gegevens in te voeren in een salarissysteem. De bovenstaande stappen kun je eenvoudig uitvoeren in Employes. Als je dat doet, kun je al snel aan de slag met je salarisadministratie. Heb je meer vragen? Neem dan contact op.

Backgrounnd image of the card

Probeer

Ervaar het gemak en Probeer Employes nu 30 dagen gratis
Probeer nu

Kun je niet vinden waar je naar zoekt? Vraag het ons.