KennisbankSalarisadministratie

De 5 meest gemaakte fouten in de loonaangifte

De aangifte loonheffing krijgt nogal eens een vervolg met een foutenrapportage. Hoe voorkom je die?

Als je een bedrijf hebt met werknemers in dienst, is het verplicht om aangifte loonheffing te doen. Jij dient als werkgever namelijk de loonheffing in te houden en af te dragen aan de Belastingdienst. De loonheffingen bestaan uit meerdere onderdelen, zoals uit de premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet. De loon-aangifte doe je digitaal en periodiek. Bijvoorbeeld per maand of per vier weken waarbij de werknemersgegevens en de collectieve gegevens vermeld worden. De gegevens van de werknemer bestaan uit onder meer de naam en het adres. Bij collectieve gegevens gaat het om de totale van de gegevens van de werknemers en van mogelijke eindheffingen en afdrachtsverminderingen.

Nu worden er bij het doen van deze loonheffing aangifte regelmatig fouten gemaakt. Met als gevolg dat je bijvoorbeeld een foutenrapport ontvangt van de Belastingdienst. Dan heb je nog geluk, want herstel is dan snel mogelijk met het doorgeven van de juiste gegevens. Als de gegevens bij de aangifte echter niet aan de eisen voldoen, mag de Belastingdienst de aangifte loonbelasting zelfs helemaal weigeren. Om deze situaties te voorkomen, laten wij je hier kennismaken met de 5 meest gemaakte fouten bij de aangifte voor loonheffing.

Fout 1: Te laat of niet betaald

Het komt regelmatig voor dat loonheffing niet of te laat wordt betaald. Je kunt dan met een boete in de vorm van betaalverzuim geconfronteerd worden. Als de aangifte is voldaan, is duidelijk wat er betaald moet worden. De datum van betaling staat op de Aangiftebrief loonheffingen. Vergeet ook niet het betalingskenmerk te gebruiken. Om de betaling tijdig te verrichten, is het bij vaste verloning aan te raden om de betaling alvast klaar te zetten.

Fout 2: Te laat of geen loonaangifte gedaan

Er moet iedere maand of iedere vier weken aangifte gedaan worden. Vergeet je aangifte loonbelasting te doen? Dan is er sprake van aangifteverzuim en kan er een boete opgelegd worden. Er dient per tijdvak aangifte gedaan te worden. Noteer een vaste datum per tijdvak in de agenda om de aangifte op tijd te doen. Bij een dga is overigens het toegestaan en gemakkelijk dat er een jaaraangifte mogelijk is.

Fout 3: Betalingskenmerk verkeerd of vergeten

Het gaat ook vaak fout bij de betaling van de loonbelasting. Bijvoorbeeld als je het betalingskenmerk niet goed hebt ingevuld of hebt weggelaten. De betaling kan dan niet door de Belastingdienst worden verwerkt. Iedere aangifte heeft een ander betalingskenmerk en deze is terug te vinden in de Aangiftebrief loonheffingen. Uitleg wat het kenmerk is, dat je deze kunt terugvinden op bijvoorbeeld vorige loonaangifte. Weet je het kenmerk niet? Gebruik dan de Zoekhulp betalingskenmerk.

Fout 4: Verkeerde combinatie geboortedatum en BSN

Je werknemer heeft een BSN en een geboortedatum. Indien er sprake is van een onjuiste combinatie dan ontvang je al snel een foutenrapport. Dat kost extra tijd, want je moet de gegevens opnieuw invullen en nu met de goede combinatie. Voorkomen is dus beter. Tip: controleer het identiteitsbewijs en controleer BSN via een tool en hanteer een standaardformulier om werknemersgegevens op te vragen. Of gebruik simpelweg Employes met self-onboarding

Fout 5: Ongeldige codes

Het is belangrijk om bij de aangifte loonbelasting de juiste codes op te geven. Bijvoorbeeld die betrekking hebben op de nationaliteit van de werknemer of op de cao. De Belastingdienst heeft een complete lijst met toegestane codes voor de aangifte loonheffingen beschikbaar. Het is dus simpel na te gaan of welke code er ingevuld dient te worden bij de aangifte. Op het moment dat je een cao-code opgeeft die niet meer of nog niet geldig is of helemaal niet bestaat, wordt dat niet geaccepteerd Deze fout herstel je door de toegestane cao-code op te zoeken en te corrigeren in de loon aangifte.

Wat te doen bij deze fouten?

Het is belangrijk om de nodige aandacht te besteden aan de aangifte loonheffing en fouten zelf te herstellen of dat door een boekhouder te laten doen. Het doen van de aangifte is een ingewikkeld en tijdrovend proces. Je hoeft echter het wiel niet opnieuw uit te vinden. Als je slim bent, maak je gebruik van salarisadministratiesoftware die je zoveel mogelijk werk uit handen neemt. Het is toch ideaal als de software geheel automatisch de aangifte verzorgd? Je hoeft bij het gebruikmaken van de juiste software er alleen maar voor te zorgen dat de gegevens van een nieuwe werknemer correct worden vastgelegd. Dat is in verhouding met het doen van een correcte aangifte voor de loonbelasting een eitje. Employes is wat dat betreft een gebruiksvriendelijk online salarisprogramma speciaal voor MKBers.

Backgrounnd image of the card

Probeer

Ervaar het gemak en Probeer Employes nu 30 dagen gratis
Probeer nu

Kun je niet vinden waar je naar zoekt? Vraag het ons.